Робоча група 

Уповноважена особа – багатофункціональний працівник, який має відповідний багаж знань та вмінь. І все ж трапляються ситуації, коли не зайвою стає допомога інших працівників замовника, особливо якщо така можливість передбачена у вимогах Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон). 

Згідно частини 12 статті 11 Закону за рішенням замовника може утворюватися робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій / пропозицій. У разі утворення робочої групи уповноважена особа є її головою та організовує її роботу. До складу робочої групи застосовуються вимоги абзацу другого частини сьомої цієї статті. Робоча група бере участь у розгляді тендерних пропозицій / пропозицій, у проведенні переговорів у разі здійснення переговорної процедури, а рішення робочої групи має дорадчий характер. 

З цього випливає, що у певних ситуаціях уповноважена особа має можливість ініціювати створення робочої групи. Та все ж пропонуємо розглянути вищезгадану норму більш детально та поетапно: 

• «за рішенням замовника» – сформувати робочу групу можна шляхом затвердження відповідного рішення замовника. Таке рішення може бути затверджене, наприклад, наказом чи іншим розпорядчим документом керівника замовника або іншої особи, яка має відповідні на те повноваження; 
• «може утворюватися робоча група» – враховуючи наявність терміну «може», створення робочої групи є радше правом замовника, а не обов’язком; 
• «у складі працівників замовника» – дане твердження означає, що замовник має право включати в робочу групу лише тих осіб, які входять у чисельність працівників замовника; 
• «для розгляду тендерних пропозицій / пропозицій» та «робоча група бере участь у розгляді тендерних пропозицій / пропозицій, у проведенні переговорів у разі здійснення переговорної процедури» – враховуючи зазначене, робоча група може формуватись з метою розгляду тендерних пропозицій / пропозицій або ж проведення переговорів під час здійснення переговорної процедури (нагадуємо, що  переговорна процедури відсутня у переліку видів закупівель, передбачених Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178). Саме тому уповноваженій особі слід приймати активну участь у виборі працівників, які увійдуть в робочу групу. При цьому варто врахувати специфіку конкретного предмета закупівлі, вміння тих чи інших працівників працювати з відповідними документами, їх обізнаність у відповідних сферах законодавчої бази та інше. Для прикладу, до складу робочої групи можна долучити: робітника, який сформував та подав потребу щодо конкретного предмета закупівлі; працівника, який володіє достатнім рівнем знань для перевірки окремих документів тендерної пропозиції (наприклад, бухгалтер, якщо необхідно перевірити фінансову звітність, надану для підтвердження відповідності кваліфікаційному критерію, передбаченому пунктом 4 частини 2 статті 16 Закону); юриста, який допоможе розібратись із трактуванням законодавчих норм та їх використанням відповідно до обставин конкретної ситуації, тощо; 
• «у разі утворення робочої групи уповноважена особа є її головою та організовує її роботу» – фактично уповноважена особа виступатиме своєрідним керівником для робочої групи, зможе розподіляти обов’язки між членами групи та координувати їх роботу. При цьому вірний розподіл робочих функцій допоможе підвищити рівень ефективності виконання поставлених завдань; 
• «до складу робочої групи застосовуються вимоги абзацу другого частини сьомої цієї статті» – у відповідності до норм абзацу 2 частини 7 статті 11 Закону, не можуть визначатися або призначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради. Відповідно ці ж обмеження встановлюються до кожного із членів робочої групи; 
• «рішення робочої групи має дорадчий характер» – це означає, що думку кожного члена робочої групи варто донести до уповноваженої особи, яка водночас є головою робочої групи, враховуючи що остаточне рішення залишається саме за нею. В той же час позиція членів групи містить виключно рекомендаційний характер. Більш детально тематика формування робочої групи та й взаємодії з колегами в цілому описана у статті «Взаємодія уповноваженої особи з внутрішнім замовником при проведенні відкритих торгів». 

Для повноцінної та ефективної діяльності робочої групи, окрім розпорядчого рішення замовник може подбати про формування та затвердження положення про робочу групу. Даний документ не є обов’язковим, але в той же час допоможе врегулювати питання робочих взаємовідносин між визначеними працівниками. Приклади відповідних рішень, а також Положення про робочу групу можна віднайти у матеріалі «Приклади документів для призначення уповноваженої особи та її взаємодії із внутрішнім замовником».