Особливості планування закупівель в 2025 році 

Тож плануванням закупівель є визначення потреби в товарах, роботах, послугах, очікуваної вартості закупівлі, планування обсягів і джерел видатків. А складання річного плану та внесення до нього змін є необхідними передумовами здійснення закупівель та передують безпосередньому проведенню закупівель. 

Корисно буде ознайомитися що таке річний план та зміни до річного плану в матеріалах Річний план та зміни до річного плану: що є що , Що варто вважати змінами до річного плану. 

Передумови планування закупівель 

Наприкінці кожного року замовники, які є розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів складають кошторис на наступний рік, а замовники, які є державними комерційними підприємствами – фінансовий план. 

Відповідно до пункту 30 частини 1 статті 2 Бюджетного кодексу України кошторис – основний плановий фінансовий документ бюджетної установи, яким на бюджетний період встановлюються повноваження щодо отримання надходжень і розподіл бюджетних асигнувань на взяття бюджетних зобов'язань та здійснення платежів для виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення результатів, визначених відповідно до бюджетних призначень.  

Згідно із частиною 2 статті 75-2 Господарського кодексу України основним плановим документом державного комерційного підприємства є фінансовий план, відповідно до якого підприємство отримує доходи і здійснює видатки, визначає обсяг та спрямування коштів для виконання своїх функцій протягом року відповідно до установчих документів. 

Тобто планування закупівель здійснюється, зокрема з урахуваням кошторису або фінансового плану, так як ці документи передбачають, що та в якому обсязі буде закуповувати підприємство / організація / установа. Проте це не означає, що уповноважена особа має скопіювати кошторис або фінансовий план і перейменувати його у річний план. Це скоріш говорить про те, що уповноважена особа має приймати участь у формуванні кошторису або фінансового плану. 

Які нормативно-правові акти регулюють планування закупівель? 

Процес  планування закупівель регулюють наступні нормативно-правові акти: 

• Закон України «Про публічні закупівлі»; 
• Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості); 
• Бюджетний кодекс України (для розпорядників та одержувачів бюджетних коштів); 
• Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 № 228 (для розпорядників та одержувачів бюджетних коштів); 
• Порядок визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708; 
• Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі, затверджений наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082. 

З чого складається процес планування публічних закупівель? 

Планування закупівель складається із 7 етапів, які схематично можна зобразити наступним чином: 

Далі розберемо кожен етап планування окремо. 

Етап № 1. Визначення потреби замовника у товарах, роботах та послугах 

На цьому етапі необхідно визначити які товари, роботи та послуги необхідні замовнику та яких обсягах. Як це зробити? Перш за все варто проаналізувати закупівлі за попередній період, у цьому може допомогти модуль bi.prozorro. 

Крім цього варто врахувати, що потреба наступного року може збільшитися або зменшитися, наприклад, замовник закуповував бензин А-95 у кількості 10 000 т., але наступного року планується здійснити закупівлі ще одного автомобілю, відповідно уповноважена особа має запланувати більший обсяг закупівлі бензину А-95. 

Також допомогти у визначені потреби у товарах, роботах та послугах може збір заявок від внутрішніх замовників (відділів, департаментів тощо) замовника.  

Відповідно уповноваженій особі слід запропонувати керівнику можливий порядок взаємодії з внутрішніми замовниками в частині планування. Тобто, запропонувати (або розробити) окремий розпорядчий документ, який буде  містити чіткий алгоритм та порядок взаємодії структурних підрозділів з уповноваженою / відповідальною особою замовника, яка здійснює закупівлі товарів, робіт та послуг. У такому документі має бути передбачено: як визначається потреба, хто здійснює аналіз ринку та які документи оформлюються, як визначається очікувана  вартість закупівлі, в які строки та яка інформація передається уповноваженій / відповідальній особі, як відбувається обмін інформацією та документами між структурними підрозділами тощо. До прикладу уповноважена особа може запропонувати приклад Положення про взаємодію уповноваженої особи з іншими структурними підрозділами замовника, яке розміщене на платформі. 

Далі уповноваженій особі необхідно розробити зразок службової записки щодо отримання інформації про перелік та обсяг товарів, робіт та послуг необхідних у 2025 році. До прикладу уповноважена особа може запропонувати приклад службової записки, яка розміщена на платформі. 

