Внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації потребує від замовника не лише прийняття відповідного рішення, а й правильного оприлюднення оновлених документів в електронній системі закупівель. Тож розглянемо, які документи замовник має оприлюднити в ЕСЗ у разі внесення змін до оголошення та / або тендерної документації та в якому форматі.
Законодавчі вимоги щодо внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації
Порядок внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів регулюється абзацами 3-4 пункту 54 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості).
Замовник має право з власної ініціативи або у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів. У разі внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме - в оголошенні про проведення відкритих торгів таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.
Зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та / або оголошення додатково до їх попередньої редакції. Замовник разом із змінами до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.
Відповідно до цієї норми замовник має право вносити зміни як до тендерної документації, так і до оголошення про проведення відкритих торгів. Отже, зміни можуть бути внесені замовником до тендерної документації, до оголошення або одночасно до тендерної документації та оголошення.
Вимоги визначені пунктом 54 Особливостей, які необхідно виконати під час внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації:
- зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в ЕСЗ у новій редакції зазначених документації та / або оголошення додатково до їх попередньої редакції;
- разом із змінами в окремому документі оприлюднюється перелік змін, що вносяться;
- зміни у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом 1 дня з дати прийняття рішення про їх внесення.
У разі внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в ЕСЗ закупівель, а саме - в оголошенні про проведення відкритих торгів таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.
Що необхідно оприлюднювати в ЕСЗ під час внесення змін до оголошення та / або тендерної документації та в якому форматі?
З аналізу абзацу 4 пункту 54 Особливостей під час внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації замовник повинен оприлюднити в електронній системі закупівель протягом 1 дня з дати прийняття рішення про їх внесення:
- нову редакцію оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерну документацію з урахуванням внесених змін - додатково до їх попередньої редакції. У разі внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів замовник оприлюднює його нову редакцію окремим документом в повному обсязі, а не лише ті відомості, яких безпосередньо стосуються внесені зміни.
Аналогічно, у разі внесення змін до тендерної документації оприлюднюється тендерна документація в новій редакції в повному обсязі, включаючи всі додатки, незалежно від того, зміни внесено до окремого пункту, розділу чи додатка.
- перелік змін. До змін, що вносяться замовником до тендерної документації та / або оголошення необхідно приготувати в окремому документі перелік змін, що вносяться.
Перелік змін може містити інформацію про зміни внесені до оголошення та / або тендерної документації (за необхідністю) одночасно, тобто можна формувати перелік змін в одному документі. Відображаємо в переліку змін усі зміни, які вносилися до тендерної документації та / або оголошення. Рекомендуємо відображати в переліку змін перелік документів до яких внесено зміни (тобто відображаємо пункти оголошення про проведення відкритих торгів чи пункти та / або розділи та / або додатки до тендерної документації до яких внесено зміни) та самі зміни, які вносилися до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів.
Вигляд викладеної інформації в переліку змін може мати довільну форму та формуватися замовником на власний розсуд.
- зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів та перелік змін мають бути оприлюднені у машинозчитувальному форматі. Вимоги до формату і структури наборів даних, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, визначаються Положенням про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 № 835 (далі – Положення).
При цьому абзацом 5 пункту 2 Положення визначено, що машиночитаний формат – формат даних, структурований таким чином, що дає змогу ідентифікувати, перетворювати та отримувати конкретні дані, включаючи окремі факти та їх внутрішню структуру, без участі людини.
Опираючись на інформацію, відображену у Положенні, існує ряд машинозчитувальних форматів для оприлюднення текстових даних і до них входять: TXT, RTF, MD, ODT*, DOC(X), (X)HTML*.
Тому зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів та перелік змін рекомендуємо створювати в машинозчитувальному форматі - DOC(X).
Чому потрібно оприлюднювати оголошення про проведення відкритих торгів у новій редакції окремим документом?
На практиці під час внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів у замовників виникає питання: чи достатньо змінити окремі відомості в електронній системі закупівель, чи потрібно оприлюднювати оголошення в новій редакції окремим документом. Тому важливо розібратися в цьому питанні, щоб недопускати помилок під час внесення змін.
Замовник самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 червня 2020 р. № 1082, та цих особливостей оголошення про проведення відкритих торгів та тендерну документацію не пізніше ніж за 15 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій (пункт 24 Особливостей).
Згідно пункту 26 Особливостей оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити інформацію, визначену частиною 2 статті 21 Закону з урахуванням цих особливостей.
Формування оголошення про проведення відкритих торгів здійснюється шляхом заповнення замовником інформації, визначеною частиною 2 статті 21 Закону з урахуванням Особливостей, в електронних полях встановленої форми. Після підписання заповненої форми електронним підписом замовника автоматично формується та оприлюднюється оголошення про проведення відкритих торгів у форматі PDF.
Замовник вносить зміни до оголошення про проведення викритих торгів шляхом зміни інформації, яка розміщена в електронних полях. Після накладення електронного підпису уповноваженої особи за результатом внесених змін електронна система закупівель автоматично формує нову редакцію оголошення. Проте варто звернути увагу, що нова редакція оголошення формується також у форматі PDF:
Водночас PDF не належить до машинозчитувального формату. Отже, нова редакція оголошення, автоматично сформована електронною системою закупівель у форматі PDF, не забезпечує виконання вимоги щодо оприлюднення змін у машинозчитувальному форматі. Тому, у разі внесення змін до оголошення замовнику необхідно не обмежуватися автоматично сформованою системою новою редакцією оголошення у форматі PDF, а додатково оприлюднити нову редакцію оголошення окремим документом у машинозчитувальному форматі. Такий документ має містити оголошення в повному обсязі з урахуванням усіх внесених змін.
Підсумки
| Предмет внесення змін | Що оприлюднюємо | Формат |
| оголошення про проведення відкритих торгів | нова редакція оголошення про проведення відкритих торгів в повному обсязі; перелік змін | машинозчитувальний формат - DOC(X) |
| тендерна документація | нова редакція тендерної документації в повному обсязі (включаючи додатки), незважаючи на те, що зміни можуть бути внесені до пункту / розділу / додатку до тендерної документації; перелік змін | машинозчитувальний формат DOC(X) |
| оголошення про проведення відкритих торгів та тендерна документація | нова редакція оголошення про проведення відкритих торгів в повному обсязі; нова редакція тендерної документації в повному обсязі (включаючи додатки), незважаючи на те, що зміни можуть бути внесені до пункту / розділу / додатку до тендерної документації; перелік змін | машинозчитувальний формат DOC(X) |