В сучасних реаліях замовники все частіше мають проблемні ситуації, пов'язані із технічними збоями під час роботи із закупівлями в електронній системі. Однак, за будь-яких умов замовникам потрібно дотримуватися вимог законодавства, зокрема щодо строків та повноти відображення інформації. Тому важливо відпрацювати алгоритми дій в складних умовах аби уникнути можливих порушень.
Для початку варто з'ясувати, яка нормативно-правова база визначає порядок оприлюднення інформації / документів замовником та обмін інформацією / документами в ЕСЗ:
- Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі, затверджений наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 (далі - Порядок №1082) визначає механізм розміщення інформації про закупівлі замовниками, централізованими закупівельними організаціями та іншими учасниками процесу;
- Порядок функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації електронних майданчиків, затверджений постановою КМУ від 24.02.2016 № 166 (далі - Порядок №166) визначає вимоги до роботи електронної системи закупівель (ЕСЗ), правила авторизації електронних майданчиків, умови їх підключення та відключення, а також відповідальність операторів майданчиків.
Згідно пункту 2 Порядку №166 технічний збій - збій в роботі авторизованого електронного майданчика, що призводить до недоступності онлайн-сервісів, відповідно до рівнів акредитації, визначених у пунктах 37 - 41 цього Порядку, для користувачів авторизованого електронного майданчика.
Адміністратор (ДП “Прозорро”) виявляє та фіксує збої майданчиків і порушення роботи системи, повідомляє про них комісію Уповноваженого органу. Комісія фіксує збої, а адміністратор оприлюднює інформацію про них на веб-порталі
Далі важливо врахувати, що технічні збої під час оприлюднення інформації / документів щодо закупівлі можуть статися як через причини, не пов'язані із роботою ЕСЗ (вимкнення світла у замовника, проблеми із програмним забезпеченням замовника тощо) так і в центральній базі даних Prozorro. Даний момент важливий для розуміння подальший дій замовника.
Згідно з пунктом 5 Порядку № 1082 замовник самостійно та безоплатно розміщує / оприлюднює інформацію, а за нормою пункту 10 Порядку №1082 оприлюдненням / розміщенням інформації вважається її наявність в електронній системі закупівель в інтерактивному режимі реального часу.
Відповідно до пункту 6 Порядку №1082 у разі технічного збою під час унесення та/або заповнення інформації через автоматизоване робоче місце, що призводить до того, що інформація не розміщується або не оприлюднюється на веб порталі чи в електронній системі закупівель, замовник отримує технічну підтримку на авторизованому електронному майданчику, на якому здійснюється внесення та заповнення інформації документів, а також у разі потреби замовник здійснює свої дії повторно відповідно до вимог та в межах строків, установлених Законом.
Також, згідно з пунктом 21 Порядку №166, оператор електронного майданчика повинен забезпечити для замовників на безоплатній основі можливість вчинення усіх необхідних дій для проведення закупівлі та виконання інших вимог, встановлених Законом.
Замовники часто ігнорують офіційні звернення до електронного майданчика, обмежуючись підтримкою через контактні телефони. Цього може бути достатньо тільки, якщо збій не призводить до порушень. Однак, скрін екрану із фіксацією збою малоймовірно буде прийнято аудиторами як доказ відсутності порушення з боку замовника.
Ні Закон, ні Особливості, ні Порядок № 1082 не передбачають зупинення строків на час збою. Порядок № 1082 фактично вказує на необхідність повторити дію в межах цих строків. Крім того, бездіяльність замовника теж призводить до відповідальність для замовника в разі порушення навіть, якщо це сталося через технічні збої.
До прикладу, під час розгляду Чернівецьким окружним адміністративним судом справи від 23 січня 2024 року № 600/5369/23-а суд зауважує, що оскільки саме на замовника покладено обов`язок оприлюднення інформації щодо закупівлі, то саме замовник мав слідкувати за фактичним оприлюдненням такої інформації, а у випадку виявлення її не оприлюднення - своєчасно вживати відповідних заходів, зокрема, шляхом звернення до авторизованого електронного майданчика на предмет забезпечення оприлюднення ним необхідної інформації.…Стосовно тверджень позивача про збій у роботі авторизованого електронного майданчика, то такі суд оцінює критично, адже на їх підтвердження не надано жодних належних та достовірних доказів. Отже, такі доводи є необґрунтованими.
Звідси кілька практичні наслідків залежно від того чи може замовник виправити ситуацію не припустившись порушення:
В яких ситуаціях можна продовжувати закупівлю. Якщо збій пов'язаний із оприлюдненням обов'язкової інформації та / або документів, але строк, визначений законодавством для оприлюднення ще не сплив, повторіть дію одразу після відновлення роботи.
