Як замовник, так і учасники закупівлі розміщують в електронній системі закупівель інформацію шляхом заповнення електронних полів та завантажують відповідні документи. Після чого на таку інформацію та / або документ має бути накладений електронний підпис уповноваженої на такі дії особи.
Якщо говорити про уповноважену особу замовника, то звертаємося до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, який чітко визначає вид електронного підпису. У тут ще цікавий момент чи може уповноважена використовувати в своїй діяльності приватний КЕП фізичної особи, а не посадової особи замовника.
Щодо підписання учасником документів своєї тендерної пропозиції, то маємо суперечливу судову практику. При цьому, замовнику треба встановити в тендерній документації вимогу таким чином, щоб убезпечити себе та не порушити законодавство.
Адже учасник повинен буде накласти саме той вид електронного підпису, який вимагає замовник. Тож, постає питання КЕП чи УЕП: який вид електронного підпису найбезпечніше передбачати у вимогах тендерної документації.
Необхідно також врахувати, що ДАСУ в ході проведення моніторингу перевіряє як електронний підпис уповноваженої особи, так і підписи учасників закупівлі. Порушення, пов'язані із використання електронного підпису непоодинокі, тому треба чітко розуміти позицію аудиторів.
Вище зазначали про приватний КЕП уповноваженої особи, а як бути з учасниками. До прикладу, чи може керівник учасника - юридичної особи використовувати для подання тендерної пропозиції приватний електронний підпис як фізичної особи та як в такому разі замовнику здійснити розгляд учасника. Інша ситуація, якщо учасник ФОП. Адже, законодавство не виділяє таких користувачів електронних довірчих послуг як ФОПів.
Окремо варто приділити увагу й документам, які подає переможець закупівлі. Вимога щодо накладення електронного підпису на тендерну пропозицію не розповсюджуються на документи переможця, якщо про це окремо не зазначено в тендерній документації замовником. ДАСУ з цим не завжди погоджується, тому замовник повинен розуміти як свою позицію обґрунтовувати.
Але інколи й замовник від час розгляду документів “шукає” те, чого не вимагав. До прикладу, окремий файл із КЕП чи печаткою до витягу МВС, який надає переможець закупівлі.