Як уповноваженій особі нумерувати протоколи в новому році

При здійсненні закупівель уповноважена особа формує протоколи, в яких фіксуються рішення уповноваженої особи. При цьому, формуючи протокол уповноваженій особі слід дотримуватися законодавчих вимог щодо форми та змісту такого документа. 

Одним із найбільш частих питань, яке виникає при складенні протоколу уповноваженою особою, є нумерація протоколів. Приміром, яким чином нумерувати протоколи, якщо призначено нову уповноважену особу пропонуємо ознайомитися в статті Якщо призначено нову уповноважену особу чи має вона нумерувати  свої протоколи з одиниці чи продовжує далі нумерацію? 

Окрім цього, чи можуть притягнути уповноважену особу за невідповідність форми та/або змісту протоколу вимогам нормативно-правових актів дізнаєтеся в статті Чи передбачена відповідальність за складення протоколу не у відповідності до положень НПА, в яких визначені вимоги до форми та змісту протоколу. 

Однак настання нового року викликає в замовників також чимало питань, зокрема яким чином нумерувати протоколи уповноваженій особі в новому році? Починати нумерацію протоколів з настанням нового року з одиниці? Чи продовжувати нумерацію протоколів? 

Тому далі проаналізуємо положення відповідних нормативно-правових актів та надамо відповідь на задане питання.  

Відповідно до частини 1 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним із способів, який визначений Законом.  

Водночас частиною 10 статті 11 Закону передбачено, що  рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. 

У відповідності до наведених норм вбачається, що протокол повинен містити дату прийняття рішення та підпис уповноваженої особи.  

Однак будь-яких вимог до нумерації протоколів зазначені норми закупівельного законодавства не містять. 

Тому звернемось до інших нормативно-правових актів. 

Формуючи протокол уповноваженої особи в паперовій формі необхідно звернутися до ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі-ДСТУ 4163:2020), який визначає, що одним із обов’язкових реквізитів документів є реєстраційний індекс документа.   

Водночас при складанні протоколів в електронній формі уповноваженій особі потрібно керуватися «Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади» затвердженою Постанови Кабміну від 17.01.2018 № 55 (далі - Типова інструкція), в якій визначено, що номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо. 

Окрім цього, пункт 8  Типової інструкції визначає, що установи організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи), що розробляється на підставі Інструкцій, затверджених цією постановою, та з урахуванням інших актів законодавства 

Як видається, з розглянутих норм ДСТУ 4163:2020 не визначає будь-яких вимог до нумерації протоколів, окрім зазначення, що обов’язковим реквізитом протоколу повинен бути реєстраційний індекс документа.  

Однак з положень Типової інструкції вбачається, що вести нумерацію протоколів уповноважені особи можуть з огляду на власні інструкції з діловодства, які розроблені юридичною особою, або ж нумерацію протоколів слід вести в межах календарного року. 

Таким чином, замовники з огляду на положення зазначених норм можуть починати нумерацію протоколів з початку нового року з одиниці або ж нумерувати протоколи у відповідності до власних інструкцій з діловодства, якщо вони розроблені замовником.  

При цьому, щоб дізнатися більше про протоколи уповноваженої особи пропонуємо ознайомитися з наступними статтями: 

• Як складати протоколи уповноваженої особи та що в них потрібно враховувати; 
• Які рішення уповноваженої особи публікуємо, а які ні; 
• Чи передбачена відповідальність за відсутність складення протоколу УО; 
• Неоприлюднення протоколу про визначення переможця: що порушив замовник