Розгляд пропозиції постачальника в запиті пропозицій постачальників здійснюється у межах чітко визначених строків, встановлених Порядком № 822. Водночас законодавство передбачає можливість продовження такого строку за наявності аргументованих підстав та за умови дотримання визначеного алгоритму дій. Саме тому доцільно детально розглянути умови та порядок застосування такого продовження.
Продовження строку розгляду пропозиції постачальника: обов’язкові умови
Пункт 62 Порядку формування та використання електронного каталогу, затверджений постановою КМУ № 822 від 14.09.2020 (далі - Порядок №822) визначає, що після оцінки пропозицій постачальників замовник розглядає пропозицію постачальника, яка визначена економічно вигідною, щодо її відповідності вимогам, зазначеним у запиті пропозицій постачальників.
Строк розгляду пропозиції постачальника, що за результатами оцінки визначена економічно вигідною, не повинен перевищувати двох робочих днів з дня визначення економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до п’яти робочих днів. У разі продовження строку розгляду пропозиції постачальника, що за результатами оцінки визначена економічно вигідною, замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Отже, замовник має право продовжити строк розгляду пропозиції постачальника, що за результатами оцінки визначена економічно вигідною у разі виконання таких умов:
- рішення про продовження строку розгляду повинно бути належним чином аргументованим;
- загальний строк розгляду пропозиції постачальника з урахуванням продовження не може перевищувати 5 робочих днів з дня визначення економічно вигідної пропозиції;
- рішення про продовження строку розгляду має бути належним чином оформлене уповноваженою особою замовника;
- оприлюднення повідомлення про продовження строку розгляду підлягає оприлюдненню в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Далі детально зупинимося на кожній умові, необхідній для правомірного продовження строку розгляду пропозиції постачальника.
1.Рішення про продовження строку розгляду повинно бути належним чином аргументованим
Пункт 62 Порядку №822 дозволяє замовнику продовжити строк розгляду пропозиції постачальника, проте таке рішення повинне бути аргументованим. А тому доцільно проаналізувати сутність даного терміну, звертаючись до Словника української мови:
- аргументувати – це наводити аргументи, докази; обґрунтовувати;
- аргумент – підстава, доказ, які наводяться для обґрунтування, підтвердження чого-небудь.
Таким чином, вимога щодо аргументованого продовження строку розгляду пропозиції постачальника означає, що замовник повинен належним чином обґрунтувати необхідність надання додаткового часу для її розгляду, зазначивши конкретні обставини та причини, які перешкоджають завершенню розгляду у встановлений строк. При цьому таке обґрунтування має ґрунтуватися на реальних і об’єктивних обставинах, а не носити формальний характер.
Водночас зазначена норма не містить вичерпного переліку підстав для продовження строку розгляду пропозиції постачальника та не встановлює спеціальних вимог до змісту такого обґрунтування. Тому замовник може прийняти рішення про продовження строку розгляду за наявності об’єктивних обставин, що виникли під час аналізу пропозиції постачальника та потребують додаткового часу для здійснення її повної, всебічної та належної перевірки.
2. Загальний строк розгляду пропозиції постачальника з урахуванням продовження не може перевищувати 5 робочих днів з дня визначення економічно вигідної пропозиції
Норма Порядку №822 передбачає, що у разі необхідності замовник має право аргументовано продовжити строк розгляду пропозиції постачальника, яка за результатами оцінки визначена економічно вигідною, до 5 робочих днів. При цьому йдеться про загальний строк розгляду, який обчислюється з дня визначення такої пропозиції економічно вигідною та включає первинні 2 робочі дні, відведені для її розгляду.
Приклад розрахунку строку продовження розгляду пропозиції постачальника: якщо пропозиція була визначена економічно вигідною електронною системою закупівель 01.06.2026, її розгляд мав бути завершений не пізніше 03.06.2026 (включно). У разі аргументованого продовження строку розгляду до максимально допустимих 5 робочих днів, то останнім днем розгляду був би 08.06.2026 (включно).
Важливо: при продовженні строку розгляду пропозиції постачальника початкові 2 робочих днів не додаються до 5 робочих днів, а включаються до цього строку.
3. Рішення про продовження строку розгляду має бути належним чином оформлене уповноваженою особою замовника
Згідно абзацу частини 10 статті 11 Закону, рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Відповідно у випадку прийняття рішення про продовження строку розгляду пропозиції постачальника уповноважена особа повинна оформити таке рішення протоколом. У такому протоколі доцільно зазначити не лише факт продовження строку розгляду, а й аргументувати фактичні обставини, які склалися та є підставою для прийняття такого рішення.
Важливо: рішення уповноваженої особи про продовження строку розгляду пропозиції постачальника має бути прийняте в межах строку розгляду пропозиції постачальника, тобто в межах 2 робочих днів, тож і дата протоколу має бути в межах визначеного строку.
4. Оприлюднення повідомлення про продовження строку розгляду підлягає оприлюдненню в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення
Однією з ключових умов продовження строку розгляду пропозиції постачальника є обов’язок замовника оприлюднити відповідне повідомлення в електронній системі закупівель не пізніше ніж протягом одного дня з прийняття такого рішення.
