Яку інформацію необхідно зазначати в переліку змін та в якому вигляді повинна бути викладена така інформація

При внесені змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів в замовника є обов’язок  згідно абзацу 4 пункту 54 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) в окремому документі оприлюднити перелік змін, що вносяться. Відповідно в замовника виникає питання, а яку інформацію необхідно зазначати в такому документі та в якому вигляді повинна бути викладена така інформація. Тому в даному матеріалі проаналізуємо, які встановлені вимоги публічним законодавством до  переліку змін та що має містити такий документ

Законодавчі вимоги до переліку змін

Абзацами 3,4  пункту 54 Особливостей визначено, що замовник має право з власної ініціативи або у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів. У разі внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме - в оголошенні про проведення відкритих торгів таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.

Зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції. Замовник разом із змінами до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.

Отже, зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель:

• у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції;
• разом із змінами до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі замовник оприлюднює перелік змін, що вносяться.

Окрім того, в абзаці 4  пункту 54 Особливостей зазначено, що  зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.

Вимоги до формату і структури наборів даних, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, визначаються Положенням про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 № 835 (далі – Положення).

При цьому абзацом п’ятим пункту 2 Положення визначено, що машиночитаний формат – формат даних, структурований таким чином, що дає змогу інформаційним системам ідентифікувати, розпізнавати,перетворювати та отримувати конкретні дані без участі людини.

Тому перелік змін рекомендуємо створювати в машинозчитувальному форматі. До прикладу таким форматом може бути DOC(X).

Як бачимо, в Особливостях не встановлено окремих вимог до наповнення такого документа як перелік змін, тому такий документ може бути складаний в довільній формі на розсуд замовника. Зроблений висновок підтверджується позицією суду в Рішенні Дніпропетровського окружного адміністративного суду у справі 160/2709/22 від 09.06.2022

Висновок суду: Водночас, чинне законодавство не містить вимог до такого документу як перелік змін до тендерної документації, а саме: не визначена його форма (зміст) та не визначений спосіб, у який цей окремий документ має відображатися в електронній системі закупівель, а тому, відповідний перелік може бути складений замовником у довільній формі.

Судом встановлено, що 29.07.2021 позивачем як замовником складено та оприлюднено на веб-порталі Уповноваженого органу разом із новою редакцією тендерної документації (із змінами) «ЗТД Мирове-Високе 29.07.doc» окремий документ «Перелік змін до ТД 29.07.docx», зі змісту якого вбачається: «Перелік змін, що вносяться до тендерної документації (далі - ТД), а саме зміни до ч. 1 Розділу 3 ТД, ч. 2.3.1 Додатку 2 ТД.

При цьому, відповідний окремий документ з «переліком змін, що вносяться» до ТД замовником був оприлюднений 29.07.2021 у регламентовані Законом України строки. Твердження про те, що у змісті документу наведено лише Додаток ТД, до якого внесено зміни, що відповідно не може трактуватись як перелік самих змін, є безпідставним.

Детально ознайомитися з судовою практикою можна в Судова практика в частині внесення змін до тендерної документації.

Для того, щоб зрозуміти як же вірно наповнити зміст такого документу як перелік змін необхідно звернутися до практики ДАСУ і розглянути, в яких випадках встановлюються порушення, а в яких зауваження ДАСУ до переліку змін відсутні.

Практику ДАСУ, в яких встановлено порушення щодо переліку змін

1. Витяг із висновку моніторингу  ДАСУ по закупівлі UA-2023-01-05-004912-a:

В електронну систему 11.01.2023 разом із новою редакцією тендерної документації та окремих додатків завантажено файл «Перелік змін до тендерної документації на закупівлю послуг». Вказаний документ містить перелік змін внесених до п.6 розділу 3 тендерної документації. Також, вказано, що Додатки №1 та №3 до тендерної документації викладені у новій редакції, та тендерну документацію доповнено додатком №6. Водночас в електронній системі розміщені лише Додатки №1 та №3 до тендерної документації у вигляді нової редакції, перелік внесених змін до вказаних додатків відсутній (не оприлюднений в окремому документі), чим не дотримано вимоги п. 51 Особливостей та п.3 частини першої статті 10 Закону (в редакції, яка діяла на момент оголошення закупівлі).

