Під час здійснення закупівель у замовника може виникнути потреба у додатковому обсязі товарів, робіт або послуг, які вже закуповувалися у поточному році. У такому випадку важливо правильно визначити, чи є така потреба додатковою та як провести відповідну закупівлю, бо Особливості передбачають для таких випадків окреме правило. Тож розглянемо, коли замовник може ним скористатися та як правильно здійснити закупівлю додаткової потреби.
Нормативне регулювання закупівлі «додаткова потреба»
Абзацом 3 пункту 15 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) визначено, що якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених Особливостями.
Що саме слід розуміти під «додатковою потребою»?
Закупівельне законодавство не містить окремого нормативного визначення поняття «додаткова потреба». Тому для розуміння його змісту можна звернутися до значення відповідних слів, які містяться в Словнику української мови:
- «додатковий» - той, який є додатком до чого-небудь.
- «потреба» - необхідність у кому -, чому -небудь, що вимагає задоволення;
- потрібність. Коли є (буде) потреба;
- у разі потреби - якщо виникає (виникне) необхідність. Те, без чого не можна обійтись;
- вимоги, які необхідно задовольнити.
У закупівельному контексті додаткову потребу варто розглядати як необхідність придбати додатковий обсяг товарів, робіт або послуг замовником.
За яких умов замовник має право визнати потребу додатковою?
Абзац 3 пункту 15 Особливостей встановлює декілька умов, які мають виконуватися одночасно.
Умова 1. Виникла додаткова потреба
Йдеться саме про додатковий обсяг товару, робіт або послуг, який замовник не міг визначити на етапі планування закупівель.
Водночас не можна вважати додатковою потребою обсяг, який замовник уже передбачав придбати на початку року, але з певних причин не закупив у повному обсязі. У такому випадку йдеться про невиконану або нереалізовану частину річної потреби, а не про потребу, що виникла додатково.
Приклад 1. Замовник у січні 2026 року закупив офісні крісла для обладнання своїх кабінетів. У травні 2026 року було прийнято рішення про створення нового структурного підрозділу, для якого необхідно додатково придбати офісні крісла.
Такий обсяг меблів не був передбачений на етапі планування закупівель, тому у замовника виникла додаткова потреба у придбанні офісних крісел.
Умова 2. Замовник не міг передбачити додаткову потребу на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі
Для виконання цієї умови замовнику необхідно довести, що він не міг передбачити виникнення такої потреби на момент проведення закупівлі за тотожним предметом закупівлі.
Для цього слід встановити, коли виникли обставини, які зумовили необхідність у додатковому обсязі, та чи були вони відомі або об’єктивно могли бути відомі замовнику під час здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі.
Якщо на той момент таких обставин не існувало або замовник об’єктивно не міг їх передбачити, а необхідність у додатковому обсязі виникла вже після проведення закупівлі, така потреба може відповідати критерію непередбачуваності.
Приклад 2. Замовник у січні 2026 року закупив послуги з охорони своїх об’єктів. У червні 2026 року рішенням органу управління замовнику було передано додатковий об’єкт, який також потребує охорони.
На момент планування та здійснення попередньої закупівлі рішення про передачу додаткового об’єкта замовнику прийняте не було, а тому замовник не мав можливості передбачити необхідність його охорони. Отже, потреба у додатковому обсязі послуг виникла вже після здійснення попередньої закупівлі та не могла бути передбачена замовником на той момент та на момент планування закупівель, а тому її можна розглядати як додаткову потребу.
Умова 3. Тотожний предмет закупівлі
Ще однією обов’язковою умовою є те, що додаткова потреба має стосуватися тотожного предмета закупівлі, за яким замовник уже здійснював закупівлю.
Звертаючись до Словника української мови, поняття «тотожний» слід розуміти як:
- такий самий, однаковий з чимсь, цілком подібний до чогось;
- відповідний чому-небудь, цілком схожий на щось.
Отже, додаткова потреба має стосуватися того самого предмета закупівлі, який замовник уже закуповував у поточному році.
У відповідності до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), предмет закупівлі – товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку. Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.
У абзаці 1 пункту 15 Особливостей зазначено, що предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708.
Такти чином здійсненням закупівлі за тотожним предметом закупівлі буде вважатися придбання товару / робіт / послуг за ідентичним предметом закупівлі, в тому числі й ідентичним кодом за Єдиним закупівельним словником.
Приклад 3. У січні 2026 року замовник здійснив закупівлю паперу офісного за кодом ДК 021:2015:30190000-7 Офісне устаткування та приладдя різне для забезпечення своєї потреби. У листопаді 2026 року до замовника було приєднано ще два заклади, потреба яких також включає папір офісний за кодом ДК 021:2015:30190000-7 Офісне устаткування та приладдя різне.
