Які дії потрібно зробити закупівельнику, щоб налагодити процес планування

Плануванням закупівель є одним із найважливіших процесів під час організації та проведення закупівель для потреб замовника у товарах, роботах чи послугах. Чимало замовників планують закупівлі виходячи із наявних видатків, які передбаченні у кошторисі або фінансовому плані. А це може свідчати про те, що фактично замовник підганяє свою потребу у закупівлі товарів, робіт чи послуг під кошти, які виділенні та передбаченні кошторисом або фінансовим планом, при цьому що така потреба не відповідає річній потребі замовника. Такі дії замовника свідчать про ймовірність відсутності порядку планування у замовника закупівель та про можливі ризики для такого замовника, які можуть кваліфікуватися як порушення у сфері публічних закупівель та полягати у «поділі предмету закупівлі» або «здійснення закупівлі товару, роботи чи послуги до / без проведення процедури закупівлі». Чому такі висновки можна зробити, як боротися із відсутністю планування та для чого, які переваги у плануванні закупівель розберемося далі у цьому матеріалі.

Чому відсутність планування може призвести до порушення у сфері публічних закупівель?

Визначення річної потреби виходячи із виділених (затверджених) видатків, які передбаченні кошторисом чи фінансовим планом або відсутність усієї інформації щодо річних потреб замовника, зазвичай, не співпадає із реальною річною потребою замовника у закупівлі товарів, робіт чи послуг і в такому випадку замовник визначає вид закупівлі виходячи із суми затверджених видатків або із тієї інформації, яка є наявна в уповноваженої особи на дату визначення потреби (та здійснення закупівлі), а не із реальної вартості річної потреби у закупівлі товарів, робіт чи послуг. До прикладу:

Приклад 1. Річна потреба у закупівлі пального замовника, виходячи із аналізу попередніх періодів, складала в обсягу, який у грошовому еквіваленті на дату визначення потреби становила 300 тис. грн. Проте, замовнику на початку року затвердили кошторис на суму 90 тис. грн. Що ж як правило вчиняє замовник, керуючись сумою затверджених видатків, укладає «прямий» договір для закупівлі пального, та всі послідуючі закупівлі пального річної потреби проводить за видами закупівель виходячи із суми «додатково» виділених коштів. Тобто, у разі якщо замовнику в подальшому виділили одноразову суму для забезпечення річної потреби 210 тис. грн, то замовники проводять відкриті торги, у разі якщо сума таких «додатково» виділених коштів щоразу не перевищує 99 999 грн. то укладають декілька «прямих» договорів.

Приклад 2. У замовника відсутній порядок планування закупівель і відповідно уповноважена особа такого замовника визначає потребу у закупівлі пального виходячи виключно із аналізу потреб попередніх періодів. При цьому, замовником протягом 2023 року було здійснено придбання автомобіля та генератора, відповідно на дату визначення річної потреби у закупівлі пального уповноважена особа має врахувати додатковий обсяг пального для потреб придбаного автомобіля та генератора. Але, так як у замовника відсутній порядок планування та така інформація не була доступна чи повідомлена уповноваженій особі, уповноважена особа уклала «прямий» договір так як по розрахунках річна потреба не перевищувала вартісних меж, які визначенні пунктом 11 Особливостей.          

Наведенні приклади є досить типовими ситуаціями, які відбувається у значної кількості замовників, але такі дії замовника є порушенням у сфері публічних закупівель, та кваліфікуються як «поділ предмету закупівлі» або «здійснення закупівлі товару, роботи чи послуги до / без проведення процедури закупівлі». Адже у Прикладі 1 замовник мав проводити саме відкриті торги, здійснюючи закупівлю на будь-яку суму, як у Прикладі 2.

Нагадаємо, що Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених Кабміном від 12.10.2022 № 1178 (надалі – Особливості) визначено, що:

• забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до / без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до / без проведення  процедури  закупівлі  відкриті  торги / використання  електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (крім випадків, передбачених пунктами 9 і 13 цих особливостей);
• замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення  процедури  закупівлі  відкриті  торги / використання  електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями.

Відповідно, замовнику варто також звернути увагу на те, що за порушення які наведенні вище законодавцем визначена адміністративна відповідальність та інші правові наслідки, а саме:

• частина 3 статті 164-14 КУпАП визначено, що придбання товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель відповідно до вимог  закону  тягне  за  собою  накладення  штрафу  на  службових  (посадових), уповноважених   осіб   замовника   від   тисячі   п’ятсот   до   трьох   тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (25 500 – 51 000 грн);
• частина 6 статті 164-14 КУпАП передбачає накладання штрафу на керівника замовника у розмірі від 34 000 до 170 000 грн за укладення договорів, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг  до  /  без  проведення  процедур  закупівель  /  спрощених  закупівель, визначених законом;
• пунктом 21 Особливостей встановлено, що договір  про  закупівлю  є  нікчемним  у  разі  коли  замовник  уклав  договір  про закупівлю з порушенням вимог, визначених пунктом 5 цих особливостей. (Пунктом 5 Особливостей забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до / без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником  товарів,  робіт  і  послуг  до  /  без  проведення  процедури  закупівлі  відкриті  торги  / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (крім випадків, передбачених пунктами 9 і 13 цих особливостей).

