Діяльність замовника включає в себе необхідність прийняття рішень. Доволі часто такі рішення мають бути обгрунтовані задля дотримання мети Закону та забезпечення ефективного та прозорого здійснення закупівель, створення конкурентного середовища, запобігання проявам корупції в закупівельній сфері. При цьому, обґрунтування не є чимось абстрактним, а в в окремих ситуаціях мають бути правильно документально оформлені.

Дане питання можна розглянути більш узагальнено та для початку зрозуміти які дії / рішення замовника потребують окремого документального підтвердження та чому.

Однак, є обгрунтування про яке точно знає чи не кожен замовника. А от із його формуванням та обов'язковістю виконання виникають питання. Мова йде про дотримання вимог Постанови Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів». По-перше, не на всіх замовників поширюються вимоги даного нормативного документу. Та замовники для яких це обов'язок часто задаються питанням як сформувати обґрунтування технічних та якісних характеристик, розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі та чи потрібно оприлюднювати обґрунтування згідно Постанови № 710 при укладенні прямих договір згідно пункту 13 Особливостями.

Чому це важливо? ДАСУ при кожному моніторингу перевіряє дотриманням замовником даної постанови, більше того з позицією аудиторів погоджується Верховний суд.

Далі розглянемо типові для замовників закупівлі у монополістів по виключеннях. Важливим моментом при підтвердженні відсутності конкуренції з технічних причин є доведення саме факту відсутності такої конкуренції, що замовник повинен відобразити у вигляді обгрунтування. Насправді витягу з Реєстру монополістів недостатньо, до обґрунтування має бути документально підтверджене.

Якщо ж говорити про закупівлю по виключенню не в суб'єкта природної монополії, то тут багато цікавої практики ДАСУ та АМКУ, які завжди досліджують в першу чергу наявність обгрунтування для таких прямих договорів.

Перейдемо до видів обґрунтувань, що не завжди очевидні. Так, під час проведення відкритих торгів у разі посилання на марку, виробника тощо замовник повинен зазначати не тільки вираз “або еквівалент”, а і його обгрунтування. Закон не встановлює вимог до форми, змісту чи обсягу, проте обґрунтування має бути не формальним, а змістовним.

Звертаючись до законодавчих норм сфери публічних закупівель, у разі необхідності замовник має можливість прийняти аргументоване рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції або строку підписання договору про закупівлю. Але й тут є своє нюанси та особливості, в кожному конкретному випадку обгрунтування має бути належно складеним.

У вересні 2025 року були внесені зміни до Особливостей, які серед іншого зобов'язали замовників при публікації повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю згідно підпункту 2 пункту 19 Особливостей публікувати обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю. Тож, тут важливо розібратися що це та як його застосовувати.