Електронний каталог задуманий як зручний інструмент для придбання товарів, однак на практиці робота з ним не обмежується вибором потрібного товару та визначенням переможця відбору. На окремих етапах закупівлі замовнику необхідно враховувати вимоги закупівельного законодавства, які визначають порядок його подальших дій та впливають на результат закупівлі. Саме такі нюанси, які не завжди очевидні під час роботи з електронним каталогом, потребують окремої уваги.
Порядок закупівлі через електронний каталог залежить від очікуваної вартості предмета закупівлі на рік. Якщо вартість становить менще 200 тис. грн, замовник застосовує один алгоритм проведення закупівлі , якщо ж вона є більшою за 200 тис. грн - інший. Відповідно, замовнику варто враховувати вартість закупівлі, щоб визначити порядок проведення закупівлі через електронний каталог.
Але вартість закупівлі визначає не лише загальний порядок її проведення, а й окремі вимоги до формування запиту пропозицій постачальників. Законодавство встановлює ще одну важливу межу - 500 тис. грн, від якої залежить можливість замовника самостійно визначати характеристики товару. Тому виникає питання, яку саме вартість необхідно порівнювати з цим показником: суму конкретного запиту чи загальну очікувану вартість річної потреби та чи потрібно при цьому враховувати ПДВ. Від правильного визначення цієї межі залежить і наступний крок - чи зможе замовник сформувати характеристики товару в межах специфікації самостійно, чи має застосувати сталий профіль, сформований адміністратором електронного каталогу, який має свої особливості.
Не менш важливо правильно визначити подальші дії замовника, якщо обраний спосіб закупівлі не дав результату. Зокрема, якщо відкриті торги не відбулися, замовник може розглядати інший передбачений законодавством спосіб придбання необхідного товару, а саме – запит пропозицій постачальників. У зв’язку з цим виникає питання, як у такій закупівлі мають визначатися характеристики товару та чи повинні вони відповідати характеристикам, встановленим під час відкритих торгів. Крім того, якщо ж не відбувся запит пропозицій постачальників потребує з’ясування, чи може замовник у такій ситуації укласти прямий договір на закупівлю відповідного товару без використання електронної системи закупівель.
Після визначення електронною системою економічно вигідної пропозиції постачальника замовнику необхідно здійснити її розгляд та прийняти відповідне рішення, що на практиці породжує питання щодо можливості визначення постачальника переможцем відбору уже в день визначення його пропозиції економічно вигідною.
Якщо запропонований переможцем товар має технічні характеристики, що не відповідають потребі замовника, виникає необхідність визначити подальший порядок дій у межах запиту пропозицій постачальників, зокрема оцінити, чи є така ситуація підставою для відхилення пропозиції переможця або може розглядатися як відсутність подальшої потреби в закупівлі відповідно до підпункту 1 пункту 65 Порядку № 822.
Визначення переможця не завершує процедуру закупівлі - наступним кроком є укладення договору, умови якого мають відображати результати проведеного відбору. Саме на цьому етапі виникає питання щодо технічних характеристик товару: чи можуть вони бути іншими в договорі, ніж ті, що замовник визначив у запиті пропозицій постачальників, а переможець зазначив у своїй пропозиції. Моментів багато і передплатники завжди можуть записатись на безкоштовну телефонну чи письмову консультацію.