Під час використання електронного каталогу, окрім динамічного (гнучкого) профілю товару замовник може обирати ще й сталий профіль. З одного боку, це може спростити процес формування запиту пропозицій постачальників, адже весь перелік необхідних характеристик вже визначений адміністратором електронного каталогу. Але чи завжди вибір сталого профілю є оптимальним рішенням для замовника? Тож у даному матеріалі розглянемо, які нюанси варто враховувати під час закупівлі товарів із використанням сталого профілю, а також перелік випадків, в яких використання сталого профілю при формуванні запиту пропозицій постачальників є обов’язковим.
В яких випадках замовник має можливість здійснити запит пропозицій постачальників?
Такий вид закупівель, як запит пропозицій постачальників, є доволі поширений у порівнянні з іншими видами закупівель. Відповідно можливість здійснення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу, доступно замовникам, які здійснюють як «допорогові», так і «надпорогові» закупівлі, в тому числі:
| Категорія замовника | Вид предмета закупівлі | Вартісні межі | Законодавчі норми |
| Замовників, визначені п.1-3 ч.1 ст.2 Закону | товари | < 200 тис. гривень | п. 11 Особливостей |
| ≥ 200 тис. гривень | п. 10 Особливостей | ||
| Замовників, визначені п.4 ч.1 ст.2 Закону | товари | < 1 млн. гривень | п. 11 Особливостей |
| ≥ 1 млн. гривень | п. 10 Особливостей | ||
| Замовники, що є закладами охорони здоров’я або структурними підрозділами з питань охорони здоров’я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій | лікарські засоби, які в установленому законом порядку зареєстровані в Україні, та медичних виробів (в тому числі дезінфекційних засобів) | ≥ 50 тис. гривень | п.11-1 Особливостей |
| Усі категорії замовників | товари, закупівля яких фінансується в рамках інструмента Ukraine Facility | ≥ 100 тис. гривень | абз.2 п.80 Особливостей |
| < 100 тис. гривень | абз.3 п.80 Особливостей | ||
| від 0,01 гривні | п.88 Особливостей |
Коли замовник зобов’язаний використовувати сталий профіль?
Окрім вищезгаданих законодавчих норм, замовнику також варто звернути увагу на положення пункту 12 Особливостей, відповідно до якого у запиті пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого є меншою ніж 500 тис. гривень, замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором електронного каталогу.
Запит пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 500 тис. гривень, здійснюється відповідно до специфікації товару, сформованої адміністратором електронного каталогу, яка не передбачає можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення.
І для розуміння значення даних вимог, варто звернутись до норм абзацу 6 пункту 2 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (надалі – Порядок № 822), згідно якого категорія товару – сукупність товарів, що формується адміністратором в електронному каталозі за показниками третьої - восьмої цифр у межах одного розділу основного словника національного класифікатора України ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник», затвердженого в установленому порядку (далі – Єдиний закупівельний словник).
При цьому відповідно до абзацу 11 пункту 2 Порядку № 822, специфікація товару – сукупність характеристик товару та їх допустимих значень в межах визначеної адміністратором категорії товару, яким може відповідати один або кілька товарів.
Звертаючись до пункту 13 Порядку № 822, електронний каталог складається з категорій товару та специфікацій товару.
При цьому відповідно до пункту 18 Порядку № 822, адміністратор створює категорії товарів та специфікації товару шляхом визначення переліку характеристик товару з їх точними та / або мінімальними та максимальними значеннями.
У специфікації товару зазначається показник від четвертої цифри Єдиного закупівельного словника (у специфікації лікарського засобу визначається показник від третьої цифри Єдиного закупівельного словника).
При цьому відповідно до положень пункту 57 Особливостей, замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається виключно інформація про назву, очікувану вартість предмета закупівлі без урахування податку на додану вартість, кількість, строк, умови, місце поставки товару, умови його оплати та кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк подання постачальником ціни пропозиції не може становити менш як два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель), характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором для відповідної категорії товарів, розмір, вид, строк та умови надання, повернення забезпечення виконання договору (якщо замовник вимагає таке забезпечення надати), а також вимога, що країною походження товару не може бути Російська Федерація / Республіка Білорусь / Ісламська Республіка Іран.