У даному випадку замовник може вважати це додатковою потребою, адже ним була здійснена попередньо закупівля за тотожним предметом закупівлі - папір офісний за кодом ДК 021:2015:30190000-7 Офісне устаткування та приладдя різне.
Умова 4. Закупівля за тотожним предметом закупівлі вже була здійснена
Застосування абзацу 3 пункту 15 Особливостей можливе за умови, що замовник вже здійснив закупівлю за тотожним предметом закупівлі. Тобто попередня закупівля має бути завершена, а за її результатами укладено відповідний договір.
Якщо ж закупівля за тотожним предметом ще триває, зокрема проводяться відкриті торги, підстав вважати додатковий обсяг окремою додатковою потребою за цією нормою немає.
Приклад 4. У січні 2026 року замовник здійснив закупівлю дизельного палива за кодом ДК 021:2015:09130000-9 Нафта й дистиляти. У вересні 2026 року у зв’язку з передачею замовнику додаткових автомобілів виникла потреба у придбанні дизельного палива за кодом ДК 021:2015:09130000-9 Нафта й дистиляти.
Таким чином, на момент виникнення додаткової потреби замовник уже провів закупівлю за тотожним предметом закупівлі. Отже, умова щодо попереднього проведення закупівлі за тотожним предметом закупівлі дотримана і замовник може вважати це додатковою потребою.
Умова 5. Попередня закупівля була здійснена саме у поточному році
Останньою умовою застосування абзацу 3 пункту 15 Особливостей є те, що попередня закупівля за тотожним предметом закупівлі повинна бути здійснена саме у поточному році. Ця умова стосується саме року здійснення попередньої закупівлі, а не року, на потребу якого вона проводилася. Адже замовник може здійснити закупівлю наприкінці одного року для забезпечення потреб наступного.
Приклад 5. У лютому 2026 року замовник здійснив закупівлю послуг з прибирання приміщень на потребу установи. У жовтні 2026 року у зв’язку з відкриттям додаткового корпусу виникла потреба у додатковому обсязі таких самих послуг.
У цьому випадку попередня закупівля за тотожним предметом закупівлі була здійснена у лютому 2026 року, тобто у поточному році. Тому замовник виконує умову щодо року здійснення попередньої закупівлі та може розглядати потребу як додаткову.
Отже, якщо замовником одночасно виконуються всі зазначені умови, він має право вважати потребу в додатковому обсязі товарів, робіт або послуг додатковою потребою та застосувати правомірно абзац 3 пункту 15 Особливостей для її закупівлі.
Чи потрібно документально підтверджувати додаткову потребу?
Законодавство не встановлює прямої вимоги про обов'язкове документальне підтвердження додаткової потреби як окремої умови застосування абзацу 3 пункту 15 Особливостей.
Водночас це не означає, що замовник не повинен мати документів, які підтверджують виникнення та непередбачуваність такої потреби. Адже саме замовник повинен довести правомірність застосування абзацу 3 пункту 15 Особливостей.
Тому доцільно документально зафіксувати обставини, які спричинили виникнення додаткової потреби, а також момент їх виникнення. При цьому законодавство не встановлює вичерпного переліку документів, якими має підтверджуватися додаткова потреба. Тому замовник самостійно визначає спосіб її документування з урахуванням конкретних обставин, що стали підставою для виникнення додаткової потреби.
Отже, документальне підтвердження не є окремою умовою застосування абзацу 3 пункту 15 Особливостей, однак замовнику доцільно мати належне документальне обґрунтування виникнення додаткової потреби. Це дозволить підтвердити правомірність прийнятого ним рішення про застосування абзацу 3 пункту 15 Особливостей.
Як обрати вид закупівлі для додаткової потреби?
Якщо потреба правомірно визначена як додаткова відповідно до абзацу 3 пункту 15 Особливостей, то її очікувана вартість не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель) закупівля якого (яких) була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Тобто додаткова потреба розглядається окремо від попередньої закупівлі, а замовник визначає спосіб її закупівлі, виходячи саме з очікуваної вартості додаткової потреби. На практиці це означає, що:
- очікувана вартість додаткової потреби закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля якого (яких) була здійснена;
- замовник обирає вид закупівлі для додаткової потреби виходячи з її очікуваної вартості та відповідних вартісних меж, установлених Особливостями.
Що варто взяти до увагу з урахуванням останніх змін внесених до Особливостей, які впливають на обрання виду закупівлі для додаткової потреби:
1. Постановою Кабінету Міністрів України "Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 і від 12 жовтня 2022 р. № 1178", від 05.02.2026 № 132 (далі - Постанова № 132) абзац 1 пункту 14 Особливостей було доповнено новим реченням:
«очікувана вартість предмета закупівлі зазначається в річному плані закупівель з урахуванням податку на додану вартість у разі, коли операція з постачання такого предмета закупівлі (товарів, робіт, послуг) підлягає оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до законодавства.»
