Визначення очікуваної вартості - один із ключових етапів планування закупівлі. Проте на практиці складність часто полягає не стільки в самому розрахунку, скільки в тому, де знайти актуальну та достовірну інформацію про ціну. Тому пропонуємо розглянути, які джерела може використовувати замовник для отримання ціни, у чому особливості кожного з них та на що звернути увагу під час їх використання.
Що таке очікувана вартість предмета закупівлі?
Очікувана вартість - розрахункова вартість предмета закупівлі на конкретних умовах поставки із зазначенням інформації про включення / невключення до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ) та інших податків і зборів.
Очікувана ціна за одиницю - розрахункова ціна одиниці товару із зазначенням інформації про включення / невключення до очікуваної ціни податку на додану вартість (ПДВ), інших податків і зборів, а також доставки товару до замовника.
Зазначені визначення віднаходимо в Примірній методиці визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, що затверджена наказом Мінекономіки від 18.02.2020 №275, та застосовується для визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі товарів, робіт та послуг, закупівля яких здійснюється відповідно до положень Закону України "Про публічні закупівлі" і має рекомендаційний характер. Тому замовник може використовувати її або власний затверджений порядок чи методику визначення очікуваної вартості.
Водночас незалежно від того, який підхід використовує замовник, важливо, щоб розрахунок очікуваної вартості був обґрунтованим та відповідав реальній потребі замовника. Адже, у будь-якому разі замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону з урахуванням Особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених статею 5 Закону, серед яких максимальна економія, ефективність та пропорційність.
Що замовнику потрібно визначити до пошуку ціни?
Перш ніж збирати інформацію про ціну, замовнику варто визначити основні параметри майбутньої закупівлі.
1.Визначення потреби в товарах, роботах, послугах.
Необхідно визначити, що саме потрібно придбати, у якій кількості та для яких завдань.
Для цього можна проаналізувати фактичне використання товарів, робіт і послуг у попередніх періодах, залишки, заплановані завдання та інші потреби замовника.
2. Визначення предмета закупівлі та його характеристик
Визначення предмета закупівлі є необхідним етапом перед розрахунком очікуваної вартості. Спочатку замовник має встановити, що саме та в якому обсязі планує придбати, а вже потім - зібрати відповідну цінову інформацію та визначити очікувану вартість.
Під час визначення предмета закупівлі замовнику необхідно керуватися Законом, Особливостями та Порядком № 708. При цьому Порядок № 708 встановлює загальні правила визначення предмета закупівлі із застосуванням Єдиного закупівельного словника, а також передбачає спеціальні правила для окремих товарів, робіт і послуг.
Також потрібно визначити технічні та якісні характеристики товару, роботи або послуги. Вони мають відповідати фактичній потребі замовника та бути достатніми для того, щоб однозначно визначити, який саме предмет закупівлі необхідно придбати.
Визначені характеристики мають значення для подальшого пошуку цінової інформації. Адже ціна товару з певними характеристиками може суттєво відрізнятися від ціни аналогічного товару з іншою комплектацією, потужністю, розміром чи іншими параметрами.
3. Визначення інших важливих умов закупівлі
Окремо слід визначити умови, які безпосередньо впливають на ціну:
- місце поставки;
- строки поставки;
- умови оплати;
- необхідність доставки;
- гарантійні умови;
- інші особливості майбутнього придбання.
Це особливо важливо, оскільки на вартість можуть впливати умови придбання. Наприклад, ціна товару без доставки та ціна цього самого товару з доставкою до замовника - це різні цінові показники. Тому до початку пошуку ціни варто визначити не лише предмет закупівлі та його характеристики, а й основні умови придбання, які можуть впливати на вартість.
Визначені умови надалі слід зазначати під час звернення до постачальників та враховувати під час аналізу цінової інформації з відкритих джерел. Лише коли визначені потреба, предмет закупівлі, його характеристики та умови придбання, можна переходити безпосередньо до пошуку інформацію про ціну та визначення очікуваної вартості.
Лайфхаки: як знайти ціни для визначення очікуваної вартості
У замовника немає необхідності обмежуватися одним джерелом інформації. Залежно від предмета закупівлі можна використовувати декілька джерел, порівнювати отримані дані та перевіряти їх на відповідність конкретним умовам майбутньої закупівлі.
1. Запитати ціну безпосередньо у постачальника
Один із найбільш практичних способів - направити запит цінової або комерційної пропозиції виробникам, офіційним представникам, дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг.
У запиті варто зазначити предмет закупівлі, його характеристики, необхідну кількість, графік поставки, місце поставки, умови оплати, вимоги до якості, гарантійний строк та інші умови, які можуть впливати на ціну.