З вищезазначеного можна прийти до наступних висновків:
| Сталий (постійний) профіль* | Динамічний (гнучкий) профіль* | |
| Вид предмета закупівлі | товари | товари |
| Вартісні межі річної потреби | ≥ 0,01 гривні – можна застосовувати; ≥ 500 тис. гривень – обов’язково застосовувати | < 500 тис. гривень – можна застосовувати |
| Законодавчі підстави | абз.3 п.12 Особливостей | абз.2 п.12 Особливостей |
| Основні відмінності | не передбачає можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення. А отже при формуванні закупівлі замовник обирає конкретний профіль без змоги коригувати чи уточнювати відповідні характеристики. | передбачає можливість визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором електронного каталогу. Тобто при формуванні закупівлі замовник може коригувати доступні показники в межах допустимих значень. |
*Примітка. Процес обрання сталого чи динамічного профілю може різнитись в залежності від технічного функціоналу обраного замовником електронного майданчика.
Основні нюанси сталого профілю товару в електронному каталозі
Отож основною відмінністю сталого профілю є певне обмеження в формуванні переліку характеристик предмета закупівлі. Тож пропонуємо розглянути даний процес дещо детальніше.
Для прикладу, замовнику необхідно придбати ноутбук. В такому разі в електронному каталозі шукаємо необхідну категорію «Машини для обробки даних (апаратна частина)» та обираємо підкатегорію «Ноутбуки». Відповідно знайшовши необхідну специфікацію товару, замовник може ознайомитись із відповідними характеристиками конкретного товарів та його профілями.
Причому у разі обрання сталого (постійного) профілю товару, замовник одразу може перейти до формування запиту пропозицій постачальників. Адже набір відповідних характеристик автоматично формується системою на базі обраного замовником товару. В той час як при формуванні динамічного (гнучкого) профілю, замовнику необхідно додатково заповнити ряд доступних електронних полів, аби в подальшому сформувати запит пропозицій постачальників із необхідними характеристиками.
З цього випливає, що при формуванні сталого профілю замовник не має можливості обирати певні характеристики, шляхом заповнення електронних полів, а повинні здійснювати вибір із доступних сформованих сталих профілів відповідного товару.
Окрім цього пунктом 57 Порядку № 822 визначено, що запит пропозицій постачальників повинен містити проект договору з обов'язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку зміни його умов.
Проект договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, не повинен суперечити інформації, оприлюдненій в електронній системі закупівель шляхом заповнення відповідних електронних форм з окремими полями, та може містити інші умови, які передбачені законодавством для такого договору та які замовник вважає необхідними для виконання такого договору під час строку його дії.
Відповідно при формуванні проєкту договору до запиту пропозицій постачальників, який здійснюється із використанням сталого профілю товару, замовник не має права зазначати характеристики товару, відмінні від тих, що автоматично сформованих адміністратором електронного каталогу.
Також пунктом 66 Порядку № 822 передбачено, що замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через п'ять календарних днів з дня оприлюднення повідомлення про намір укласти договір. У разі обґрунтованої потреби строк укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів.
Умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників шляхом заповнення електронних форм з окремими полями та у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та/або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу або перерахунку ціни та обсягів товарів у бік зменшення за умови необхідності приведення обсягів товарів до кратності упаковки, або приведення умов договору у відповідність з умовами, визначеними у запиті пропозицій постачальників шляхом заповнення електронних форм з окремими полями в електронній системі закупівель, якщо такі умови відрізняються у проекті договору.
З цього випливає, що при укладенні договору про закупівлю, жодна із сторін не може включити в умови такого договору характеристики товару, які суперечать зазначеним в запиті пропозицій постачальників. А отже ані замовник, ані переможець відбору не можуть змінювати характеристики товару, визначені в сталому профілі, на етапі підписання договору про закупівлю.
Підсумки
При здійсненні запиту пропозицій постачальників, замовнику слід врахувати необхідність в окремих випадках здійснювати закупівлю виключно із застосуванням сталого профілю товарів.
При цьому відповідно до норм абзацу 3 пункту 12 Особливостей, замовник зобов’язаний здійснювати закупівлю із використанням електронного каталогу у випадках, якщо річна вартість предмета закупівлі становить або перевищує 500 тис. гривень.
В той же час звертаємо увагу, що при застосуванні сталого (постійного) профілю, замовник не має можливості власноруч коригувати доступні для замовника технічні характеристики, а зобов’язаний здійснювати закупівлю із тим переліком характеристик, які включені до відповідного обраного профілю товару.
Окрім цього наголошуємо, що відобразити в проєкті договору або в сам договір на етапі його підписання характеристик, відмінних від тих, що визначені в запиті пропозицій постачальників, буде вважатись порушенням норм пункту 57 та / або 66 Порядку № 822. А отже рекомендуємо дотримуватись відповідних умов не лише на етапі планування закупівлі, але й під час підписання договору.