Відповідно під час визначення очікуваної вартості додаткової потреби замовнику необхідно:
- визначати, чи підлягає предмет закупівлі оподаткуванню податком на додану вартість;
- аналізувати комерційні (цінові) пропозиції, приводячи їх до єдиного показника, відповідно шляхом урахування суми ПДВ, якщо предмета закупівлі підлягає оподаткуванню;
- якщо предмет закупівлі на момент планування підлягає оподаткуванню, то очікувана вартість має розраховуватися виключно з податком на додану вартість;
- зазначати у річному плані закупівель очікувану вартість закупівлі з урахуванням ПДВ, якщо операція з постачання такого предмета закупівлі (товарів, робіт, послуг) підлягає оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до законодавства;
- зазначати у річному плані закупівель очікувану вартість закупівлі без урахуванням ПДВ, якщо операція з постачання такого предмета закупівлі (товарів, робіт, послуг) не підлягає оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до законодавства. У такому разі у протокольному рішенні та у примітках до річного плану (на власний розсуд) замовнику доречно вказувати посилання на нормативно-правовий акт, згідно якого предмет закупівлі не оподатковується;
- розробити власний порядок визначення очікуваної вартості по установі.
2. Постановою Кабінету Міністрів України «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 і від 11 листопада 2022 р. № 1275» від 15.07.2026 № 957 (далі – Постанова № 957) пункт 13 Особливостей, який визначав підстави для укладення «прямого» договору про закупівлю було викладено у новій редакції, якою запроваджено переговорну процедуру закупівлі. А нові винятки, які дозволяють укладати договори про закупівлю без застосування процедур закупівель та / або електронного каталогу для закупівлі товарів визначені пунктом 9-2 Особливостей.
Крім того законодавець відмовився від єдиних порогових значень для всіх замовників і встановив різні вартісні межі залежно від категорії замовника, визначеної частиною 1 статті 2 Закону. Також скасовано окремі вартісні межі для закупівлі послуг з поточного ремонту в загальних положеннях Особливостей (крім закупівель у рамках реалізації Ukraine Facility).
Отже, після того як замовник визначив додаткову потребу та розрахував її очікувану вартість, він має визначити, який вид закупівлі може застосувати для її задоволення.
Для цього необхідно зіставити очікувану вартість додаткової потреби з відповідними новими вартісними межами, установленими Особливостями з 01.09.2026. Залежно від отриманої очікуваної вартості замовник може обрати один із передбачених Особливостями видів закупівель.
Для наочності порядок вибору виду закупівлі можна представити таким чином:
| Очікувана вартість додаткової потреби | Норма Особливостей | Вид закупівлі |
| менша ніж 50 тис. грн | пункт 11-1 Особливостей | закупівля без використання ЕСЗ; запит пропозицій постачальників |
| дорівнює або перевищує 50 тис. грн | пункт 11-1 Особливостей | запит пропозицій постачальників |
| менша ніж вартісні межі, визначені пунктом 11 Особливостей | пункт 11 Особливостей | закупівля без використання ЕСЗ; запит пропозицій постачальників |
| дорівнює або перевищує вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей | пункт 10 Особливостей | відкриті торги із публікацією англійською мовою; відкриті торги у порядку, визначеному Особливостями; запит пропозицій постачальників; рамкові угоди; переговорна процедура закупівлі |
| дорівнює або перевищує вартісні межі, визначені пунктом 9-2 Особливостей | пункт 9-2 Особливостей | закупівля без використання ЕСЗ за виключенням |
Важливо: якщо річна потреба замовника не повністю задоволена, то під час обрання виду закупівлі для додаткової потреби замовник повинен виходити із очікуваної вартості додаткової потреби та тієї частини річної потреби, яка ще не була закуплена і яку він планує задовольнити у поточному році, без урахування вартості вже здійсненої закупівлі.
Приклад. У січні 2026 року замовник, визначений пунктом 2 частини 1 статті 2 Закону, здійснив закупівлю паперу офісного на суму 600 тис. грн, хоча загальна річна потреба становила 900 тис. грн. Отже, після проведення закупівлі залишилася незадоволена частина річної потреби вартістю 300 тис. грн.
У жовтні 2026 року у замовника виникла додаткова потреба в папері офісному на суму 30 тис. грн, яка відповідає умовам абзацу 3 пункту 15 Особливостей.