Так замовник отримує ціну не на абстрактний товар, а максимально наближену до умов своєї майбутньої закупівлі.
Переваги:
- можна отримати актуальну ціну на момент проведення аналізу;
- можна одразу врахувати конкретну кількість товару або обсяг послуг;
- можна з’ясувати, що саме входить у запропоновану ціну (з / без ПДВ);
- можна врахувати вартість доставки та інших супутніх витрат;
- можна уточнити умови, які безпосередньо впливають на кінцеву вартість.
Ризики:
- постачальник може не надати відповідь на запит;
- отримана ціна може бути дійсною лише протягом обмеженого періоду;
- різні постачальники можуть надати ціни на різних умовах, тому їх не завжди можна безпосередньо порівнювати;
- постачальник може не зазначити окремі складові вартості або надати неповну інформацію.
На що звернути увагу: отримані від постачальників ціни варто перевіряти на співставність - зокрема за характеристиками, кількістю, місцем поставки, строками, умовами оплати та складом ціни, тощо.
2.Попросити надати рахунок, прайс- лист або самостійно сформувати / завантажити його (за можливості)
Якщо постачальник не готовий готувати окрему комерційну пропозицію замовнику, можна попросити актуальний прайс-лист або рахунок на необхідний товар. Також, за наявності відповідної інформації у відкритому доступі, замовник може самостійно сформувати чи завантажити документ із зазначеною ціною.
Прайс-лист особливо зручний, якщо замовнику потрібно отримати інформацію одразу щодо декількох позицій.
Рахунок, своєю чергою, може дати конкретну ціну на певний товар, його кількість та, залежно від умов доставки.
Переваги:
- можна швидко отримати конкретну ціну;
- можна швидко порівняти декілька пропозицій;
- легко знайти конкретну модель або артикул;
- не потрібно витрачати час на підготовку окремого запиту комерційної пропозиції.
Ризики:
- не завжди зрозуміло, чи включені ПДВ, доставка, знижки та інші витрати;
- ціна може бути зазначена на інших умовах, ніж передбачає майбутня закупівляє.
Відтак рахунок або прайс-лист може бути швидким джерелом цінової інформації, однак перед використанням отриманої ціни необхідно перевірити умови формування - зокрема, чи включені ПДВ, доставка та інші витрати.
3.Знайти ціну у відкритому доступі в мережі Інтернет
Інформацію про ціну можна самостійно знайти у відкритому доступі в мережі Інтернет - на сайтах виробників і постачальників, в інтернет-магазинах, на спеціалізованих торговельних майданчиках, рекламних оголошеннях.
Переваги:
- можна швидко отримати декілька цінових орієнтирів;
- не потрібно чекати відповіді постачальника;
- можна порівняти ціни на аналогічні товари та пропозиції різних продавців.
Ризики:
- ціна може бути неактуальною або акційною;
- може стосуватися роздрібної, а не оптової ціни;
- не завжди зрозуміло, чи включені ПДВ, доставка та інші витрати;
- товар або його комплектація можуть не відповідати потребі замовника.
Знайдену в Інтернеті ціну потрібно перевірити на актуальність, відповідність характеристикам та умовам придбання, наявність ПДВ перед використанням у розрахунку очікуваної вартості. Тож інформацію з Інтернету доцільно використовувати як один із елементів загального аналізу ціни.
4. Проаналізувати попередні закупівлі та договори
Ціну можна знайти не лише на ринку, а й у власній історії закупівель. Якщо замовник раніше придбавав такий самий або аналогічний товар, роботу чи послугу, варто перевірити попередні договори, специфікації, рахунки та інші документи. При цьому доцільно враховувати насамперед фактичну ціну договору.
Однак ціну попередньої закупівлі не варто механічно переносити в новий розрахунок. Необхідно перевірити, чи не змінилися характеристики, обсяги, місце поставки, строки, інфляція, валютний курс, логістичні витрати та інші фактори.
Для приведення ціни попередньої закупівлі до поточного рівня до неї застосовується коефіцієнт індексації, розрахований за допомогою калькулятора індексації на офіційному вебсайті Державної служби статистики України. У подальшому для розрахунку очікуваної вартості використовується мінімальний коефіцієнт індексації.
Переваги:
- можна використати фактичну ціну попереднього придбання;
- відомі реальні умови, за яких здійснювалася закупівля.
Ризики:
- попередня ціна після індексації все одно може не повністю відображати поточну ринкову ситуацію;
- необхідно правильно визначити вихідну ціну та період, за який розраховується коефіцієнт індексації.
5. Використати BI-Prozorro
Ще одним джерелом інформацію про ціну на товар може бути аналітичний модуль BI-Prozorro. За його допомогою можна проаналізувати ціну на конкретний товар, а для також отримати інформацію про середню ціну та її динаміку за визначений період за результатом проведенних закуіпвель через Prozorro Market.