Коли варто відмінити закупівлю. Якщо збій призводить до порушення (наприклад, учасники не змогли подати пропозиції, а продовжити строк вже неможливо; строки для оприлюднення рішення вже пройшли; не відображається необхідна інформація, але можливості внести зміни або відсутні технічно та / або не передбачені законодавством), оцініть підстави для відміни за Особливостями. Найбільш очевидна підстава в такому разі є відміна через неможливість усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень (підпунт 2 пункту 50 Особливостей).
Але, незалежно від прийнятого рішення необхідно зафіксувати в протоколі дії замовника з посиланням документальне підтвердження технічного збою. Тому варто розглянути покроковий алгоритм дій замовника:
Зафіксувати збій. Скріншоти екрана з видимими датою й часом, текст повідомлення про помилку, посилання на закупівлю. За потреби замовник може самостійно записати час початку збою в протокольному рішенні.
Перевірити чи збій не пов'язаний лише із стороною замовника. Зокрема, варто перевірити чи не закінчився строк дії сертифіката КЕП, чи не виникли проблеми із носієм ключа, інтернет-з'єднанням, спробувати повторити дію через інший браузер або комп'ютер. Якщо проблема саме в замовника, тоді все залежить чи може замовника усунути збій в межах відведеного строку для продовження дій щодо закупівлі.
Звернутися до підтримкою до електронного майданчика на якому працює замовник. Письмово (електронна пошта, форма звернення), а не лише телефоном. У зверненні варто вказати ідентифікатор закупівлі, дію, час і текст помилки із додаванням скріншотів. Рекомендуємо зберегти підтвердження такого звернення. Особливо це важливо, якщо через несправність на майданчику виникає ризик порушення в частині проведення закупівлі. Таким чином в замовника залишиться підтвердження, що він своєчасно відреагував на проблему і намагався її вирішити.
Якщо збій в ЕСЗ - направит запит до ДП “Прозорро”. Якщо майданчик посилається на центральну базу або не працюють кілька майданчиків, варто письмово попросити в адміністратора підтвердити факт і тривалість збою.
Повторити дію після відновлення. Можна спробувати одразу, не чекаючи відповідей на листи. Але повторне внесення інформації / документів має відповідати вимогам і строкам Особливостей.
Перевірити результат на prozorro.gov.ua. Інформація вважається оприлюдненою лише тоді, коли вона відображається на порталі, разом з накладеним КЕП. Якщо інформації / документів відображені в Рrozorro без порушень строків, можна спокійно далі працювати.
Якщо збій призводить до порушення найбезпечнішим варіантом буде відміна (скасування) закупівлі. Залежно від виду закупівлі замовник або обирає обгрунтону підставу для відміни закупівлю або “скасовує” закупівлю із підвантаженням протокольного рішення.
Дії замовника із хронологією, копії звернень і відповідей майданчика та ДП “Прозорро”, скріншоти варто описати в протокольному рішенні.
Як перейти працювати на інший майданчик
Далеко не завжди замовник може відмінити закупівлю навіть розуміючи порушення. В такому разі варіантом буде продовження закупівлі на іншому майданчику.
Для цього варто обрати та зареєструватися на іншому майданчику, а через контакті телефони / інші види зв'язку зв’язатися з його оператором / менеджером.
Далі замовнику необхідно звернутися до ДП «Прозорро» з офіційним листом щодо забезпечення технічної можливість перенесення закупівлі на обраний замовником майданчик. Для цього замовнику у листі необхідно вказати дані замовника, номер закупівлі, назву майданчика на якому розпочато закупівлю та майданчика на якому буде продовжено закупівлю. А також доречно описати причину необхідності перенесення закупівлі на інший майданчик (вказати як інформацію про збій так і про дії, які замовник не може виконати через такий збій).
Після направлення звернення замовник чекає допоки адміністратор надасть ключі електронному майданчику, який перенесе закупівлю на обраний замовником майданчик. В цей час жодні строки не зупиняються. І вже оператор “нового” майданчика повідомляє замовника про можливість здійснювати дії з їхнього майданчика. Маючи доступ до закупівлі на іншому майданчику рекомендуємо уважно переглянути чи всі необхідні інформація / документи відображаються в ЕСЗ.
На сьогодні особливо для замовників, що проводять значну кількість закупівель, варто мати запасний варіант та подумати про наявність реєстрації відразу на декількох майданчиках: один - на якому проводяться всі закупівлі, інший - свого роду резервний для перестрахування.