Які протоколи замовника повинні бути в паперовому вигляді

Згідно положень частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі – Закон) рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

У свою чергу, уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника (пункту 35 частини 1 статті 1 Закону).

Тобто, уповноваженою особою приймаються рішення, які в подальшому оформляються протоколом є рішення, які безпосередньо пов’язанні із організацією та проведенням закупівель, та такі рішення передбаченні Законом з урахування Особливостей.

Законодавство не містить жодних обмежень щодо складання документів, які стосуються закупівельної діяльності замовником лише в паперовій формі, або лише у формі електронних документів. Тож, все залежить від способу ведення діловодства у конкретного замовника.

Разом з тим, електронною системою закупівель в окремих випадках формуються автоматично сформовані протоколи. Але, якщо звернутися до інших нормативно-правових актів, які визначають вимоги до формування документів/протоколів, зокрема ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі - ДСТУ 4163:2020) та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55 (далі - Типова інструкція), вбачається, що протокол повинен містити наступні реквізити: 

• назва документа: протокольне рішення / протокол; 
• назва установи / організації, де складається протокол; 
• дата протоколу; 
• номер протоколу; 
• місце засідання / складення протоколу; 
• текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини:
• у вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа; 
• в основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були прийняті; 
• підпис особи, яка складає протокол. 

Тобто, можемо вважати документ протоколом, якщо він містить зазначає вище реквізити та відповідно відповідає вимогам ДСТУ 4163:2020 / Типової інструкції.

Наразі, протоколи які формуються автоматично в ЕЗС не відповідають зазначеним нормативно-правовим актам щодо ведення діловодтва, а саме не містять , зокрема дати протоколу (є лише відмітка підпису УО, проте фактично рішення може буи прийнято УО в інший день), номеру протоколу, місця засідання / складення протоколу.

За таких умов, якщо замовник веде паперовий документообіг, тоді варто складати паперові протокол / -ли щодо кожного рішення в межах окремої закупівлі. Якщо ведеться електронний документообіг, то замовник аналогічно має самостійно складати електронні протоколи щодо кожного рішення в межах окремої закупівлі. Замовнику не заборонено об'єднувати рішення в один протокол.

У розділі "Документи" на платформі можна віднайти всі необхідні приклади протокольних рішень в розрізі видів закупівель