Визначення предмета закупівлі: покроковий алгоритм дій та поради 

Даний етап є базовим для планування будь-якої закупівлі, адже включає в себе аналіз обставин та ключових аспектів потреби у відповідному предметі закупівлі. Для вивчення даної тематики звертаємо увагу на матеріал «Визначення потреби замовника: які дії слід вчинити», а здійснювати аналіз потреби доцільно шляхом: 

• збору інформації про потребу попередніх періодів – беремо до уваги річну потребу минулих років, а також сезонність здійснення закупівель, тощо;
• врахування поточних завдань – якщо в процесі здійснення діяльності в замовника з’явились обставини, що напряму впливають на потребу, то такі моменти також доцільно врахувати. Дані обставини можуть бути як внутрішні (відсутність коштів, списання обладнання та інше), так і зовнішні (відсутність товару на ринку, значне підвищення ринкових цін тощо). 

Для підвищення ефективності збору даних, замовник може залучити інших внутрішніх спеціалістів. Відповідно важливим критерієм для ефективного планування залишається взаємодія з внутрішнім замовником, про що більш детально можна дізнатися у відеоуроці «Як побудувати взаємодію із внутрішнім замовником, щоб в наступному році менше працювати». Врегулювати питання щодо побудови алгоритму взаємодії із внутрішнім замовником допоможуть «Приклади документів для призначення уповноваженої особи та її взаємодії із внутрішнім замовником». 

Етап 2. Визначення виду предмета закупівлі. 

Звертаючись до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону, предмет закупівлі – товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). 

Відповідно Закон України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) із врахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) виділяє три види предмета закупівлі, а саме: 

• товари – продукція, об'єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов'язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів; 
• послуги – будь-який предмет закупівлі, крім товарів і робіт, зокрема транспортні послуги, освоєння технологій, наукові дослідження, науково-дослідні або дослідно-конструкторські розробки, медичне та побутове обслуговування, найм (оренда), лізинг, а також фінансові та консультаційні послуги, поточний ремонт, поточний ремонт з розробленням проектної документації; 
• роботи – розроблення проектної документації на об'єкти будівництва, науково-проектної документації на реставрацію пам'яток архітектури та містобудування, будівництво нових, розширення, реконструкція, капітальний ремонт та реставрація існуючих об'єктів і споруд виробничого та невиробничого призначення, роботи з будівництва об'єктів з розробленням проектної документації, роботи з нормування в будівництві, геологорозвідувальні роботи, технічне переоснащення діючих підприємств та супровідні роботам послуги, у тому числі геодезичні роботи, буріння, сейсмічні дослідження, аеро- і супутникова фотозйомка та інші послуги, що включаються до кошторисної вартості робіт, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих робіт. 

Причому кожен з видів предметів закупівлі має власну специфіку щодо визначення предмета закупівлі. Також замовнику доцільно врахувати в яких випадках дозволено поєднувати між собою різні види предметів закупівлі, а в яких такого роду дії суперечать законодавчим нормам, про що зазначено у матеріалах «Поєднання закупівлі товарів та послуг, товарів та робіт або послуг та робіт в одній закупівлі» та «Закупівля послуг з товарами: чи дозволяє законодавство?». 

Відповідно до пункту 14 Особливостей, предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708. 

Звертаємо увагу, що Порядок визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708 (далі – Порядок № 708) містить як вимоги до основних видів предметів закупівлі, так і уточнення щодо окремих предметів закупівлі. Таким чином аналізуючи пункт 3 розділу І Порядку № 708, предмет закупівлі товарів і послуг визначається замовником згідно з пунктами 21 і 34 частини першої статті 1 Закону та за показником 4 цифри Єдиного закупівельного словника. 

А от згідно пункту 4 розділу І Порядку № 708, визначення предмета закупівлі робіт здійснюється замовником згідно з пунктом 27 частини 1 статті 1 Закону за об’єктами будівництва та з урахуванням положень кошторисних норм України «Настанова з визначення вартості будівництва», затверджених наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 01 листопада 2021 року № 281, галузевих будівельних норм ГБН Г.1-218-182:2011 «Ремонт автомобільних доріг загального користування. Види ремонтів та переліки робіт», затверджених наказом Державної служби автомобільних доріг України від 23 серпня 2011 року № 301, національного стандарту ДСТУ 8747:2017 «Автомобільні дороги. Види та переліки робіт з ремонтів та експлуатаційного утримання», затвердженого наказом державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 20 грудня 2017 року № 434. 

