Законодавчі норми здійснення публічних закупівель містять доволі чіткі строки щодо здійснення замовником тих чи інших кроків. Проте таких строків не завжди буває достатньо, в зв’язку з чим виникає необхідність у їх продовженні. Саме тому положення Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) надає замовнику можливість в окремих випадках продовжити закупівельні строки, в тому числі й строк розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі.
Звертаючись до пункту 41 Особливостей, розгляд та оцінка тендерних пропозицій здійснюються відповідно до статті 29 Закону (положення частин другої, дванадцятої, шістнадцятої, абзаців другого і третього частини п'ятнадцятої статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 цих особливостей.
Частиною 10 статті 29 Закону передбачено, що строк розгляду тендерної пропозиції / пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п'яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Відповідно замовник має право продовжити строк розгляду тендерних пропозицій учасника процедури закупівлі за умов дотримання таких критеріїв:
- рішення має бути аргументоване;
- максимальний строк на який дозволено продовжити строк розгляду тендерних пропозицій – до 20 робочих днів;
- рішення уповноваженої особи оформляється протоколом;
- оприлюднюється повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Тож, звертаючись до вищезазначених норм, можна виділити декілька кроків, яких повинен дотриматися замовник для продовження строку розгляду тендерної пропозиції, а саме:
Крок 1. Оцінюємо ситуацію та готуємо аргументацію рішення, яке в подальшому буде відображене у протоколі уповноваженої особи
Згідно положень частини 10 статті 29 Закону, строк розгляду тендерних пропозицій може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. А тому до моменту прийняття відповідного рішення уповноваженій особі варто оцінити ситуацію та зрозуміти чи буде таке рішення аргументованим.
Під час формування аргументації рішення, замовник також може використати посилання на необхідні законодавчі норми та відповідне документальне підтвердження.
Приклад: У відповідності до пункту 42 Особливостей, замовник має право звернутися за підтвердженням інформації, наданої учасником/переможцем процедури закупівлі, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції.
Під час розгляду тендерної пропозиції, уповноваженою особою виявлено сумнівну інформацію. Для підтвердження достовірності даних, замовник скористався нормами пункту 42 Особливостей та направив поштою офіційне звернення до виробника відповідного товару. Враховуючи строки, необхідні для отримання відповіді від виробника товару засобами поштового зв’язку, замовник прийняв рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції.
Відповідно в такому разі під час формування аргументації рішення уповноваженої особи підтвердженням слугуватимуть:
- перелік інформації та документів, щодо яких замовник звернувся до виробника товару;
- норми пункту 42 Особливостей, які надають замовнику можливість звертатись до третіх осіб для підтвердження відповідної інформації / документів / матеріалів, поданих учасником у складі тендерної пропозиції;
- офіційне звернення до виробника товару.
Крок 2. Оформляємо рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції у вигляді протоколу уповноваженої особи
Відповідно до останнього абзацу частини 10 статті 11 Закону, рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Базові вимоги до формування протоколу уповноваженої особи відображені у статті «Як складати протоколи уповноваженої особи та що в них потрібно враховувати». Також замовник може скористатись прикладами протоколів щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції, розміщеними у матеріалі «Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів».
Крок 3. Оприлюднюємо рішення замовника щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції в електронній системі закупівель
Повертаючись до норм частини 10 статті 29 Закону, у разі продовження строку розгляду тендерної пропозиції замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Звертаємо увагу, що замовник може стикнутися із функціоналом електронного майданчику, коли для продовження строку розгляду тендерних пропозицій, доступна можливість виключно заповнення електронного поля із зазначенням аргументації такого рішення та накладення електронного підпису на нього, проте не має можливості підвантажити будь-яку інформацію / документацію / матеріали у вигляді файлів.
Варто відмітити, що зазначення аргументації в електронному полі в такому випадку повністю задовольняє вимоги законодавства щодо оприлюднення повідомлення, тож відсутність технічної можливості підвантаження в електронну систему закупівель протоколу чи інших документів в жодному разі не створює порушень для замовника. Проте зважаючи на останнє оновлення функціоналу електронних майданчиків в частині оприлюднення повідомлення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції, виникають ситуації, в яких замовнику необхідно відстоювати власну позицію та надавати пояснення щодо технічної реалізації електронної системи закупівель, як це було зроблено під час здійснення моніторингу UA-M-2025-04-03-000002 по закупівлі UA-2025-02-05-011013-a:
Запит на надання пояснень: Замовником в електронній системі закупівель 03.03.2025 року оприлюднено протокол про відхилення тендерної пропозиції ФОП Бударагіна Людмила Миколаївна від 03.03.2025 №2 на 12 робочий день з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції.
Чому Замовником в електронній системі закупівель не оприлюднено повідомлення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення?
Відповідь на запит: Відповідно до інформації з автоматизованої системи Prozorro пропозиція ФОП Бударагіна Людмила Миколаївна отримала статус кваліфікації з 13.02.2025. Замовником продовжено строк розгляду пропозиції 20.02.2025 17:55 відповідно до відповідно до алгоритму (технічних можливостей майданчика dzo.com.ua) та оприлюднено відповідну інформацію (скрін додається).
Додатково, зазначаємо, що майданчик dzo.com.ua не надає замовнику ТЕХНІЧНОЇ можливості оприлюднити протокол Уповноваженої особи про продовження строку розгляду пропозиції.
Окрім цього електронною системою закупівель автоматично формується електронний протокол. Проте відображається такий протокол виключно у новому функціоналі системи Prozorro, про що більш детально розповідається у матеріалі «Змінено функціонал в частині продовження строку розгляду тендерних пропозицій: дії замовника».
Утім формування електронного протоколу в жодному разі не відміняє необхідності формування протоколу уповноваженої особи у паперовому чи електронному варіанті (в залежності від внутрішніх правил документообігу в замовника), про що зазначено у статті «Чи потрібно замовнику готувати паперовий протокол, якщо він формується в ЕСЗ».