Тобто, відсутність порядку планування закупівель у замовника може привести до порушень у сфері публічних закупівель, які як наслідок можуть призвести до накладання штрафних санкцій не лише на уповноважену особу замовника, а й на його керівника, та визнання договору нікчемним. Що ж робити уповноваженій (або іншій) особі замовника на яку покладені обов’язки щодо планування закупівель? Розглянемо далі.

Рекомендації уповноваженій (або іншій) відповідальній особі, як налагодити процес планування закупівель у замовника

Перше, уповноваженій (або іншій) особі потрібно звернутися до керівника замовника та пояснити важливість правильного планування закупівель та визначення річних потреб замовника. Звичайно, що такій особі варто повідомити керівника про адміністративну відповідальність, закцентувати увагу, що така відповідальність може настати не лише для уповноваженої особи, але й для керівника замовника. Також поінформувати про правові наслідки щодо нікчемності таких договорів, які будуть укладатися замовником. Таке звернення можна бути як усним так і у письмовій формі у вигляді службової записки.

Друге, уповноваженій особі слід запропонувати можливий порядок взаємодії з внутрішніми замовниками в частині планування. Тобто, запропонувати (або розробити) окремий розпорядчий документ, який буде  містити чіткий алгоритм та порядок взаємодії структурних підрозділів з уповноваженою / відповідальною особою замовника, яка здійснює закупівлі товарів, робіт та послуг. У такому документі має бути передбачено: як визначається потреба, хто здійснює аналіз ринку та які документи оформлюються, як визначається очікувана  вартість закупівлі, в які строки та яка інформація передається уповноваженій / відповідальній особі, як відбувається обмін інформацією та документами між структурними підрозділами тощо. До прикладу уповноважена особа може запропонувати приклад Положення про взаємодію уповноваженої особи з іншими структурними підрозділами замовника, яке розміщене на платформі.

Третє, розробити зразок службової записки щодо отримання інформації про перелік та обсяг товарів, робіт та послуг необхідних у 2024 році. До прикладу уповноважена особа може запропонувати приклад службової записки, яка розміщена на платформі.

Четверте, уповноваженій особі потрібно здійснити аналіз закупівель, які були проведенні протягом попереднього періоду. Такий аналіз має здійснюватися на предмет:

• перевірити фактично використані обсяги та, за необхідністю, відкоригувати попередній річний план або річний на 2024 рік після узгодження з внутрішнім замовником. Це допоможе уникнути несподіваних та неприємних ситуацій, зокрема необхідно здійснення закупівель «на вчора»;
• в який період та які предмети закуповувалися, порівняти їх з інформацією наданою внутрішнім замовником. Якщо інформація не співпадає, тоді варто звернутися до внутрішнього замовника та відкоригувати попередній річний план або річний план в частині орієнтовного початку проведення закупівлі;
• чи отримувалися вимоги або скарги від учасників щодо змісту тендерної документації та врахувати такі вимоги під час проведення закупівлі у 2024 році;
• терміну проведення закупівлі, чи впливали якісь фактор на проведення закупівель (для прикладу скарги учасників, тощо). Це допоможе правильно визначити орієнтований час початку закупівлі та розрахувати період коли така закупівля буде завершена, та буде задоволена потреба замовника.  

За результатами аналізу, уповноваженій особі варто підготувати план роботи на рік (або на місяць), в якому визначити: назву предмету закупівлі, обсяг закупівлі, орієнтовний початок закупівлі, дата поставки товару / виконання робіт / надання послуг, тощо.

П’яте, передбачити у розпорядчих документах відповідальність працівників у разі недотримання вимог внутрішніх розпорядчих документів щодо планування та взаємодії працівників внутрішніх структурних підрозділів із уповноваженою / відповідальною особою замовника, яка здійснює закупівлі товарів, робіт та послуг.   

Чому такі дії рекомендуємо вчинити уповноваженій особі? Так як правильне планування закупівель замовником має безліч переваг, про які також варто наголосити керівнику замовника, а саме:

• зменшення ризиків накладання штрафних санкцій та порушень у сфері публічних закупівель;
• визначення річної потреби у закупівлі товарів, робіт чи послуг, які будуть відповідати реальним потребам замовника;
• здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг у строки необхідні замовнику;
• отримання товару, виконання робіт чи надання послуг із належними технічними характеристика та обсягами, які потрібні замовнику.  

Підсумовуючи, наведене вбачається, що правильне планування закупівель це запорука вдалої закупівлі не залежно від того чи це закупівля, яка має відбувати за відкритими торгами чи шляхом укладання «прямого» договору, тому замовникам потрібно звикати до того, що все в житті вдається краще та з належною якість, якщо правильно та чітко панувати свої дії, в тому числі і планування закупівель замовника.