Чому затягується проведення відкритих торгів: причини та приклади

Можливі причини затягування проведення відкритих торгів

Розглянемо основні причини, через які проведення відкритих торгів може затягуватися.

1.Несвоєчасне та / або неякісне подання потреби для проведення відкритих торгів

Однією з причин затягування проведення відкритих торгів є несвоєчасне та / або неякісне подання потреби внутрішніми замовниками, які є ініціаторами закупівлі.

На практиці уповноважена особа нерідко отримує інформацію в останній момент, коли закупівлю вже потрібно оголошувати. Однак отриману потребу необхідно попередньо опрацювати, перевірити та підготувати тендерну документацію, що потребує додаткового часу. У результаті оголошення відкритих торгів доводиться відкладати, навіть якщо потреба в закупівлі є терміновою, адже неякісна підготовка тендерної документації може призвести до порушень закупівельного законодавства.

Також причиною затримки оголошення відкритих торгів є те, що уповноважена особа нерідко отримує інформацію про потребу в закупівлі без належного опрацювання та погодження, зокрема без чітких технічних характеристик предмета закупівлі, правильно визначеного обсягу та очікуваної вартості, узгоджених строків і умов постачання, умов оплати, інших істотних умов майбутнього договору про закупівлю, а також обґрунтованих вимог до предмета закупівлі й учасників, тощо. Як наслідок уповноважена особа не може належним чином сформувати умови закупівлі та відповідно їй доводиться повертатися до ініціатора за уточненнями, повторно погоджувати інформацію та відкладати оголошення відкритих торгів.

Таким чином, несвоєчасне та неякісне подання потреби призводить до втрати часу ще до початку оголошення відкритих торгів, а також допущені помилки можуть призвести до додаткових затримок безпосередньо під час проведення відкритих торгів

Відповідно для того, щоб уникнути таких ситуацій, важливо, щоб ініціатори завчасно подавали повну, точну та погоджену інформацію про потребу та інформацію необхідну для формування тендерної документації. Адже своєчасна й якісна підготовка потреби дає змогу уникнути зайвих погоджень, зменшити ризик оскаржень і провести закупівлю без затримок, яких можна було б не допустити.

2. Недостатнє опрацювання тендерної документації

Згідно абзацу 1 пункту 28 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.

Від того, наскільки якісно замовник опрацює тендерну документацію до її оприлюднення, значною мірою залежить строк проведення відкритих торгів.

Що може призвести до затримок під час проведення відкритих торгів:

• встановлення строків подання тендерних пропозицій, довших за мінімально допустимі Особливостями, що збільшує загальну тривалість проведення відкритих торгів;
• надмірна кількість вимог у тендерній документації, що потребує значно більше часу для розгляду тендерної(их) пропозиції(й) учасника(ів);
• наявність дискримінаційних вимог у тендерній документації, що може стати підставою для подання скарг учасниками на умови тендерної документації. Після оприлюднення скарги електронна система закупівель автоматично зупиняє початок електронного аукціону (якщо відкриті торги проводяться із застосуванням електронного аукціону) / не розкриває інформацію, зазначену в тендерній пропозиції (тендерних пропозиціях), у тому числі інформацію про ціну/приведену ціну тендерної пропозиції (тендерних пропозицій) (якщо відкриті торги проводяться без застосування електронного аукціону). У результаті розгляд скарги Органом оскарження може затягнути проведення закупівлі. Крім того, якщо за результатами розгляду скарги замовнику доведеться внести зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів, це може зумовити продовження строку подання тендерних пропозицій;
• нечіткі вимоги тендерної документації. Під час формування тендерної документації важливо ретельно проаналізувати кожну вимогу, встановлену до учасника процедури закупівлі, та забезпечити її однозначне й зрозуміле формулювання. Неоднозначне трактування вимог може призвести до затягування процесу розгляду тендерних пропозицій, виникнення спірних ситуацій, а також оскарження рішень щодо відхилення тендерних пропозицій або визначення переможця;
• помилки допущені під час формування тендерної документації. У такому разі замовнику може знадобитися необхідність внести зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів, що може зумовити продовження строку подання тендерних пропозицій, або, за наявності відповідних підстав, призвести до відміни відкритих торгів.

Тож недостатнє опрацювання тендерної документації - надмірні та дискримінаційні вимоги до учасників, встановлення триваліших строків подання тендерних пропозицій та допущення помилок під час підготовки тендерної документації можуть призвести до затягування відкритих торгів. Щоб уникнути таких ситуацій, замовнику важливо ретельно перевіряти тендерну документацію перед оприлюдненням, установлювати лише обґрунтовані та правомірні вимоги й дотримуватися строків, передбачених Особливостями.

