Кожного замовника під час того як починається моніторинг хвилює питання чи зупиняє моніторинг проведення процедури закупівлі, адже всі хочуть бути попередженими та не вчиняти дій, які призведуть до можливих порушень. Тож в цьому матеріалі з’ясуємо це питання.
Аналіз норм закупівельного законодавства щодо зупинення моніторингом проведення процедури закупівлі
Звернемось до норм Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) та Закону України «Про публічні закупівлю» (далі – Закон).
Пункт 14 частини 1 статті 1 Закону визначає, що моніторинг процедури закупівлі - аналіз дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель під час проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та протягом його дії з метою запобігання порушенням законодавства у сфері публічних закупівель.
Порядок проведення моніторингу врегульований статтею 8 Закону. Але звернемо увагу на ключові моменти.
Згідно з частиною 1 статті 8 Закону моніторинг процедури закупівлі здійснюють центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю, та його міжрегіональні територіальні органи (далі - органи державного фінансового контролю).
Згідно абзацу 2 частини 1 статті 8 Закону моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії.
Частини 3 статті 8 Закону встановлює, що повідомлення про прийняття рішення про початок моніторингу процедури закупівлі орган державного фінансового контролю оприлюднює в електронній системі закупівель протягом двох робочих днів з дня прийняття такого рішення із зазначенням унікального номера оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі, присвоєного електронною системою закупівель, та/або унікального номера повідомлення про намір укласти договір про закупівлю у разі застосування переговорної процедури закупівлі, а також опису підстав для здійснення моніторингу процедури закупівлі.
Згідно з частиною 5 статті 8 Закону протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.
Замовник у межах строку здійснення моніторингу процедури закупівлі має право з власної ініціативи надавати пояснення щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Важлива інформація щодо порядку здійснення моніторингу процедури закупівлі
Строк здійснення моніторингу процедури закупівлі не може перевищувати 15 робочих днів з наступного робочого дня від дати оприлюднення повідомлення про початок моніторингу процедури закупівлі в електронній системі закупівель (частина 4 статті 18 Закону).
Частина 5 статті 18 Закону визначає, що протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.
Замовник у межах строку здійснення моніторингу процедури закупівлі має право з власної ініціативи надавати пояснення щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Згідно частини 6 статті 18 Закону за результатами моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю складає та підписує висновок про результати моніторингу процедури закупівлі (далі - висновок), що затверджується керівником органу державного фінансового контролю або його заступником. Такий висновок підлягає оприлюдненню в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня його складання.
Далі розглянемо рекомендації щодо дій замовника в разі початку моніторингу на різних етапах проведення процедури закупівлі.
Дії замовника на різних етапах проведення процедури закупівлі в разі початку моніторингу
Важливо розуміти, що повідомлення про початок моніторингу органами ДАСУ може бути оприлюднено на будь-якому етапі проведення процедури закупівлі – відкритих торгах. Тому, щоб попередити в разі моніторингу негативні наслідки для замовника радимо звернути увагу на рекомендації, які наведемо нижче.
1.Повідомлення про початок моніторингу було оприлюднено на етапі подання тендерних пропозицій учасником:
- замовник може продовжити строк подання тендерних пропозицій у разі необхідності та за можливості згідно абзацу 3 пункту 54 Особливостей.
Варто зауважити, що під час здійснення моніторингу процедури закупівлі орган ДАСУ може запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. З питань, яких надсилає ДАСУ замовник може зрозуміти, які порушення можуть бути встановлені аудиторами та відповідно внести за можливості відповідні зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, щоб усунути порушення.
Досить часто аудитори для усунення порушень зобов’язують замовників відмінити відкриті торги, якщо неможливо усунути порушення шляхом внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів. Згідно інформації дослідженої в матеріалі Чи може замовник відмінити відкриті торги після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір замовник може відмінити відкриті торги на будь-якому етапі здійснення закупівлі після оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі до моменту укладення договору про закупівлю. Проте з огляду на практику суду не рекомендуємо відміняти відкриті торги на підставі пункту 50 Особливостей після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, адже у випадку, оскарження таких дій замовника в судових інстанціях дії замовника щодо відміни закупівлі можуть бути визначені неправомірними. Тому безпечним варіантом виходячи з питань, яких надсилає ДАСУ за необхідності може бути прийняття рішення про продовження строку подання тендерних пропозицій, щоб в разі встановлення зобов’язання відмінити відкриті торги, замовник міг безпечно відмінити відкриті торги та виконати зобов’язання ДАСУ.
2. Повідомлення про початок моніторингу було оприлюднено на етапі розгляду тендерних пропозицій учасника:
- замовник може продовжити строк розгляду тендерної пропозиції в разі необхідності та за можливості згідно частини 10 статті 29 Закону. Ще раз звертаємо увагу, що у багатьох ситуаціях з питань, яких надсилає ДАСУ замовник може зрозуміти, які порушення можуть бути встановлені аудиторами або замовник знає свої допущені порушення і розуміючи це замовник може продовжити строк розгляду тендерної пропозиції, щоб дочекатися висновку моніторингу. І таким чином в разі необхідності у замовника буде можливість безпечно відмінити відкриті торги до оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю або вчинити інші дії, які допоможуть усунути порушення.
Корисно буде ознайомитися з матеріалом Покроковий алгоритм дій уповноваженої особи для продовження строку розгляду тендерної пропозиції, Що слід вважати належним обґрунтуванням продовження строку розгляду тендерної пропозиції та строку укладення договору з урахуванням практики ДАСУ.
3. Повідомлення про початок моніторингу було оприлюднено на етапі укладення договору про закупівлю:
- замовник може продовжити строк укладення договору про закупівлю в разі необхідності та за можливості згідно абзацу 4 пункту 49 Особливостей. У випадку, коли замовник знає, що допустився помилки під час проведення процедури закупівлі або розуміє це з питань, яких надсилає ДАСУ, то розуміючи ризики встановлення певного порушення замовник може за можливості продовжити строк укладення договору про закупівлю. Для чого це робити, а для того, щоб попередити розірвання укладеного договору, оскільки в більшості висновків моніторингів в залежності від порушення, яке встановлено, аудитори зобов’язують розірвати договір про закупівлю для усунення встановлених порушень. У випадку продовження строку укладення договору про закупівлю замовник може попередити розірвання договору та мати можливість вчинити інші дії в залежності від ситуації, яка склалася, щоб зменшити кількість негативних наслідків для замовника.
Корисно буде ознайомитися з матеріалом Продовження строків розгляду тендерної пропозиції та укладення договору про закупівлю: важливе для замовників.
Підсумки
1.Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель виключно до закінчення строку дії договору та повідомлення про початок моніторингу процедури закупівлі не зупиняє проведення процедури закупівлі.
2. В певних ситуаціях під час проведення моніторингу закупівлі для попередження можливих негативних наслідків для замовника в залежності від етапу, на якому розпочався моніторинг замовник може продовжити строк подання тендерних пропозицій або строк розгляду тендерних пропозицій або строк укладення договору про закупівлю.
Корисним буде ознайомитися з матеріалом Чи можна під час проведення моніторингу закупівлі органами ДАСУ звітувати про виконання договору про закупівлю?