Як складати протоколи уповноваженої особи та що в них потрібно враховувати

Частина 1 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) визначає, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним із способів, який визначений Законом.

Водночас частиною 10 статті 11 Закону передбачено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

У відповідності до зазначеної норми видається, що протокол є тим документом, в якому уповноважена особа відображає рішення, які приймаються нею під час здійснення закупівель.

Однак, задля складення протоколу уповноваженій особі потрібно враховувати законодавчі вимоги щодо форми та змісту такого документа.

При цьому, уповноважені особи можуть складати протоколи як в паперовій формі так і у формі електронних документів.

Тому далі пропонуємо ознайомитись із тим, що таке протокол, що врахувати уповноваженій особі при складенні протоколу, щоб такий протокол відповідав вимогам нормативно-правових актів та розглянемо особливості його складення в паперовій та електронній формі.

Що таке протокол уповноваженої особи?

Вітчизняне законодавство не містить визначення поняття «протокол», тому звернемось до тлумачення поняття  «протокол», яке наведено у Академічному тлумачному Словнику української мови, в якому визначено, що це документ, який містить запис усього, про що йшла мова на зборах, засіданні, допиті і т. ін. / документ, який засвідчує певний факт, подію і т. ін. і має юридичне значення.

У відповідності до даного визначення видається, що протокол - це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксуються результати обговорень питань на певних засіданнях та визначаються певні рішення, які засвідчують певний факт, подію і має юридичне значення.

В свою чергу, особливістю складення протоколу уповноваженою особою є те, що уповноважена особа складає протокол та фіксує в ньому своє рішення одноосібно, на відміну від вище визначеного визначення протоколу, де в ньому визначили, що в протоколі фіксуються рішення, які приймаються шляхом обговорень на засіданнях, зборах.

Тому доцільно назву документа, який складає уповноважена особа, визначити наступним чином: «ПРОТОКОЛЬНЕ РІШЕННЯ (ПРОТОКОЛ)».

Вимоги законодавства з публічних закупівель до протоколу

Єдиною нормою, яка визначає вимоги до протоколу уповноваженої особи є частина 10 статті 11 Закону в якій визначено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Так, в даній нормі помічаємо, що протокол уповноваженої особи повинен містити:

• дату прийняття рішення уповноваженою особою;
• підпис уповноваженої особи.

Однак будь-яких інших вимог до такого протоколу законодавство з публічних закупівель не містить. Тому доцільно звернутися до інших нормативно-правових актів.

Водночас варто зазначити, що уповноважені особи можуть складати протоколи як в паперовій, так і в електронній формі. Тому далі розглянемо особливості складенні протоколів в обох формах з огляду на вимоги окремих нормативно-правових актів. 

Особливості складення протоколу в паперовій формі

Визначаючи вимоги до складення протоколу уповноваженої особи в паперовій формі звернемося до ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Так, в розділі 1 зазначеного ДСТУ визначено, що цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації (далі — документи), зокрема на: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо); розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі — юридична особа) незалежно від їхнього функціонально- цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення документів.

Вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можуть бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації.

Стандарт визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації.

В пункті 4.4. ДСТУ 4163:2020 зазначено, що документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити:

• найменування юридичної особи (04);
• назва виду документа (09);
• дата документа (10);
• реєстраційний індекс документа (11);
• заголовок до тексту документа (19);
• текст документа (20);
• підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).

Окрім цього, складаючи протокол варто звернутись до пункту 5.13 ДСТУ 4163:2020 в якому визначено, що місце складення документа зазначають на всіх документах, крім листів.

Місце складання документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа».

Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014.

Відповідно на підставі зазначеної інформації, яка міститься в ДСТУ визначимо необхідні складові протоколу уповноваженої особи.

Реквізити, які повинен містити протокол:

1. Назва документа: (протокольне рішення/протокол);

2. Назва установи / організації, де складається протокол (наприклад: КОМУНАЛЬНЕ ПІДПРИЄМСТВО «КИЇВПАСТРАНС»);

3. Дата протоколу: (наприклад: 01.03.2024 р.):

4. Номер протоколу: (наприклад: № 1);

5. Місце засідання / складення протоколу (зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання / складення протоколу);

6. Текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини:

6.1. У вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа.

Приклад вступної частини:

1. Про проведення закупівлі товару за предметом закупівлі Бензин А-95 (09130000-9 - Нафта і дистиляти).

2. Про оприлюднення в електронній системі інформації та документів за результатами здійснення закупівлі товару за предметом закупівлі Бензин А-95 (09130000-9 - Нафта і дистиляти).

6.2. В основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були

прийняті.

Приклад основної частини:

Під час розгляду першого питання порядку денного:

Враховуючи наявну потребу замовника, що підтверджена _______ (зазначити наприклад: службова записка,  тощо) від _____ № ______ існує необхідність у здійсненні закупівлі Бензину А-95 (09130000-9 - Нафта і дистиляти).

Відповідно до підпункту 4 пункту 13 Особливостей,  придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. грн,  робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн грн, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та / або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(зазначити обґрунтування нагальної потреби та підстави об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу), що підтверджуються ____________________________________________ (зазначити, якими документами підтверджується), що додаються до протоколу.

