Кінець бюджетного року нерідко супроводжується необхідністю придбання додаткових товарів / робіт / послуг, потреба в яких виникла вже після проведення основних закупівель. Зміна обсягів потреби, коливання цін, поява додаткового фінансування, економія за результатами проведених процедур чи виникнення непередбачуваних обставин – лише частина факторів, які можуть спонукати замовника повернутися до питання придбання того чи іншого предмета закупівлі.
Водночас наявність коштів та фактична потреба в додатковій закупівлі ще не означають, що замовник може безперешкодно здійснити її у будь-який зручний спосіб. Кожна така ситуація потребує окремого аналізу з урахуванням загальної річної потреби, специфіки вже здійснених закупівель та вимог законодавства щодо визначення предмета закупівлі, а також вибору відповідного способу її проведення.
Тому перш ніж приймати рішення про дозакупівлю необхідних товарів / робіт / послуг, замовнику варто комплексно оцінити ситуацію. Зокрема, важливо визначити, чи є відповідна потреба частиною вже запланованої річної потреби за відповідним предметом закупівлі, якою є її очікувана вартість, які закупівлі за цим предметом уже проводилися протягом року та що саме стало підставою для виникнення необхідності у додатковому придбанні. Окрім цього з 01.09.2026 не менш важливу роль в процесі планування закупівель, в тому числі дозакупівель товарів / робіт / послуг наприкінці року, відіграє категорія замовник та її вплив на визначення вартісних меж відповідно до встановлених законодавством норм.
Нагадуємо, що вартісні межі для замовників, визначених пунктами 1-3 частини 1 статті 2 Закону, становлять:
- для товарів і послуг – 200 тис. гривень;
- для робіт – 1,5 млн. гривень.
При цьому вартісні межі для замовників, визначених пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону, становлять:
- для товарів і послуг – 1 млн. гривень;
- для робіт – 5 млн. гривень.
Тож пропонуємо звернути увагу на наступні декілька випадків, з яким може стикнутись замовник при використанні коштів наприкінці закупівельного року.
Випадок 1. Якщо із врахуванням потенційної закупівлі, річна вартість предмета закупівлі не перевищує вартісні межі, визначені законодавством у редакції Особливостей до 31.08.2026 включно.
Коментар: Даний варіант є найбільш простим для замовника та не несе окремих ризиків щодо планування та / або вибору виду закупівлі. Адже аналізуючи норми пункту 11 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), для здійснення закупівель товарів і послуг, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники, визначені пунктами 1 - 3 частини першої статті 2 Закону, та для здійснення закупівель товарів і послуг, вартість яких є меншою, ніж 1 млн. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 5 млн. гривень, замовники, визначені пунктом 4 частини першої статті 2 Закону, можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, зокрема електронний каталог для закупівлі товарів.
А отже якщо загальна річна вартість предмета закупівлі не перевищує вартісні межі, визначені пунктом 11 Особливостей, то замовник має можливість задовольнити потребу, шляхом:
- укладення прямого «допорогового» договору;
- використання електронного каталогу («допороговий» запит пропозицій постачальників).
Відповідно при обранні будь-якого із вищезгаданих варіантів, замовник не порушить норми пункту 11 Особливостей. В той же час враховуючи, що в прикладі мова йде саме про закупівлю послуг в розумінні Закону, то єдиним доступним варіантом для задоволення потреби залишається укладення прямого «допорогового» договору.
Випадок 2. Якщо із врахуванням потенційної закупівлі, річна вартість предмета закупівлі не перевищує вартісні межі, визначені законодавством у редакції Особливостей після 01.09.2026 включно, проте перевищує вартісні межі, визначені законодавством у редакції Особливостей до 31.08.2026 включно.
Коментар: На перший погляд, ситуації схожі: мова йде про придбання товарів у розумінні Закону; при обранні виду закупівлі враховано вартісні межі, визначені законодавством на момент здійснення закупівлі для відповідних категорій замовників. В той же час слід оцінити ризики невірного планування закупівель, аналізуючи ключові відмінності визещагаданих прикладів.
Відповідно до норм пункту 14 Особливостей, закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Очікувана вартість предмета закупівлі зазначається в річному плані закупівель з урахуванням податку на додану вартість у разі, коли операція з постачання такого предмета закупівлі (товарів, робіт, послуг) підлягає оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до законодавства.