3. Помилки під час оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів

Під час оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів замовник може припуститися помилок під час внесення інформації в електронні поля електронної системи закупівель. Наприклад, неправильно зазначити назву предмета закупівлі, очікувану вартість, строки поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг або вказати інформацію, яка не відповідає тендерній документації.

Якщо такі помилки виявлені вже після оприлюднення оголошення, то це може ускладнити подальше проведення закупівлі. Залежно від характеру помилки замовнику доведеться вирішувати питання щодо можливості її виправлення шляхом внесення змін до оголошення та / або тендерної документації або необхідності відміни відкритих торгів. Як результат проведення закупівлі може затягнутися, оскільки може виникнути необхідність продовжити строк подання тендерних пропозицій або повторне оголошення торгів.

Щоб цього не сталося, перед оприлюдненням оголошення варто уважно перевірити внесену інформацію. Така перевірка займе небагато часу, але допоможе уникнути помилок, виправлення яких може затягнути закупівлю.

4. Невчасне виявлення звернень від учасників в електронній системі закупівель

Однією з причин затягування проведення відкритих торгів є невчасне виявлення замовником звернень від учасників в електронній системі закупівель.

Відповідно до пункту 54 Особливостей фізична / юридична особа має право не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів та / або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру (далі - звернення). Усі звернення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох днів з дня їх оприлюднення надати відповідь на звернення та оприлюднити його в електронній системі закупівель.

У разі несвоєчасного надання замовником відповіді на звернення електронна система закупівель автоматично зупиняє проведення відкритих торгів.

Для поновлення проведення відкритих торгів замовник повинен розмістити відповідь в електронній системі закупівель з одночасним продовженням строку подання тендерних пропозицій не менше ніж на чотири дні.

На практиці така ситуація може виникнути, якщо уповноважена особа не перевіряє вчасно інформацію про закупівлю в електронній системі та пропускає звернення учасника. У результаті замовник не лише ризикує порушити встановлений строк надання відповіді, а й змушений відмінити відкриті торги задля усунення такого порушення.

Щоб уникнути таких затримок замовнику необхідно постійно перевіряти закупівлю на предмет надходження звернень від учасників та контролювати строк визначений пунктом 54 Особливостей для надання відповіді, щоб недопустити зупинку проведення відкритих торгів та збільшення їх тривалості.

5. Тривалий розгляд тендерних пропозицій та визначення переможця

Вплинути на тривалість відкритих торгів може розгляд тендерних пропозицій учасників. На практиці розгляд тендерних пропозиції може тривати довше через необхідність перевірити значний обсяг документів та інформації. Якщо замовник не має налагодженого алгоритму такої перевірки або здійснює її без попередньо визначеного порядку, це забирає додатковий час і затримує прийняття рішення.

Щоб уникнути зайвих затримок, замовнику варто заздалегідь підготувати алгоритм розгляду тендерних пропозицій, використовувати реєстри документів для перевірки їх наявності та відповідності встановленим вимогам, а також дотримуватися чіткого порядку перевірки учасника за пунктом 47 Особливостей. Такий підхід допоможе систематизувати роботу, швидше опрацювати документи та своєчасно прийняти рішення за результатами розгляду пропозиції.

Отже, чим більше часу замовник витрачає на перевірку тендерної пропозиції учасника, тим довше триває закупівля. Водночас швидкість розгляду не повинна досягатися за рахунок якості перевірки, адже помилки під час розгляду тендерних пропозицій можуть призвести до неправомірних рішень, їх оскарження та ще більшого затягування відкритих торгів.

6. Скарга на прийняте рішення, дії чи бездіяльність замовника

Оскарження рішень, дій або бездіяльності замовника прямо впливає на тривалість проведення відкритих торгів, оскільки згідно пункту 67 Особливостей розгляд скарги зупиняє перебіг строків, установлених частиною 10 статті 29 Закону (строк розгляду тендерної пропозиції учасника) і абзацом 4 пункту 49 Особливостей (строк укладення договору про закупівлю).

Відповідно залежно від етапу, на якому учасник подав скаргу, подання скарги на прийняте рішення, дії чи бездіяльність замовника призводить до затримки як строку розгляду тендерної пропозиції учасника, так і укладення договору про закупівлю. При цьому затримка проведення закупівлі може не обмежитися лише строком розгляду скарги. Якщо Орган оскарження зобов’яже замовника усунути виявлені порушення, замовнику необхідно виконати відповідне рішення у встановлений строк - протягом 30 днів з дня його прийняття. У свою чергу виконання рішення Органу оскарження може призвести до необхідності повторного / нового розгляду тендерної пропозиції учасника. У результаті закупівля потребує додаткового часу, що відтермінує її завершення та укладення договору про закупівлю.