Окрім цього здійсненні закупівлі поточного ремонту об’єкта доцільно розглядати, як послугу у розумінні Закону із врахуванням Особливостей. В той же час звертаючись до норм пункту 2 розділу ІІ Порядку № 708, під час здійснення закупівлі послуг з поточного ремонту предмет закупівлі визначається за кожним окремим будинком, будівлею, спорудою, лінійним об’єктом інженерно-транспортної інфраструктури згідно з термінологією національного класифікатора НК 018:2023 «Класифікатор будівель і споруд», затвердженого наказом Міністерства економіки України від 16 травня 2023 року № 3573, галузевих будівельних норм ГБН Г.1-218-182:2011 «Ремонт автомобільних доріг загального користування. Види ремонтів та переліки робіт», затверджених наказом Державної служби автомобільних доріг України від 23 серпня 2011 року № 301, національного стандарту ДСТУ 8747:2017 «Автомобільні дороги. Види та переліки робіт з ремонтів та експлуатаційного утримання», затвердженого наказом державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 20 грудня 2017 року № 434. 

Етап 3. Визначення коду за Єдиним закупівельним словником із врахуванням специфіки предмета закупівлі. 

Повертаючись до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону, предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку. 

Беручи до уваги вимоги Порядку № 708, можна виділити декілька базових моментів щодо визначення коду за Єдиним закупівельним словником (далі – ЄЗС) для відповідних предметів закупівлі: 

• для більшості товарів та послуг варто орієнтуватись на показник 4 цифри за ЄЗС;
• для послуг з поточного ремонту слід використовувати також 4 цифру за ЄЗС, адже послуги з поточного ремонту є послугами в розумінні Закону;
• для окремих предметів закупівлі Порядок № 708 містить певні виключення, яких доцільно дотримуватись як при визначенні предмета закупівлі в цілому, так і при підборі коду за ЄЗС;
• вимоги Порядку № 708 не містять уточнень щодо визначення коду за ЄЗС для такого виду предмета закупівлі, як роботи. 

Звертаючись до пункту 13 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого № 1082, крім полів, визначених пунктом 12 цього Порядку, у випадках, зазначених у цьому пункті, додатково в окремих полях заповнюється інформація щодо: коду за показниками 2-5 цифр Єдиного закупівельного словника, у разі визначення предмета закупівлі – роботи. 

А отже при визначенні предмета закупівлі робіт, замовник сумує закупівлі пооб’єктно, проте до кожного з таких предметів закупівлі визначає код за 2-5 цифрою за ЄЗС. 

Розглянемо процес підбору коду за ЄЗС на декількох прикладах.

 Під час вибору коду за ЄЗС, замовник може скористатись відповідними функціоналами, які частково полегшать завдання: 

Варіант 1: посилання – https://dk21.dovidnyk.info/ . Даний функціонал має вигляд прихованих списків-розділів, кожен з яких можна розкрити аж до появи найбільш детального коду. 

Варіант 2: функціонал CPV-тул. Пошук відбувається за ключовими словами, а результати містять найбільш поширені коди за ЄЗС, які використовують замовники для здійснення закупівель, що містять ключові слова. Проте звертаємо увагу, що остаточне рішення щодо визначення коду за ЄЗС приймається саме замовником із врахуванням специфіки конкретного предмета закупівлі, а даним функціоналом користуємось виключно як можливою підказкою. 

Варіант 3. технічна реалізація системи Prozorro та електронних майданчиків. Як і в самій системі Prozorro, так і на кожному з електронних майданчиків, незалежно від розбіжності в технічній реалізації, можна здійснити пошук відповідних закупівель за кодом за ЄЗС, використовуючи сам код або ключові слова, які містяться в коді. 

Етап 4. Врахування додаткового класифікатора. 

Згідно пункту 14 Особливостей, запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. 

При цьому звертаючись до пункту 2 частини 2 статті 4 Закону, у річному плані повинна міститися така інформація: назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності). 

А отже якщо предмет закупівлі передбачає наявність додаткового класифікатора, то замовнику варто врахувати та відобразити таку інформацію в електронній системі закупівель. Щодо даної тематики пропонуємо ознайомитись із матеріалами «Що таке назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі» та «Набрав чинності новий класифікатор медичних виробів: як діяти замовнику та що варто врахувати?». 

Підсумки 

Від правильно визначеного предмета закупівлі залежить частина успіху закупівельного процесу. Проте для вірного визначення предмета закупівлі доцільно здійснити 4 етапи: 

• аналіз потреби замовника (визначення обсягу та специфіки необхідних товарів / робіт / послуг); 
• визначення виду предмета закупівлі (що буде закуповуватись: товар, робота чи послуга у розумінні Закону із врахуванням Особливостей);
• визначення коду за Єдиним закупівельним словником із врахуванням специфіки предмета закупівлі (в тому числі відповідно до вимог Порядку № 708);
• врахування додаткового класифікатора (за наявності). 

При цьому уповноваженій особі варто пам’ятати, що невірно визначений предмет закупівлі може тягнути за собою наступні наслідки: 

• визнання договору про закупівлю нікчемним – відповідно до підпункту 5 пункту 21 Особливостей, коли назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником не відповідає товарам, роботам чи послугам, що фактично закуплені замовником; 

притягнення до адмінвідповідальності із накладенням штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень) – у відповідності до частини 1 статті 164-14 Кодексу про адміністративні правопорушення за порушення порядку визначення предмета закупівлі.