Отже важливим етапом здійснення будь-якої закупівлі є етап планування. Причому досить велика кількість замовників припускаються такої помилки в процесі реалізації закупівельної діяльності, як здійснення закупівель відповідно до наявного фінансування або підлаштовуючи потребу під конкретні вартісні межі, ігноруючи при цьому наявну річну потребу в конкретному предметі закупівлі. В той же час вартісні межі, визначені законодавством, розраховані саме в частині планування річної потреби у конкретному предметі закупівлі.
А тому аналізуючи вищезгадані приклади, слід відмітити наступне:
- якщо в таких обставинах замовник здійснював цьогоріч закупівлі, шляхом застосування електронної системи, та / або укладав прямий договір про закупівлю у відповідності до норм пункту 13 Особливостей (у попередній редакції), то застосування оновлених норм пункту 11 Особливостей після 01.09.2026 включно матиме вірний характер. Адже замовник не дрібнив потребу, не уникав застосування електронної системи у випадках, визначених законодавством, і наступну закупівлю здійснює із врахуванням чинних вартісних меж та річної потреби у конкретному предметі закупівлі;
- якщо в таких обставинах замовник здійснював цьогоріч прямі «допорогові» закупівлі, то в аудиторів можуть виникнути питання щодо процесу планування річної потреби закупівель. В тому числі чому до 01.09.2026 включно річна потреба в конкретному предметі закупівлі не перевищувала 100 тис. гривень, а з 01.09.2026 включно різко збільшилась. В такому разі аби уникнути можливих ризиків, замовнику доцільно або до кінця цього року дотримувати попередніх вартісних меж, визначених у редакції Особливостей до 31.08.2026 включно, або за наявності на те підстав визначити потребу як додаткову у розумінні абзацу 3 пункту 15 Особливостей.
Випадок 3. Якщо річна вартість предмета закупівлі перевищує вартісні межі, визначені законодавством у редакції Особливостей від 01.09.2026 включно.
Коментар: Коли мова йде про «надпорогові» закупівлі, то в більшості випадків замовник задовольняє потребу у відповідності до норм пункту 10 Особливостей, відповідно до якого замовники, визначені пунктами 1 - 3 частини першої статті 2 Закону, зокрема централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, і замовники, визначені пунктом 4 частини першої статті 2 Закону, здійснюють закупівлі товарів і послуг, вартість яких становить або перевищує 1 млн. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 5 млн. гривень, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом «Порядок проведення процедури закупівлі» цих особливостей, та / або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (Офіційний вісник України, 2020 р., № 75, ст. 2407), із урахуванням положень, визначених цими особливостями, та / або в порядку, передбаченому пунктом 8 цих особливостей, та / або шляхом застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до умов, визначених пунктом 13 цих особливостей.
Тобто серед видів закупівель, передбачених пунктом 10 Особливостей, замовнику доступні:
- «надпороговий» запит пропозицій постачальників;
- відкриті торги із врахуванням Особливостей;
- відкриті торги з публікацією англійською мовою;
- рамкові угоди, передбачені пунктом 8 Особливостей;
- переговорна процедура у випадках, визначених пунктом 13 Особливостей.
Тож у разі, якщо річна потреба у відповідному предметі закупівель становить або перевищує вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей, то задовольняти залишкову потребу слід саме у відповідності до вимог такого пункту (окрім виключень, передбачених законодавством).
Нагадуємо, що частиною 3 статті 164-14 Кодексу про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП) визначено, що придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель відповідно до вимог закону, тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника від 1 500 до 3 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 25 500 до 51 000 гривень). А частиною 6 статті 164-14 КУпАП передбачено, що укладення договорів, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель, визначених законом, тягне за собою накладення штрафу на керівника замовника від 2 000 до 10 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 34 000 до 170 000 гривень).
Випадок 4. Якщо у замовника виникла додаткова потреба у розумінні абзацу 3 пункту 15 Особливостей.
Керуючись абзацом 3 пункту 15 Особливостей, якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Відповідно термін «додаткова потреба» містить такі ознаки:
- виникає потреба у додатковому обсязі товару / робіт / послуг;
- тотожний предмет закупівлі;
- замовник не міг передбачити потребу у додатковому обсязі предмета закупівлі на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі;
- відповідно закупівля за тотожним предметом закупівлі вже була проведена;
- така попередня закупівля була здійснена у поточному році.
