Звернення до адміністратора електронної системи закупівель, адміністраторів електронного каталогу та авторизованих електронних майданчиків коли та чому це важливо

Електронна система закупівель не є ідеальною, тому під час здійснення в ній закупівель в замовника можуть виникнути різні проблеми, які можуть бути пов’язані в тому числі  з її  реалізацією та функціонуванням, а також з формуванням та наповненням електронного каталогу. В даному матеріалі розглянемо коли та чому замовнику важливо у разі виникнення певних проблем звертатися до адміністратора електронної системи закупівель, адміністратора електронного каталогу та авторизованих електронних майданчиків. 

Хто такий адміністратор електронної системи закупівель та межі його відповідальності 

Адміністратор електронної системи закупівель - юридична особа, визначена Уповноваженим органом відповідальною за забезпечення функціонування та наповнення веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель (пункту 2-1 частини першої статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон)). 

Щодо терміну веб-портал Уповноваженого органу з питань закупівель  - інформаційно-телекомунікаційна система, яка має комплексну систему захисту інформації з підтвердженою відповідністю згідно із Законом України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", до складу якої входять модуль електронного аукціону і база даних, та є частиною електронної системи закупівель. Веб-портал Уповноваженого органу є онлайн-сервісом, що забезпечує створення, зберігання, оприлюднення всієї інформації про закупівлі, проведення електронного аукціону, автоматичний обмін інформацією і документами та користування сервісами з автоматичним обміном інформацією, доступ до якого здійснюється за допомогою мережі Інтернет. Забезпечення функціонування веб-порталу Уповноваженого органу здійснюється, у тому числі, за рахунок надання авторизованим електронним майданчикам платного доступу до нього (пункт 5 частини першої статті 1 Закону). 

Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 07 квітня 2020 року № 648 «Про веб-портал Уповноваженого органу з питань закупівель» визначено інформаційно-телекомунікаційну систему «PROZORRO» (за адресою в мережі Інтернет: www.prozorro.gov.ua) веб-порталом Уповноваженого органу з питань закупівель. Цим же наказом визначено відповідальним за забезпечення функціонування та наповнення веб-порталу ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО «ПРОЗОРРО».  

Окрім основних функцій щодо забезпечення функціонування та наповнення веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель, у відповідності до пункту 11 Порядку функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації електронних майданчиків, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2016 р. № 166 (далі – Порядок №166) адміністратор здійснює тестування електронних майданчиків з метою їх авторизації та проводить тестування авторизованих електронних майданчиків з метою перевірки їх функціональних характеристик і можливостей.  

Також пунктом 13 Порядку №166 визначено, що умови використання замовниками електронної системи закупівель для здійснення закупівель (крім закупівель з використанням електронного каталогу) відповідно до пункту 11 особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178, встановлюються адміністратором.  

Окрім цього згідно положень пункту 16 Особливостей, адміністратор електронної системи закупівель забезпечує захищеність інформації в зазначеній системі відповідно до частини четвертої статті 12 Закону і пункту 9-1 Порядку №166. 

Пункт 17 Порядку №166 визначає, що адміністратор має право: 

1) здійснювати модернізацію електронної системи закупівель та вносити зміни до її функціональності за погодженням з Уповноваженим органом; 

2) проводити перевірку функціональності та здійснювати тестування роботи електронної системи закупівель як у цілому, так і окремих її складових (авторизованих електронних майданчиків); 

3) виявляти та фіксувати технічні збої в роботі та порушення в роботі електронної системи закупівель, а також порушення, що передбачені пунктами 22 і 51 цього Порядку; 

4) відключати авторизований електронний майданчик від електронної системи закупівель у разі прийняття Уповноваженим органом рішення про відключення авторизованого електронного авторизованих електронних майданчиків майданчика; 

5) звертатися до комісії з питань функціонування електронної системи закупівель; 

6) затверджувати для користувачів (крім замовників та учасників) інструкції (регламенти, положення тощо) про порядок роботи (взаємодії) в електронній системі закупівель; 

6-1) здійснювати припинення публічного доступу до інформації в електронній системі закупівель відповідно до пунктів 9 і 9-1 цього Порядку; 

6-2) вчиняти дії з виключення товарів з переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації виробництва (далі - перелік) у випадках, передбачених Порядком підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 2022 р. № 861 “Про затвердження порядків підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів та проведення моніторингу дотримання вимог щодо ступеня локалізації виробництва предметів закупівлі, внесених до переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації виробництва” (Офіційний вісник України, 2022 р., № 63, ст. 3807); 