2. Витяг із висновку моніторингу  ДАСУ по закупівлі UA-2023-12-25-012661-a:

За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до вимог законодавства встановлено, що Замовником в інформаційно-телекомунікаційній системі Prozorro 01.01.2024 о 10:38 год. оприлюднено тендерну документацію відповідно до пункту 1 додатку 3 до тендерної документації якої Замовником передбачено, що «сніданки, вікова група 11-14 років (5-8 класи) – 73 дитина» (попередню версію тендерної документації оприлюднено 29.12.2023 о 12:55 год. у пункту 1 додатку 3 до тендерної документації якої Замовником передбачено, що «сніданки, вікова група 11-14 років (5-8 класи) – 79 дитина»).

Протоколом щодо прийняття рішення уповноваженої особи від 01.01.2024 № 1 вирішено:

1) Затвердити нову редакцію тендерної документацію для закупівлі: «ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник» 55510000-8 «Послуги їдалень»».

2) Затвердити перелік змін, що вносяться до тендерної документації на закупівлю «ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник» 55510000-8 «Послуги їдалень»» (додається).

3) Оприлюднити зазначені зміни на веб-порталі Уповноваженого органу, відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі».

Проте, Замовником, в порушення вимоги абзацу четвертого пункту 54 Особливостей, разом із змінами в тендерній документації в окремому документі не оприлюднено перелік змін, що вносяться, а саме зміни в пункті 1 додатку 2 до тендерної документації вікова група 11-14 років (5-8 класи) – з 79 на 73 дитини.

3. Витяг із висновку моніторингу  ДАСУ по закупівлі UA-2024-04-09-007619-a:

Замовник 10.04.2024 оприлюднив в електронній системі закупівель зміни до тендерної документації в частині проекта договору про закупівлю, що міститься у Додатку 6 до ТД, у вигляді нової редакції Додатка 6 до ТД додатково до початкової редакції тендерної документації, згідно з якими у тексті проекта договору були змінені пункти 1.3 та 1.5, а також доданий підпункт 4.3.3 з подальшою зміною нумерації пунктів (підпунктів).

Проте на порушення вимог абзацу четвертого пункту 54 Особливостей Замовник разом із змінами до тендерної документації, які оприлюднені 10.04.2024, в окремому документі оприлюднив перелік змін, у якому не зазначені вищевказані зміни до ТД, що вносились в частині проекта договору про закупівлю.

4. Витяг із висновку моніторингу  ДАСУ по закупівлі UA-2023-03-28-004344-a:

За результатами проведеного моніторингу установлено, що Замовником тричі внесені зміни до тендерної документації, які розміщені в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції 03.04.2023 та 06.04.2023.

Так, разом із змінами до тендерної документації Замовник 30.03.2023 оприлюднив окремий документ, файл «Перелік_змін.doc», який містить лише перелік документів до яких внесені зміни, тобто даний документ фактично не відображає переліку змін що вносяться.

Аналогічно, Замовником 03.04.2023 оприлюднив окремий документ, файл «Перелік_змін 1.doc» та 06.04.2023 оприлюднив окремий документ, файл «Перелік_змін 2.doc», які також не відображають перелік змін, що вносяться, а лише містять перелік документів до яких внесено зміни.

Таким чином, Замовником на порушення вимог абзацу четвертого пункту 51 Особливостей № 1178, фактично не оприлюднено перелік змін до тендерної документації (в редакції, яка діяла на момент оголошення закупівлі).

Практика ДАСУ, в яких НЕ було встановлено порушень щодо переліку змін

1. Витяг із висновку моніторингу  ДАСУ по закупівлі UA-2023-12-27-008869-a:

За результатами аналізу питань: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; повноти відображення/розміщення інформації про закупівлю; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності умов тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Особливостей; внесення змін до тендерної документації; розгляду тендерних пропозицій та визначення переможця процедури закупівлі; дотримання вимог законодавства під час укладання договору про закупівлю – порушень не встановлено.

Перелік змін мав такий вигляд:

2. Витяг із висновку моніторингу  ДАСУ по закупівлі UA-2024-02-20-012848-a:

За результатами аналізу питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону та вимог Особливостей № 1178, відповідність вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляду тендерної пропозиції, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов договору умовам тендерної пропозиції переможця – порушень не установлено.