А отже якщо замовник має можливість довести наявність кожної із вищезгаданих ознак, то придбання товарів / робіт / послуг можна реалізовувати, як додаткову потреба. При цьому слід звернути увагу, що така закупівля не сумується з іншими закупівлями за тим же предметом закупівлі, а вид предмета закупівлі обирається із врахуванням очікуваної вартості саме додаткової потреби. Тобто далеко не завжди придбання додаткової потреби реалізується, шляхом укладення прямого «допорогового» договору.
Випадок 5. Задоволення потреби за додатково виділені або перерозподілені або зекономлені кошти.
Коментар: Повертаючись до норм абзацу 3 пункту 15 Особливостей, замовник не може визначити додатковою потребу, яка не відповідає одночасно всім 5 ознакам, визначеним даним пунктом. При цьому жодна з таких ознак не стосується джерела фінансування закупівлі. А тому виділення додаткових коштів або використання коштів, зекономлених внаслідок інших закупівель, або перерозподіл коштів не слід вважати підставою для визначення потреби додатковою.
В той же час певну «плутанину» у дане питання вносить зміст листа Мінекономіки щодо планування № 3304-04/54160-06 від 03.09.2020, відповідно до якого новим предметом договору і новим предметом закупівель вважається у разі:
- виникнення нової чи додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку замовник не міг передбачити;
- виділення додаткових коштів;
- перерозподілу коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель;
- перерозподілу коштів зекономлених у разі зміни ціни договору про закупівлю в бік зменшення;
- перерозподілу коштів, які було заплановано на закупівлю іншого(их) предмету(ів) закупівлі або фінансування інших видатків;
- відміни закупівлі або визнання її такою, що не відбулась / неукладення договору про закупівлю за результатами проведення закупівлі та необхідності здійснення нової закупівлі;
- розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі;
- інших подібних випадках, замовник може вносити відповідні зміни до річного плану закупівель, шляхом створення нових та/або редагування/видалення існуючих рядків річного плану з інформацією про закупівлі.
Тим не менше у пункті 4 Положення про Міністерство економіки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 р. № 459, а також в частині 1 статті 9 Закону, визначено основний перелік функцій Уповноваженого органу, який включає в себе:
- надання узагальнених відповідей рекомендаційного характеру щодо застосування законодавства у сфері закупівель;
- надання безоплатних консультацій рекомендаційного характеру з питань закупівель на інформаційному ресурсі Уповноваженого органу.
Тож листи Міністерства економіки України щодо питань здійснення публічних закупівель мають нищу юридичну силу, аніж Закону із врахуванням Особливостей, а також не обов’язкові до застосування. Відповідно при виборі виду закупівлі рекомендуємо в першу чергу керуватись загальними законодавчими нормами.
Випадок 6. Здійснення закупівлі нагальної потреби у зв’язку із недостатнім терміном для проведення повноцінної закупівлі
Звертаючись до підпункту 3 пункту 13 Особливостей, переговорна процедура закупівлі, відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі, застосовується замовником як виняток у разі: коли в замовника виникла нагальна потреба (існує об'єктивна, документально підтверджена необхідність у здійсненні закупівлі, зумовлена непередбачуваними для замовника обставинами, що не залежать від його рішень, дій чи бездіяльності, які унеможливлюють дотримання строків для проведення відкритих торгів або застосування електронного каталогу в разі закупівлі товару) здійснити закупівлю, зокрема, але не виключно в разі:
- виникнення обставин, пов’язаних із негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій або збройної агресії Російської Федерації проти України;
- надання в установленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам;
- розірвання договору про закупівлю з вини учасника процедури закупівлі на строк, достатній для проведення відкритих торгів, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі про закупівлю, без урахування податку на додану вартість, який розірваний з вини такого учасника. Застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до цього абзацу здійснюється за рішенням замовника щодо кожних відкритих торгів;
- оскарження прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника щодо відкритих торгів, що тривають після розгляду / оцінки тендерних пропозицій учасників, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків очікуваної вартості відкритих торгів, без урахування податку на додану вартість, що оскаржуються;
Більш детально з інформацією щодо застосування переговорної процедури в разі наявності нагальної потреби, можна ознайомитись у матеріалі «Переговорна процедура закупівлі у зв’язку з нагальною потребою: умови застосування з 01.09.2026» .