7) безоплатно генерувати та передавати за запитом замовника ключ для перенесення інформації та документів, які були створені на авторизованому електронному майданчику, у тому числі щодо якого прийнято Уповноваженим органом рішення про відключення, у разі здійснення реєстрації на іншому авторизованому електронному майданчику; 

8) здійснювати припинення публічного доступу до інформації в електронній системі закупівель відповідно до пункту 9 цього Порядку; 

9) інформувати про технічні вимоги та/або обмеження щодо функціонування електронної системи закупівель; 

10) вчиняти дії, спрямовані на розвиток та покращення електронної системи закупівель, у тому числі інформаційної безпеки електронної системи закупівель; 

11) на виконання рішення комісії здійснювати відключення авторизованого електронного майданчика від рівня (рівнів) акредитації; 

12) вчиняти інші дії, передбачені законодавством. 

Таким чином ДП «ПРОЗОРРО» є відповідальним за забезпечення функціонування та наповнення веб-порталу Уповноваженого органу «PROZORRO» і відповідно у разі виникнення проблем пов’язаних з реалізацією  та функціонуванням електронної системи закупівель, з роботою авторизованих електронних майданчиків і не тільки варто звертатися саме до адміністратора електронної системи закупівель. 

Хто такі авторизовані електронні майданчики та їхні основні обов’язки 

Авторизований електронний майданчик - авторизована Уповноваженим органом інформаційно-телекомунікаційна система, яка має комплексну систему захисту інформації з підтвердженою відповідністю згідно із Законом України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", є частиною електронної системи закупівель та онлайн-сервісом, що забезпечує реєстрацію осіб, автоматичне розміщення, отримання і передання інформації та документів під час проведення закупівель, користування сервісами з автоматичним обміном інформацією, доступ до якого здійснюється за допомогою мережі Інтернет (пункт 1 частини 1 статті 1 Закону). 

Оператор авторизованого електронного майданчика - юридична особа, зареєстрована в установленому законом порядку на території України, що має право на використання електронного майданчика, який авторизований відповідно до вимог цього Порядку (пункт 2 Порядку №166). 

Відповідно до частини 7 статті 12 Закону порядок авторизації електронних майданчиків, відключення авторизованих електронних майданчиків та вимоги до їх функціонування, також вимоги щодо функціонування електронної системи закупівель, надання онлайн-сервісів, та порядок надання доступу до них і розмір плати встановлюється Кабінетом Міністрів України. Зокрема, таким документом є Порядок №166.  

Основні зобов’язання оператора авторизованого електронного майданчика

Оператор авторизованого електронного майданчика повинен забезпечити можливість проведення передбачених Законом закупівель в електронній системі закупівель відповідно до рівня акредитації. 

Оператор авторизованого електронного майданчика забезпечує перевірку файлів на предмет наявності вірусів, шкідливого програмного забезпечення, з використанням яких може здійснюватися несанкціоноване втручання в роботу електронної системи закупівель. 

У разі виявлення вірусів, шкідливого програмного забезпечення у файлі, що завантажується користувачем через авторизований електронний майданчик, оператор такого майданчика блокує завантаження таких файлів та інформує користувача про це. 

У разі виявлення адміністратором файла, зараженого вірусом, або файла, що містить шкідливе програмне забезпечення, адміністратор інформує комісію про необхідність припинення публічного доступу до таких файлів (пункт 19 Порядку №166). 

Пункт 20 Порядку №166 визначає, що у разі внесення змін до законодавства у сфері закупівель та/або прийняття нових нормативно-правових актів, та/або здійснення доопрацювання електронної системи закупівель оператор авторизованого електронного майданчика повинен у строк, визначений адміністратором, привести функціональні характеристики та можливості авторизованого електронного майданчика у відповідність з такими змінами та актами, а також з технічним завданням та/або стандартними сценаріями тестування. Строк для доопрацювання не може бути меншим, ніж п’ять робочих днів. 