Переваги:
- можна швидко проаналізувати значний масив закупівель;
- можна отримати середню ціну товару за визначений період;
- можна проаналізувати динаміку цін;
- можна використовувати дані про фактичні закупівлі та ціни, за якими товари продавалися через Prozorro Market.
Ризики:
- середня ціна є орієнтиром і не обов’язково відповідає умовам конкретної закупівлі;
- необхідно враховувати період, за який сформована вибірка;
- умови конкретної закупівлі можуть відрізнятися за кількістю, одиницею виміру, місцем поставки, комплектацією, доставкою та іншими параметрами.
Тож дані BI-аналітики доцільно використовувати як одне з джерел цінової інформації, перевіривши, наскільки сформована вибірка відповідає потребі замовника та умовам майбутньої закупівлі.
6. Скоритатися модулем цін Prozorro
Модуль цін Prozorro також можна використати для пошуку та аналізу ціни. У вкладці «Товари» на вебпорталі Prozorro замовник може за пошуком назви конкретного предмета закупівлі чи за кодом ДК або іншими критеріями переглянути так званий діапазон цін. Ціни за одиницю товару беруться електронною системою виключно із пропозицій постачальників у запитах пропозицій постачальників, тобто тільки на товари. Відповідно не варто шукати в модулі ціни на послуги чи роботи.
Такий інструмент дає змогу швидко отримати загальний орієнтир щодо рівня цін та доповнити інформацію, отриману з інших джерел.
Переваги:
- швидкий доступ до узагальненої інформації про ціну;
- можна отримати орієнтир щодо діапазону цін;
- не потрібно окремо звертатися до постачальників;
- можна використовувати разом з іншими даними Prozorro під час аналізу ринку.
Ризики:
- вибірка цін робиться лише на закупівлю товару;
- необхідно перевірити, чи відповідають знайдені закупівлі характеристикам та умовам майбутньої закупівлі;
- ціни можуть відрізнятися залежно від кількості, місця поставки, комплектації, доставки та інших умов.
Дані модуля цін Prozorro доцільно використовувати як ціновий орієнтир та зіставляти з інформацією з інших джерел перед визначенням очікуваної вартості.
7. Використати Prozorro Market та Prozorro
Якщо необхідний товар представлений у Prozorro Market, замовник може перевірити пропозиції постачальників в електронному каталозі та отримати цінові орієнтири на поширені стандартизовані товари. Крім того, у Prozorro можна знайти інформацію про вже проведені закупівлі аналогічних або ідентичних товарів, робіт чи послуг та проаналізувати ціни укладених договорів.
Переваги:
- можна отримати актуальні цінові орієнтири в Prozorro Market;
- можна знайти значну кількість аналогічних закупівель у Prozorro;
- можна порівняти ціни різних постачальників та фактичні ціни укладених договорів;
- інформація доступна онлайн без необхідності направляти запити постачальникам.
Ризики:
- закупівлі можуть відрізнятися за характеристиками, кількістю, місцем поставки та іншими умовами;
- необхідно враховувати актуальність інформації та умови, на яких сформована ціна.
Тому інформацію про ціни з Prozorro Market та Prozorro доцільно використовувати після перевірки її актуальності та співставності з умовами майбутньої закупівлі.
8. Знайти довідкові ціни у спеціалізованих виданнях
Для окремих товарів та послуг інформація про ціну публікується у спеціалізованих виданнях, які можуть випускатися у друкованій та електронній формі або розміщуватися в Інтернеті. Це можуть бути довідкові ціни на товари та послуги, якщо такі дані публікуються відповідним виданням.
Перевага:
- можна отримати цінову інформацію з спеціалізованого джерела.
Ризики:
- довідкові ціни – це орієнтовні ціни на певні товари або послуги;
- довідкова ціна може не враховувати конкретні умови поставки, кількість або інші особливості закупівлі.
Відповідно довідкові ціни з спеціалізованих видань доцільно використовувати як одне з джерел інформації про ціну та перевіряти їх відповідність умовам конкретної закупівлі.
9. Використати дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань
Дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань - це інформація, яку регулярно збирають, аналізують і публікують спеціалізовані видання про певний ринок або галузь. Дані інформаційно-аналітичного видання можуть містити ширшу інформацію про ціни: їх динаміку, середні показники, тенденції ринку тощо.
Перевага:
- дають змогу оцінити не лише рівень ціни, а й динаміку та тенденції відповідного ринку.
Ризик:
- опубліковані дані можуть відображати загальний ринковий рівень цін, а не ціну конкретного товару чи послуги на умовах замовника;
- опублікована ціна може не враховувати конкретні умови поставки, кількість або інші особливості закупівлі.
Дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань доцільно використовувати як додаткове джерело для оцінки ринкової ситуації та обґрунтування очікуваної вартості. Водночас їх варто зіставляти з іншими ціновими даними, оскільки опубліковані показники не завжди відповідають конкретним умовам майбутньої закупівлі.
10. Перевірити біржові котирування
Для визначення ціни можна використовувати котирування світових, регіональних, місцевих та профільних бірж, якщо предмет закупівлі належить до біржових товарів.
Перевага:
- дають об’єктивний ринковий орієнтир, не прив’язаний до ціни конкретного постачальника.
Ризики:
- котирування може не враховувати доставку, податки, комісії, зберігання та інші витрати.
Біржове котирування варто використовувати як ціновий орієнтир, додатково враховуючи складові, що формують кінцеву вартість закупівлі.
11. Скористатися офіційними статистичними даними
Дані Державної служби статистики України та інших офіційних статистичних видань, у тому числі іноземних, можна використовувати для аналізу цін на окремі товари, зокрема продукти харчування, паливо тощо.
Ще одним джерелом можуть бути дані офіційних статистичних видань, у тому числі іноземних.
Перевага:
- офіційне джерело, що дає змогу оцінити рівень і динаміку цін.
Ризик:
- статистичні дані, як правило, відображають певний середній показник і не обов'язково відповідають ціні конкретного товару з конкретними характеристиками та умовами поставки;
- показники можуть відрізнятися залежно від регіону, тому важливо враховувати регіон, до якого належить замовник;
- інформація може бути оприлюднена із певним часовим відставанням.
Офіційні статистичні дані можуть бути надійним орієнтиром для аналізу рівня та динаміки цін, однак перед використанням їх варто врахувати відмінності в характеристиках і умовах закупівлі.
12. Звернутися до установ, які можуть надати інформацію про середньоринкові ціни для специфічних предметів закупівель
Якщо предмет закупівлі є специфічним і замовнику не вдається самостійно знайти достатню кількість цінових орієнтирів, можна звернутися до установ та організацій, які можуть надати інформацію про середньоринкові ціни. Залежно від предмета закупівлі це можуть бути, зокрема, торгово-промислові палати, Держстат, товарні біржі та інші профільні організації.
Перевага:
- можливість отримати спеціалізовану інформацію у ситуації, коли звичайного пошуку недостатньо.
Ризик:
- отримання інформації може потребувати додаткового часу та коштів;
- середньоринкова ціна може не враховувати характеристики предмета закупівлі, обсяг, регіон та конкретні умови поставки.
Звернення до профільних установ може допомогти отримати інформацію про ціну для специфічних предметів закупівлі, коли інших джерел недостатньо. Водночас варто враховувати витрати на отримання такої інформації та перевіряти, наскільки наведена середньоринкова ціна відповідає умовам конкретної закупівлі.
13. Провести комерційну закупівлю
Якщо замовнику потрібно отримати актуальні цінові пропозиції від потенційних постачальників, для дослідження ринку можна провести комерційну закупівлю через електронний майданчик. Це дає змогу зібрати пропозиції за конкретними характеристиками та умовами майбутньої закупівлі.
При цьому замовнику важливо розуміти: законодавство не визначає комерційну закупівлю як окремий спосіб здійснення публічної закупівлі за Законом та Особливостями.
Переваги:
- можна отримати кілька актуальних цінових пропозицій в одному місці;
- дає змогу визначити діапазон цін та потенційних постачальників;
- отримані пропозиції можна використовувати для обґрунтування очікуваної вартості.
Ризики:
- участь постачальників не гарантує, що вони надалі подадуть пропозицію у фактичній закупівлі;
- результат залежить від кількості та якості пропозицій, які вдалося отримати.
Якщо результати комерційної закупівлі відкриті, замовник може використати посилання на відповідну закупівлю як підтвердження проведеного аналізу.
Якщо ж результати приховані, доцільно зберегти отримані комерційні пропозиції та скріншоти, щоб у разі потреби підтвердити джерело використаної цінової інформації.
14. Використати регульовані ціни та тарифи
Якщо ціна або тариф на товар чи послугу регулюється державою, для визначення очікуваної вартості необхідно використати ціну або тариф, встановлені відповідним нормативно-правовим актом уповноваженого органу на здійснення державного регулювання цін у відповідній сфері.
Що варто врахувати:
- потрібно перевірити чинність нормативно-правового акта та актуальний розмір ціни або тарифу;
- встановлена ціна може застосовуватися лише за визначених законодавством умов;
- якщо тариф залежить від обсягу, категорії споживача, регіону чи інших показників, їх потрібно врахувати під час визначення ціни.