Таким чином, оскарження рішень, дій або бездіяльності замовника може суттєво вплинути на тривалість відкритих торгів. Навіть якщо до цього всі етапи закупівлі відбувалися без затримок, подання скарги та її розгляд можуть завершення проведення відкритих торгів.

7. Необхідність продовження строку розгляду тендерної пропозиції та / або укладення договору про закупівлю

На тривалість проведення відкритих торгів також впливає необхідність продовження строків розгляду тендерної пропозиції та укладення договору про закупівлю. У свою чергу законодавство передбачає можливість продовження цих строків.

Відповідно до частини 10 статті 29 Закону України «Про публічні закупівлі» строк розгляду тендерної пропозиції / пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.

Водночас абзац 4 пункту 49 Особливостей визначає, що замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів. У разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю перебіг строку для укладення договору про закупівлю зупиняється.

Тож, якщо замовнику необхідно скористатися передбаченою законодавством можливістю продовження відповідних строків, це збільшує загальну тривалість проведення відкритих торгів. Водночас важливо враховувати, що продовження строків не є автоматичним: воно має бути обґрунтованим і здійснюватися з дотриманням установлених вимог. Тому своєчасна підготовка до розгляду пропозицій та організації укладення договору допомагає уникнути зайвих затримок і завершити закупівлю в оптимальні строки.

Розрахунок тривалості проведення відкритих торгів

Тривалість відкритих торгів залежить не лише від строків, установлених законодавством, а й від обставин, які виникають під час підготовки тендерної документації та проведення відкритих торгів. Несвоєчасне подання потреби, помилки в тендерній документації та / або оголошенні, пропущені звернення учасників, тривалий розгляд пропозицій або оскарження тендерної документації / рішень замовника можуть затягнути проведення відкритих торгів.

Згідно визначених закупівельним законодавством строків загальний строк проведення відкритих торгів може становити – 40 календарних днів, якщо, наприклад, відкриті торги оголошено 26.10 2026 08:00:

• кінцевий строк подання тендерних пропозиції - 11.11.2026 08:00;
• аукціон призначено - 12.11.2026 на 09:00;
• строк розгляд тендерної пропозиції - до 19.11.2026 (включно);
• строк укладення договору про закупівлю - до 04.12.2026 (включно).

Щоб оцінити, наскільки суттєвим може бути затягування проведення відкритих торгів з попередньо розглянутих причин, розглянемо умовні приклади можливого збільшення строків закупівлі залежно від причин затягування:

Причина затягування відкритих торгів	На скільки довше можуть тривати відкриті торги
Внесення змін до тендерної документації та / або оголошення відкритих торгів	на 4 календарні дні, за умови, що на момент внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося менше 4 календарних днів
Несвоєчасна відповідь на звернення учасника	на 4 календарні дні + дні, на які була автоматично зупинена закупівля
Продовження строку розгляду тендерної пропозиції	до 20 робочих днів
Подання скарги на тендерну документацію	на 7 робочих днів (може бути аргументовано продовжено до 12 робочих днів) розгляд скарги Органом оскарження + 30 календарних днів на виконання рішення Органу оскарження + 4 календарні дні на внесення змін до тендерної документації та / або оголошення відкритих торгів
Подання скарги на прийняте рішення, дії чи бездіяльність замовника	на 7 робочих днів (може бути аргументовано продовжено до 12 робочих днів) розгляд скарги Органом оскарження + 30 календарних днів на виконання рішення Органу оскарження + 5 робочих днів повторного / нового розгляду тендерної пропозиції учасника
Продовження строку укладення договору про закупівлю до 60 календарних днів	до 60 календарних днів довше

Підсумки

Затягування проведення відкритих торгів може бути спричинене певними чинниками як на етапі підготовки тендерної документації, так і обставинами, що виникають безпосередньо під час її проведення. Несвоєчасне та неякісне подання потреби, помилки в тендерній документації та оголошенні, несвоєчасне реагування на звернення учасників, тривалий розгляд тендерних пропозицій або оскарження тендерної документації / рішень замовника можуть суттєво збільшити загальну тривалість відкритих торгів.

Як показують наведені приклади, навіть одна така причина може суттєво відтермінувати завершення відкритих торгів. Тому замовнику важливо не лише дотримуватися встановлених законодавством строків, а й завчасно планувати закупівлю, ретельно готувати тендерну документацію, контролювати перебіг процедури та своєчасно реагувати на звернення учасників. Це допоможе уникнути затримок, яких можна було б не допустити, і завершити відкриті торги в оптимальні строки.