Згідно пункту 21 Порядку №166 оператор авторизованого електронного майданчика може надавати послуги замовникам, централізованим закупівельним організаціям, учасникам відповідно до рівня акредитації, визначеного у пунктах 36-41 цього Порядку, державним (зокрема казенним) та комунальним підприємствам, їх дочірнім підприємствам, об’єднанням підприємств, а також господарським товариствам, державна або комунальна частка у статутному капіталі яких становить 50 і більше відсотків, і повинен забезпечити для усіх користувачів на безоплатній основі рівний доступ до інформації про закупівлі, включаючи надання можливості спостерігати за перебігом проведення аукціону в інтерактивному режимі реального часу, інформаційну підтримку, зокрема ознайомлення з переліком замовників, інформацією про закупівлі, точне визначення часу та дати подання і зміни будь-яких документів, які підлягають оприлюдненню, а також забезпечити: 

1) для замовників на безоплатній основі: 

• рівний доступ до організації закупівель; 
• підтвердження особи користувача за допомогою кваліфікованого електронного підпису під час розміщення документів в електронній системі закупівель; 
• автоматичну реєстрацію усіх дій користувачів на авторизованому електронному майданчику у спеціальному журналі подій; 
• перевірку достовірності своїх реєстраційних даних, що надаються під час реєстрації в електронній системі закупівель, українською та англійською мовами та у разі зміни таких даних; 
• можливість вчинення усіх необхідних дій для проведення закупівлі та виконання інших вимог, встановлених Законом; 
• надсилання повідомлень замовнику та відображення їх у його кабінеті на авторизованому електронному майданчику; 
• надання можливості замовнику управляти документами, які були створені на одному авторизованому електронному майданчику, у разі перереєстрації замовника на іншому авторизованому електронному майданчику; 

2) для учасників: 

• рівний доступ до участі в закупівлях; 
• підтвердження особи користувача за допомогою способів ідентифікації, визначених у пункті 4 цього Порядку, під час розміщення будь-якої інформації в електронній системі закупівель; 
• перевірку достовірності своїх реєстраційних даних, що надаються під час реєстрації в електронній системі закупівель та у разі зміни таких даних; 
• автоматичну реєстрацію усіх дій користувачів на авторизованому електронному майданчику у спеціальному журналі подій; 
• надсилання повідомлень учаснику та відображення їх у його кабінеті на авторизованому електронному майданчику; 
• надання можливості учаснику управляти документами, які були створені на одному авторизованому електронному майданчику, в разі перереєстрації учасника на іншому авторизованому електронному майданчику; 

3) безперебійний обмін інформацією з веб-порталом Уповноваженого органу, зокрема забезпечити можливість прийняття, обробки і обміну документами та інформацією про здійснення закупівлі між авторизованим електронним майданчиком та веб-порталом Уповноваженого органу; 

4) захист інформації про публічні закупівлі та захист конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу, що дасть змогу запобігти витоку, знищенню та блокуванню інформації, порушенню цілісності та режиму доступу до інформації; 

5) можливість подання учасником тендерної пропозиції та/або пропозиції з використанням електронних сервісів з автоматичним обміном інформацією (онлайн-сервісами), доступ до яких здійснюється за допомогою Інтернету. 

Оператор авторизованого електронного майданчика може передбачити на авторизованому електронному майданчику можливість надання додаткових послуг замовнику та учаснику, в тому числі на платній основі. 

Перелік авторизованих електронних майданчиків  можна знайти за посиланням. 

Як бачимо в авторизованого електронного майданчика великий обсяг обов’язків, серед яких є обов’язок забезпечити можливість проведення передбачених Законом закупівель в електронній системі закупівель відповідно до рівня акредитації; у разі внесення змін до законодавства у сфері закупівель та/або прийняття нових нормативно-правових актів, та/або здійснення доопрацювання електронної системи закупівель повинен у строк, визначений адміністратором, привести функціональні характеристики та можливості авторизованого електронного майданчика у відповідність з такими змінами та актами, а також з технічним завданням та/або стандартними сценаріями тестування, а також забезпечити можливість вчинення усіх необхідних дій для проведення закупівлі та виконання інших вимог, встановлених Законом. 

Хто такі адміністратори електронного каталогу та сфера їх діяльності 

Структура, порядок формування та використання електронних каталогів, у тому числі порядок надання доступу до них і розмір плати, визначається Кабінетом Міністрів України (частина 15 стаття 11 Закону). 

Постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822  затверджено Порядок формування та використання електронного каталогу (далі - Порядок № 822), який визначає структуру, механізм формування, використання електронного каталогу в електронній системі закупівель відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі”. 

Згідно пункту 2 Порядку №822 адміністратор електронного каталогу (далі - адміністратор) - централізована закупівельна організація, що визначається Кабінетом Міністрів України, яка забезпечує формування та супроводження електронного каталогу в електронній системі закупівель на підставі укладеного договору з адміністратором електронної системи закупівель. Адміністраторів може бути кілька. 

Пункт 3 Порядку №822 визначає, що адміністратор електронної системи закупівель забезпечує створення електронного каталогу в електронній системі закупівель. 

Адміністратор здійснює формування та супроводження електронного каталогу шляхом створення в ньому категорій та специфікацій товару, а також організовує та проводить відбір учасників до електронного каталогу шляхом їх кваліфікації (далі - кваліфікація до електронного каталогу) (пункт 16 Порядку №822). 

Адміністратор забезпечує формування та ведення переліку кваліфікованих постачальників (пункт 17 Порядку №822). 

Адміністратор створює категорії товарів та специфікації товару шляхом визначення переліку характеристик товару з їх точними та/або мінімальними та максимальними значеннями (пункт 18 Порядку №822). 

Частина 15 статті 11 Закону встановлює, що у разі створення електронних каталогів їх формують і супроводжують виключно централізовані закупівельні організації. 

Відповідно до пункту 10 Порядку №822 для здійснення формування та супроводження електронного каталогу централізована закупівельна організація подає адміністратору електронної системи закупівель звернення про адміністрування електронного каталогу (далі - звернення) та орієнтовний перелік категорій товару, в межах яких планується здійснювати відбір до електронного каталогу. 

Звернення оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу протягом двох робочих днів з дня його отримання. 

Пункт 11 Порядку №822 визначає, що договір про надання доступу до формування та наповнення електронного каталогу з централізованою закупівельною організацією укладається адміністратором електронної системи закупівель протягом десяти робочих днів з дня оприлюднення звернення на веб-порталі Уповноваженого органу. 

Договір про надання доступу до формування та наповнення електронного каталогу укладається відповідно до норм Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України та обов’язково містить: вимоги щодо створення та супроводження категорій та специфікацій товару; порядок і умови оплати за формування та супроводження електронного каталогу; критерії ефективності наповнення електронного каталогу та їх використання. 

Усі договори про надання доступу до формування та наповнення електронного каталогу оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу. 

Станом на лютий 2025 року адміністраторами електронного каталогу є 3 централізовані закупівельні організації: 

• ДП «Медичні закупівлі України» - адмініструє електронний каталог в частині товарів медичного призначення; 
• ДУ «Професійні закупівлі» - адмініструє електронний каталог в частині товарів широкого вжитку; 
• ДП «Українські спеціальні системи» - адмініструє електронний каталог в частині комп’ютерного обладнання, програмного забезпечення тощо. 

Таким чином адміністратори електронного каталогу здійснюють формування та супроводження електронного каталогу шляхом створення в ньому категорій та специфікацій товару, а також організовують та проводять відбір учасників до електронного каталогу шляхом їх кваліфікації. 

Коли та чому варто звертатися до адміністратора ЕСЗ, авторизованих електронних майданчиків, адміністраторів електронного каталогу 

Під час здійснення закупівель в електронній системі закупівель замовник може зіткнутися з  різними проблемами, які в тому числі можуть бути пов’язані з реалізацією та функціонуванням електронної системи закупівель, з формуванням та наповненням електронного каталогу. 

Детальніше ознайомитися з визначенням електронна система закупівель можна в матеріалі Що таке електронна система закупівель та авторизовані електронні майданчики. 

У загальному сформувати визначення терміну «електронна система закупівель» можна так, що це онлайн-платформа (PROZORRO), де замовники через авторизовані електронні майданчики оголошують тендери, закупівлі через електронний каталог та оприлюднюють звіти про укладені договори на закупівлю товарів, робіт і послуг, а потенційні учасники намагаються взяти участь в таких закупівель шляхом подання тендерних пропозицій.  

З огляду на вище викладену інформацію можна зробити висновок, що за функціонування та реалізацію електронної системи закупівель відповідають: 

• адміністратор електронної системи закупівель (ДП «ПРОЗОРРО»); 
• авторизовані електронні майданчики. 

Відповідно коли у замовника під час здійснення закупівель в електронній системі закупівель виникають будь-які проблеми, які не пов’язані з діями замовника, а спричинені реалізацією та функціонуванням електронної системи закупівель та в свою чергу можуть призвести до порушення законодавства про закупівлі замовником, що в свою чергу може передбачати адміністративну відповідальність, то замовнику важливо в таких випадках офіційно письмово звернутися  до  ДП «ПРОЗОРРО» та електронного майданчику, на якому здійснюються закупівлі, на офіційну поштову або електронну адресу для отримання від них офіційної відповіді (підтвердження).  