Ознайомитися з рекомендаціями як налагодити процес планування можна в матеріалі Які дії потрібно зробити закупівельнику, щоб налагодити процес планування та відеуроці Як побудувати взаємодію із внутрішнім замовником, щоб в наступному році менше працювати. 

Зібравши інформацію про товари, роботи, послуги та їх обсяги, які було придбано у попередньому році, а також отримавши інформацію про потребу у товарах, роботах та послугах від внутрішніх замовників, уповноважена особа має проаналізувати її та визначити потребу у товарах, роботах та послугах на наступний рік. 

Окремо варто звернути увагу на абзац 2 пункту 15 Особливостей, яким визначено, що за рішенням замовника його відокремлений підрозділ може здійснювати закупівлю самостійно для задоволення потреб такого підрозділу. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу. Інформація про потребу в закупівлі, що повинна бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься до річного плану замовника.  

Відповідно відокремлені підрозділи юридичних осіб, виключно у разі наявності відповідного рішення замовника (головної організації), можуть здійснювати закупівлю товарів, робіт і послуг самостійно для задоволення власних потреб. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу, а спосіб закупівлі обирається в залежності від вартісних меж предмета закупівлі, визначеного для цього відокремленого підрозділу. 

Етап № 2. Визначення предмета закупівлі 

Згідно з пунктом 15 Особливостей предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 (далі – Наказ № 708). Тож скеровуємося до Закону та Наказу № 708. 

Відповідно до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону предмет закупівлі - товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку. Порядок визначення предмета закупівлі, затверджений наказом № 708. 

Більше про визначення предмету закупівлі можна дізнатися в книзі  Предмет закупівлі: специфіка визначення, а також про визначення коду ДК – в матеріалі Що врахувати під час обрання коду ДК із Єдиного закупівельного словника. 

Етап № 3. Визначення очікуваної вартості предмета закупівлі 

На цьому етапі замовнику необхідно визначити очікувану вартість кожного предмета закупівлі. Дане питання не регулює жоден нормативно-правовий акт, тому замовник має право самостійно приймати рішення як визначати очікувану вартість товарів, робіт та послуг. Але є примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, яка затверджена наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275. Звертаємо увагу, що примірна методика не є обов'язковою для використання замовником. Відповідно замовник має право обирати інший метод визначення очікуваної вартості. Тому замовник може затвердити та використовувати власний порядок чи методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі на підприємстві / установі / організації. У свою чергу при визначення очікуваної вартості необхідно дотримуватися принципу - максимальна економія. 

Розібратися з  усіма нюансами визначення очікуваної вартості можна за допомогою матеріалів зібраних в книзі Очікувана вартість: як визначити та що врахувати. Також корисним буде для замовників Приклад запиту цінових (комерційних) пропозицій для визначення очікуваної вартості. 

Етап № 4. Визначення виду закупівлі 

Варто зауважити, що Особливостями визначено, що замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями. Тому правильне планування є запорукою не тільки успішної закупівлі, а ще й дотримання норм законодавства у сфері публічних закупівель. 

Особливостями визначено такі види  закупівель: 

• закупівля без використання електронної системи закупівель («допорогова»); 
• закупівля через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників; 
• закупівля за порядком аналогічним спрощеній закупівлі; 
• відкриті торги у порядку визначеному Особливостями; 
• відкриті торги з публікацією англійською мовою; 
• закупівля за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей; 
• рамкові угоди. 

Звертаємо увагу, що на період дії Особливостей замовники НЕ мають права застосовувати такі види закупівель: 

• спрощені закупівлі; 
• переговорну процедуру закупівлі; 
• конкурентний діалог; 
• торги з обмеженою участю. 

Загалом визначення виду закупівлі за Особливостями виглядає таким чином: 

Тому замовникам, які є закладами охорони здоров’я або структурними підрозділами з питань охорони здоров’я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій варто ознайомитися з такими відеоуроками Особливості закупівель лікарських засобів у 2024 році  та Особливості здійснення закупівель медичних виробів для здійснення закупівель без порушень. 