У такому випадку під час визначення виду закупівлі для здійснення закупівлі додатковї потреби замовник враховує 300 тис. грн - незадоволеної частини річної потреби та 30 тис. грн - додаткової потреби, тобто необхідно додати очікувану вартість додаткової потреби до очікуваної вартості річної потреби, яку він планує задовільнити в поточному році (300 + 30 = 330 тис. грн). Виходячи із сукупної очікуваної вартості 330 тис. грн та з урахуванням установлених Особливостями нових вартісних меж, замовник обирає для здійснення закупівлі додаткової потреби відповідний вид закупівлі, передбачений саме згідно пункту 10 Особливостей.
Алгоритм здійснення закупівлі додаткової потреби
Розглянемо покроковий алгоритм здійснення закупівлі додаткової потреби.
Крок 1. Визначаємо потребу та предмет закупівлі
Спочатку замовник встановлює, що саме йому необхідно придбати: товар, роботу чи послугу та у якому обсязі.
На цьому етапі також визначається предмет закупівлі. Згідно пункту 22 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), предмет закупівлі - товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.
Згідно пункту 15 Особливостей предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708.
Тож предмет закупівлі визначається залежно від його виду - товари, роботи чи послуги з урахуванням вимог Закону та Порядку № 708.
Крок 2. Визначаємо чи можна віднести потребу до додаткової
Необхідно послідовно перевірити всі 5 умов визначених абзацом 3 пункту 15 Особливостей:
- виникла додаткова потреба;
- замовник не міг передбачити таку потребу на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі;
- предмет закупівлі є тотожним;
- за таким предметом закупівлі, закупівля вже була здійснена;
- попередня закупівля була здійснена у поточному році.
Якщо всі умови виконуються, замовник може правомірно застосувати абзац 3 пункту 15 Особливостей. Якщо хоча б одна умова не виконується, підстав визначати необхідний замовнику обсяг як додаткову потребу немає.
Крок 3. Готуємо обґрунтування та за наявності документальне підтвердження закупівлі додаткової потреби
Законодавець у разі здійснення закупівлі як «додаткова потреба» прямо не визначив обов’язку обґрунтовувати таку закупівлю та мати документальне підтвердження виникнення додаткової потреби.
Але, уповноважена особа має убезпечити себе, тому варто обґрунтовувати своє рішення щодо визначення додаткової потреби та додавати підтвердні документи.
У протоколі зазначаємо посилання на відповідні законодавчі норми (абзац 3 пункт 15 Особливостей), відповідні аргументи, які обґрунтовують наявність саме додаткової потреби, причину виникнення та за наявності додаємо підтверджуючі документи.
Крок 4. Визначаємо очікувану вартість предмета закупівлі та обираємо вид закупівлі
Після встановлення статусу потреби як додаткової замовник визначає її очікувану вартість та обирає вид закупівлі відповідно виходячи з нових вартісних меж визначених Особливостями з 01.09.2026.
При цьому вартість вже здійсненої (здійснених) закупівлі (закупівель) за тотожним предметом (тотожними предметами) не додається до вартості додаткової потреби.
Водночас, якщо річна потреба за предметом ще не задоволена повністю, замовник враховує відповідний залишок потреби під час визначення виду закупівлі по додатковій потребі.
Крок 5. Готуємо протокол щодо затвердження та оприлюднення річного плану закупівель чи змін до нього, а також оприлюднюємо його / їх в електронній системі закупівель
Після визначення додаткової потреби та вибору виду закупівлі замовнику необхідно відобразити таку закупівлю в річному плані закупівель.
Для цього уповноважена особа оформлює відповідне рішення щодо затвердження річного плану або змін до нього та оприлюднення його / їх в електронній системі закупівель протоколом.
Після затвердження річного плану або змін до нього відповідна інформація оприлюднюється в електронній системі закупівель у встановленому закупівельним законодавством порядку.
Крок 6. За потреби готуємо обґрунтування технічних та якісних характеристик, розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі для виконання норм постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» та оприлюднюємо його
Якщо на конкретну закупівлю поширюються відповідні вимоги Постанови №710 щодо обґрунтування технічних та якісних характеристик, розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості, замовник готує такий документ та в разі необхідності оприлюднює його на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки).
Крок 7. Проводимо закупівлю додаткової потреби.
Подальший порядок дій замовника та перелік документів, необхідних на цьому етапі, залежатимуть від обраного виду закупівлі.
Підсумки
Отже, додаткова потреба - це не просто необхідність придбати додатковий обсяг товарів, робіт чи послуг, а потреба, яка виникла за обставин, що відповідають сукупності умов, визначених абзацом 3 пункту 15 Особливостей. Якщо всі передбачені цією нормою умови дотримані, замовник має право не додавати очікувану вартість додаткової потреби до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля якого (яких) була здійснена, та обрати вид закупівлі виходячи з очікуваної вартості додаткової потреби.