До прикладу, які можуть виникнути проблеми у замовника: 

• технічний збій, який призвів до відсутності певної інформації в електронній системі закупівель або неоприлюднення інформації в електронній системі закупівель або відсутність накладеного електронного підпису, тощо; 
• реалізація електронної системи закупівель не відповідає вимогам законодавства у сфері публічних закупівель, наприклад:  

Приклад 1.Згідно пункту 56 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок), визначено, що замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту пропозицій постачальників, а в електронній системі закупівель вид закупівлі відображається як «запит ціни пропозиції» замість «запит пропозицій постачальників», що не відповідає вимогам законодавства; 

Приклад 2. Пункт 47 Особливостей передбачає, що замовник самостійно за результатами розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі підтверджує в електронній системі закупівель відсутність в учасника процедури закупівлі підстав, визначених підпунктами 1 і 7 цього пункту. Але така інформація не зовсім коректно відображається в електронній системі закупівель (Prozorro), а саме: у тексті протоколу розкриття тендерних пропозицій, який формуються в електронній системі закупівель: 

Інформація в протоколі розкриття тендерних пропозицій не відповідає формулюванню, яке міститься у положеннях Особливостей, а містить посилання на статтю 17 Закону України «Про публічні закупівлі». Як показує практика, що за результатами моніторингу закупівлі аудитори такі невідповідності можуть розцінити як порушення у сфері публічних закупівель. 

Для чого отримувати офіційну відповідь від  ДП «ПРОЗОРРО» та електронного майданчику  може постати таке питання перед замовником. А для того, щоб якщо буде проводитися моніторинг закупівлі та виникнуть питання в аудиторів, замовник зміг надати документальне підтвердження (лист до ДП «ПРОЗОРРО», електронного майдачнику та отриману офіційну відповідь) вчинення всіх можливих дій для усунення виявлених невідповідностей, виконання вимог  закупівельного законодавства та спростувати порушення.  

Знайти інформацію щодо того як звернутися  до адміністратора електронної системи закупівель (ДП «ПРОЗОРРО») можна за посиланням. 

Контакту інформацію для надсилання листа електронному майданчику можна знайти на сторінці майданчика або звернувшись на службу підтримки майданчика або за посиланням. 

Формування та супроводження електронного каталогу здійснюють: 

• адміністратори електронного каталогу (ДП «Медичні закупівлі України», ДУ «Професійні закупівлі», ДП «Українські спеціальні системи»). 

Відповідно у випадку виявлення будь-яких невідповідностей в електронному каталозі, що стосуються його формування (код ДК не відповідає предмету закупівлі, МНН не відповідає лікарському засобу, тощо) та які в свою чергу можуть призвести до порушень, за які передбачена адміністративна відповідальність у сфері публічних закупівель,  замовнику необхідно звертатися офіційним листом до адміністратора електронного каталогу на його офіційну поштову або електронну адресу для виправлення адміністратором електронного каталогу виявлених невідповідностей та отримання офіційної відповіді, щоб замовник зміг спланувати свої подальші дії щодо здійснення закупівлі необхідного товару без порушень.  

Також радимо замовнику щодо питань пов’язаних з формуванням та супроводженням електронного каталогу одночасно зі зверненням до адміністратора електронного каталогу звертатися також до адміністратора електронної системи закупівель (ДП «ПРОЗОРРО») та електронного майданчику офіційним листом на офіційну поштову або електронну адресу. 

Контакти для зв’язку з ДП «Медичні закупівлі України» можна знайти за посиланням. 

Контакти для зв’язку з ДУ «Професійні закупівлі» можна знайти за посиланням. 

Контакти для зв’язку з ДП «Українські спеціальні системи» можна знайти за посиланням. 

Щодо відсутності необхідного товару в електронному каталозі, то замовник може звернутися також офіційним листом до відповідного адміністратора електронного каталогу або надіслати звернення через електронний майданчик заповнивши відповідну форму. 

Підсумки 

Замовнику не варто нехтувати зверненням до адміністратора електронної системи закупівель, адміністраторів електронного каталогу та авторизованого електронного майданчика у випадку виявлення проблем в функціонуванні та технічній реалізації електронної системи закупівель або невідповідностей в електронному каталозі або відсутності товару в електронному каталозі та інших подібних проблемах, адже вчасне звернення в певних випадках зможе допомогти усунути порушення або отримати  офіційне документальне підтвердження спростування порушення замовником або не допустити порушення в  майбутньому. Тому замовнику важливо  саме офіційним листом звертатися на офіційну поштову або електронну адресу до адміністратора електронної системи закупівель, адміністраторів електронного каталогу та авторизованих електронних майданчиків та отримати офіційну відповідь.