Отже, після оформлення рішення уповноваженою особою у вигляді протоколу замовник зобов’язаний забезпечити своєчасне розміщення повідомлення в електронній системі закупівель. При цьому Порядок №822 не встановлює вимог до такого повідомлення, тому воно може складатися у довільному вигляді.
Приклад розрахунку строку оприлюднення в ЕСЗ повідомлення про продовження строку розгляду: 03.06.2026 приймається рішення про продовження строку розгляду пропозиції постачальника до 5 робочих днів та відповідно оформляється протоколом, який датовано 03.06.2026. Тож крайній строк оприлюднення повідомлення (протоколу) – 04.06.2026 (включно).
Отже, Порядок №822 передбачає, що строк розгляду пропозиції постачальника може бути продовжено до 5 робочих днів лише за умови належного аргументування та оформлення відповідного рішення уповноваженою особою у вигляді протоколу, прийнятого в межах встановленого строку розгляду. Загальний строк розгляду включає первинні 2 робочі дні та відповідно не може перевищувати 5 робочих днів з дня визначення економічно вигідної пропозиції. У разі продовження строку розгляду замовник зобов’язаний оприлюднити повідомлення про продовження строку розгляду в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття такого рішення.
Алгоритм дій уповноваженої особи у разі продовження строку розгляду пропозиції постачальника
Для правомірного продовження строку розгляду пропозиції постачальника уповноважена особа повинна дотриматися визначеної законодавством послідовності дій. Розглянемо покроковий алгоритм, який дозволяє належним чином оформити продовження такого строку.
Етап 1. Аналізуємо обставини та формуємо аргументацію прийнятого рішення про продовження строку розгляду пропозиції постачальника
Відповідно до Порядку №822, строк розгляду пропозиції постачальника, що за результатами оцінки визначена економічно вигідною, може бути продовжено замовником до 5 робочих днів за умови його належного аргументування.
У зв’язку з цим, до прийняття відповідного рішення уповноваженій особі необхідно проаналізувати фактичні обставини, що виникли під час розгляду пропозиції, та встановити наявність об’єктивних підстав для продовження строку. На цьому етапі доцільно визначити, чи є можливість завершити розгляд у межах встановленого строку, чи існують обставини, що ускладнюють або унеможливлюють його завершення вчасно.
За результатами такого аналізу формуємо аргументацію необхідності продовження строку, яку надалі відображаємо у рішенні уповноваженої особи.
Етап 2. Оформлення рішення у вигляді протоколу
Відповідно до абзацу частини 10 статті 11 Закону, рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Після встановлення підстав для продовження строку розгляду пропозиції постачальника уповноважена особа приймає відповідне рішення, яке оформлюється протоколом. У протоколі доцільно зафіксувати не лише рішення про продовження строку розгляду, але й навести аргументацію фактичних обставин, які зумовили необхідність його прийняття та стали підставою для такого рішення.
При цьому важливо враховувати, що рішення про продовження строку розгляду може бути прийняте виключно в межах строку, визначеного для розгляду пропозиції. Відповідно дата оформлення протоколу має відповідати періоду, встановленому законодавством для здійснення такого розгляду.
Приклади протоколів про продовження строку розгляду пропозиції для здійснення закупівлі через електронний каталог ≥ 100 тис. грн можна віднайти за посиланням, а для здійснення закупівлі через електронний каталог ≤ 100 тис. грн - за посиланням.
Етап 3. Оприлюднюємо повідомлення про продовження строку розгляду пропозиції постачальника в електронній системі закупівель
Повертаючись до пункту 62 Порядку №822 у разі продовження строку розгляду пропозиції постачальника, що за результатами оцінки визначена економічно вигідною, замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Оприлюднити повідомлення про продовження строку розгляду пропозиції постачальника уповноважена особа може за допомогою відповідно розробленого функціоналу на електронному майданчику. На підставі зазначеної в електронному полі інформації та накладеного електронного підпису електронна система закупівель автоматично формує повідомлення.
Дії замовника, які він повинен вчинити для того, щоб електронна система закупівель сформувала автоматично повідомлення про продовження строку розгляду пропозиції постачальника:
- натискаємо «Продовжити термін розгляду»;
- зазначаємо в електронному полі «Обґрунтування продовження терміну розгляду» аргументи продовження строку розгляду пропозиції постачальника;
- накладаємо електронний підпис.
Варто звернути увагу на те, що на кожному електронному майданчику назва кнопок та електронних полів може відрізнятися.
Підсумки
Отже, пункт 62 Порядку № 822 встановлює чіткий механізм продовження строку розгляду пропозиції постачальника, який передбачає можливість його продовження до 5 робочих днів за наявності аргументованих підстав. Реалізація цього механізму вимагає від замовника дотримання послідовності дій: належного аналізу обставин, оформлення рішення у вигляді протоколу уповноваженої особи та своєчасного оприлюднення повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення. Лише сукупне виконання цих умов забезпечує правомірність продовження строку розгляду пропозиції постачальника.