Пункт 11-2 Особливостей визначає, що  у разі коли замовники здійснюють закупівлі продуктів харчування за переліком згідно з додатком 2, вартість предмета закупівлі яких становить або перевищує 100 тис. гривень, такі закупівлі здійснюються з використанням електронного каталогу відповідно до Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822, з урахуванням положень, визначених цими особливостями. 

Заглибитись у специфіку придбання продуктів харчування визначених переліком згідно додатку 2 шляхом використання електронного каталогу можна в відеоуроці Закупівля продуктів харчування: проводимо за новими правилами. 

Також звертаємо вашу увагу на те, що відповідно до абзацу 3 пункту 3 Особливостей положення частин 5, 6, 8 і 9 статті 3 Закону застосовуються на умовах, визначених Законом. Тому на предмети закупівлі, які визначені частинами 5 та 6 статті 3 Закону дія Закону та Особливостей не поширюється. 

Етап № 5. Погодження попереднього річного плану 

Законодавством з публічних закупівель не визначено обов’язку затверджувати весь річний план. Відповідно замовник може не одразу затвердити весь річний план на рік, а зробити скажімо, попередній річний план, у якому буде визначена загальна річна потреба кожного предмета закупівлі. В такому випадку у замовника не буде обов’язку оприлюднювати весь річний план в електронній системі закупівель. А потім за потребою затверджувати річний план закупівель, наприклад, на одну або декілька позицій та оприлюднити його протягом п’яти робочих днів. Кожного наступного разу вносити зміни до річного плану доповнюючи його новими позиціями. 

Варто зауважити, що попередній річний план доречно сформувати на основі потреби минулих періодів та із урахуванням зібраної та погодженої поточної потреби від внутрішнього замовника. Тобто, вносячи інформацію в попередній річний план уповноважена особа вже бачить потребу, на яку буде проводити закупівлі протягом поточного року, розуміє де має провести процедуру закупівлі чи використати електронний каталог, а де будуть звичайні допорогові закупівлі. 

Пропонуємо скористатися прикладом Попереднього річного плану.  

Також замовнику варто ознайомитися з матеріалом Як уповноваженій особі оптимізувати кількість закупівель та скласти ефективний річний план, який допоможе виявити помилки в плануванні і сформувати ефективний річний план. 

Етап № 6. Затвердження річного плану та подальших змін до нього 

Пунктом 14 Особливостей визначено, закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів).  Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. 

У частині 1 статті 4 Закону зазначено, що закупівля здійснюється відповідно до річного плану. 

Частиною 2 статті 4 Закону чітко визначено, що має містити річний план, тому для зручності, наведемо форму річного плану: 

Варто зазначити, що затвердження річного плану або змін до нього та оприлюднення його в електронній системі закупівель має здійснюватися протокольним рішення уповноваженої особи. Також до такого протоколу можна включити питання про здійснення закупівлі. 

Етап № 7. Оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель 

Як вже зазначалося, відповідно до абзацу 2 частини 1 статті 4 Закону річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. 

На цьому процес планування завершується. 

Додаткова потреба 

У кожного замовника кожного року трапляються випадки, коли виникає додаткова потреба у закупівлі товарів, робіт та послуг, яку замовник не міг передбачити на початку року.  

Тому замовникам варто ознайомитися з абзацом 3 пункту 15 Особливостей яким визначено, що якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями. 

Для здійснення закупівлі згідно абзацу 3 пункту 15 Особливостей без порушень замовникам варто переглянути такі  матеріалами Що таке додаткова потреба, Додаткова потреба: як визначати, алгоритм дій та приклади та відеурок Як правильно визначити додаткову потребу та провести таку закупівлю. 

Підсумки 

Планування закупівель – це визначення потреби в товарах, роботах, послугах, очікуваної вартості закупівлі, планування обсягів і джерел видатків. А складання річного плану та внесення до нього змін є необхідними передумовами здійснення закупівель та передують безпосередньому проведенню закупівель. 

Процес планування закупівель складається з: 

• визначення потреби замовника у товарах, роботах та послугах шляхом фактичного використання товарів, робіт та послуг для забезпечення діяльності замовника у минулих періодах та з урахуванням запланованих поточних завдань замовника; 
• визначення предмета закупівлі; 
• визначення очікуваної вартості предмета закупівлі; 
• визначення виду закупівель; 
• погодження попереднього річного плану 
• затвердження річного плану або змін до нього; 
• оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель.