До 2026 року залишається дедалі менше часу, тож уповноваженим особам варто вже зараз розпочинати проведення необхідних закупівель для забезпечення першочергових потреб у товарах і послугах, особливо тих, що потребують безперервного постачання. До речі, які саме потреби 2026 року доцільно задовольнити до кінця 2025-го, а які можна відкласти до січня, ми детально розібрали у відеоуроці.
Зазвичай планування закупівель на наступний рік стартує восени, оскільки включає низку важливих етапів. Серед них – формування переліку необхідних товарів, робіт і послуг, визначення їх коду за ЄЗС, розрахунок очікуваної вартості кожного предмета закупівлі, вибір відповідного виду закупівлі тощо. Ці процеси потребують часу та ретельного опрацювання.
Однак на практиці уповноважені особи нерідко стикаються з труднощами. Наприклад, коли уповноважена особа поєднує свої функції із основною роботою та не має можливості повноцінно спланувати потреби наступного періоду. Або коли в установі взагалі було відсутнє систематичне планування, і закупівлі здійснювалися «за фактом потреби». У будь-якому разі важливо розуміти наслідки: відсутність належного планування на рік вперед може призвести до порушень законодавства у сфері публічних закупівель.
Для якісного формування річної потреби рекомендуємо створювати попередній річний план. Це дозволить своєчасно та коректно визначити всі потреби, а також слугуватиме основою для подальшого затвердження й оприлюднення річного плану та змін до нього.
Не менш важливим етапом є правильне визначення предмета закупівлі, адже помилки на цьому етапі можуть спричинити адміністративну відповідальність або навіть розцінюватися як поділ предмета закупівлі. Також варто враховувати практику контролюючих органів, щоб мінімізувати ризики порушень.
Ще один ключовий аспект ефективного планування – визначення очікуваної вартості. Ігнорування цього процесу може призвести або до втрати часу через занижену очікувану вартість, або до порушення принципів публічних закупівель у разі її необґрунтованого завищення.