Враховуючи викладене вище та з метою задоволення потреби на 2024 рік у товарах за предметом закупівлі Бензин А-95 (09130000-9 - Нафта і дистиляти) необхідно здійснити закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару шляхом укладання договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель.

Під час розгляду другого питання порядку денного:

За результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» (пункт 13 Особливостей). 

Пунктом 3-8 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» визначено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні в разі здійснення замовником закупівлі без використання електронної системи закупівель, за умови що вартість закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору. Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження та / або місцезнаходження постачальників (виконавців робіт та надавачів послуг), та/або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, якщо поширення такої інформації несе ризики для безпеки замовника та / або постачальників (виконавців робіт та надавачів послуг).

Згідно абзацу 24 пункту 13 Особливостей у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

У разі коли оприлюднення в електронній системі закупівель інформації про місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження (для юридичної особи)/місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг (оприлюднення якої передбачено Законом та / або цими особливостями) несе загрозу безпеці замовника та / або постачальника, така інформація в договорі про закупівлю, який укладається відповідно до цього пункту та оприлюднюється в електронній системі закупівель, може зазначатися як назва населеного пункту місцезнаходження замовника та / або місцезнаходження (для юридичної особи) / місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та / або назва населеного пункту, в який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).

Враховуючи викладене вище необхідно за результатами закупівлі ______________ (зазначити предмет закупівлі та код за Єдиним закупівельного словник) оприлюднити в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до підпункту 4 пункту 13 Особливостей, що викладене у даному протокольному рішенні, не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору.

ВИРІШИЛА: 

1. Здійснити закупівлю товару за предметом закупівлі Бензин А-95 (09130000-9 - Нафта і дистиляти) без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару шляхом укладання договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель.
2. Оприлюднити в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до підпункту 4 пункту 13 Особливостей, що викладене у даному протокольному рішенні, не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору.

7. Підпис особи, яка складає протокол.

Особливості складення протоколу в електронній формі

Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55 затверджено «Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну» (далі - Типова інструкція) в якій містяться вимоги щодо протоколів.

Так, в пунктах 106-122 Типової інструкції міститься наступна інформація, яка повинна міститися в протоколі:

106. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, колегіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

107. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

108. Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

109. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

110. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

111. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

112. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власне ім’я голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власне ім’я присутніх постійних членів колегіального органу, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

116. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

117. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

118. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та власного імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

119. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

120. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

121. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

122. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Відповідно замовникам потрібно враховувати зазначені норми Типової інструкції щодо інформації, яка повинна міститися в протоколі уповноваженої особи.

Тому у відповідності до положень Типової інструкції та Закону визначимо, яка інформація повинна міститися в протоколі, який складається уповноваженою особою під час прийняття рішень під час здійснення закупівель.

Реквізити, які повинен містити протокол:

1. Дата протоколу (наприклад: 01.03.2024 р.);

2. Номер (індекс) протоколу (наприклад: № 1);

3. Місце засідання / складення протоколу (зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання / складення протоколу);

4. Назва установи / організації, де складається протокол (наприклад: КОМУНАЛЬНЕ ПІДПРИЄМСТВО «КИЇВПАСТРАНС»);

5. Назва виду документа (наприклад: протокольне рішення / протокол);

6. Текст протоколу, який складається з вступної та основної частин:

6.1. Вступна частина повинна включати:

• порядок денний, який включає перелік питань та які заплановані до розгляду. Слова «Порядок денний» слід друкувати від межі лівого поля та після них поставити двокрапку. Кожне питання потрібно друкувати з абзацу та починати з прийменника «Про».

Приклад вступної частини:

1. Про затвердження змін до річного плану на 2024 рік, який додається.

2. Про оприлюднення змін до річного плану на 2024 рік в електронній системі закупівель.

6.2. Основна частина повинна включати:

• розділи, які повинні відповідати пунктам порядку денного, повинні бути пронумеровані та містити питання, які розглядаються. В основній частині доцільно зазначити розділ: ВИРІШИЛИ, оскільки уповноважена особа в протоколі приймає рішення про здійснення певних дій.
• Після слова «ВИРІШИЛИ» зазначити питання з розглянутого питання порядку денного.

             Приклад основної частини:

Під час розгляду першого питання порядку денного:

Для задоволення потреби на 2024 рік у товарах за предметом закупівлі Дизельне пальне (09130000-9 - Нафта і дистиляти), необхідно провести відкриті торги. Відповідно до пункту 14 Особливостей Закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Абзацом 3 частини 1 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» передбачено, що закупівля здійснюється відповідно до річного плану. 

На виконання наведених вище норм необхідно затвердити зміни до річного плану на 2024 рік, який є Додатком № 1. 

Під час розгляду другого питання порядку денного:

Відповідно до абзацу 2 частини 1 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. На виконання даної вимоги Закону України «Про публічні закупівлі» оприлюднити зміни до річного плану на 2024 рік, який є Додатком № 1, в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня їх затвердження.

ВИРІШИЛА:

1. Затвердити зміни до нього на 2024 рік, який додається.

2. Оприлюднити в електронній системі закупівель зміни до нього на 2024 рік, який є Додатком № 1.

7. Підпис особи, яка складає протокол.

Підсумки

Протокол - це документ, в якому уповноважена особа відображає рішення, які приймаються неї під час здійснення закупівель.

Складаючи протокол уповноваженій особі слід враховувати норми Закону, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55.