Перелік змін мав такий вигляд:

3.Витяг із висновку моніторингу  ДАСУ по закупівлі UA-2024-01-15-011736-a:

За результатами аналізу питань визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону та Особливостей, розгляду тендерної пропозиції ПП «ОККО-СЕРВІС», своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, правомірності внесення змін до договору, виконання рішень Антимонопольного комітету України з врахуванням відповіді Замовника на запит про надання пояснення – порушень не встановлено.

Перелік змін мав такий вигляд:

4. Витяг із висновку моніторингу ДАСУ по закупівлі UA-2023-11-20-014118-a:

За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності тендерної документації вимогам Закону та Особливостей №1178; правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону та Особливостей №1178; розгляду тендерної пропозиції; своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення; відповідності умов договору вимогам тендерної документації та тендерній пропозиції переможця – порушень не встановлено.

Перелік змін мав такий вигляд:

5.Витяг із висновку моніторингу  ДАСУ по закупівлі UA-2024-01-31-011637-a:

За результатами розгляду питання дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель при визначенні предмета закупівлі, відображенні закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону № 922-VIII з урахуванням Особливостей № 1178, розгляді тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця - порушень не встановлено.

Перелік змін мав такий вигляд:

6. Витяг із висновку моніторингу  ДАСУ по закупівлі UA-2024-04-23-001956-a:

За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, відповідності оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями та тендерної документації вимогам Закону та Особливостей №1178, розгляду тендерних пропозицій ПП «СПЕЦСЕРВІС» за Лотом №1 та №2, розгляду тендерної пропозиції ТОВ «АМІКС-КОМПЛЕКС» та наявності підстав щодо її відхилення, оприлюднення інформації про закупівлю, своєчасності укладання договорів про закупівлю, їх оприлюднення та відповідності умов договорів умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом – порушень не встановлено.

Перелік змін мав такий вигляд:

Як бачимо з аналізу моніторингів ДАСУ головними вимогами до змісту переліку змін, які вносяться до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів є:

• відображення усіх змін, які вносилися до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів;
• відображення переліку документів до яких внесено зміни (тобто відображення пунктів оголошення про проведення відкритих торгів чи пунктів та / або розділів та / або додатків до тендерної документації до яких внесено зміни) та самих змін, які вносяться до тендерної документації та/або оголошення.

Не виконання даних вимог може розцінюватися аудиторами як порушення пункту 54 Особливостей, а також кваліфікується як адміністративне порушення: неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, яке тягне за собою накладення штрафу у розмірі 1 700 грн.

Також важливо зазначити, що перелік змін може містити інформацію як про зміни внесені до оголошення про проведення відкритих торгів так і тендерної документації (за необхідністю) одночасно. Тобто не потрібно готувати окремо перелік змін до оголошення про проведення відкритих торгів та окремо перелік змін до тендерної документації.

Щодо вимоги до вигляду викладеної інформації в переліку змін такі вимоги відсутні, тому замовник на власний розсуд в довільній формі викладає інформацію в переліку змін. Приклади щодо вигляду такого документу як перелік змін наведені в вище розглянутих моніторингах ДАСУ, в яких не було встановлено порушень.

З алгоритмом внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів рекомендуємо ознайомитися в Зміни до оголошення про проведення відкритих торгів: порядок та особливості.

Підсумок

1. До змін, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, які розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції необхідно приготувати в окремому документі перелік змін, що вносяться.

2. Перелік змін може містити інформацію про зміни внесені до оголошення про проведення відкритих торгів та/або тендерної документації (за необхідністю) одночасно, тобто можна формувати перелік змін в одному документі.

3. Відображаємо в переліку змін усі зміни, які вносилися до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів.

4. Відображаємо в переліку змін перелік документів до яких внесено зміни (тобто відображаємо пункти оголошення про проведення відкритих торгів чи пункти та / або розділи та / або додатки до тендерної документації до яких внесено зміни) та самі зміни, які вносилися до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів.

5. Вигляд викладеної інформації в переліку змін може мати довільну форму та формуватися замовником на власний розсуд. Перелік змін рекомендуємо створювати у машинозчитувальному форматі, наприклад: DOC(X).

6. Оприлюднюємо перелік змін в окремому документі разом із змінами, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, які розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції.

7. Перелік змін в окремому документом разом із змінами, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, які розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції  розміщуємо в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.

Приклад протоколу про внесення змін до тендерної документації можна знайти в Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів.