Зміни до оголошення про проведення відкритих торгів: порядок та особливості

Чи дійсно уповноважена особа має право вносити будь-які зміни до оголошення про проведення відкритих торгів?

Для відповіді на дане запитання варто проаналізувати інформацію, яку має містити оголошення про проведення відкритих торгів. Так, пунктом 26 Особливостей встановлено, що оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити інформацію, визначену частиною 2 статті 21 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням цих особливостей. Згідно з частиною 2 статті 21 Закону оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити наступну інформацію:

1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;

2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);

3) кількість та місце поставки товарів, обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;

4) очікувана вартість предмета закупівлі;

5) строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;

6) кінцевий строк подання тендерних пропозицій;

7) умови оплати;

8) мова (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції;

9) розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати);

10) дата та час розкриття тендерних пропозицій, якщо оголошення про проведення відкритих торгів оприлюднюється відповідно до частини третьої статті 10 цього Закону;

11) розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону у межах від 0,5 відсотка до 3 відсотків очікуваної вартості закупівлі або в грошових одиницях;

12) математична формула для розрахунку приведеної ціни (у разі її застосування).

В оголошенні про проведення відкритих торгів може зазначатися інша інформація.

Частина інформації, яка міститься в оголошенні про проведення відкритих торгів також зазначається й у річному плані відповідно до частини 2 статті 4 Закону, а саме:

1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;

2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);

3) розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі;

4) код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);

5) вид закупівлі та орієнтовний початок проведення

…

Також варто відзначити, що у замовника відсутня технічна можливість вносити зміни до рядку річного плану закупівель після оголошення самої закупівлі. Відповідно замовник не може внести зміни до інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів, яка дублюється з інформацією зазначеною у річному плані, а саме:

1. до найменування, місцезнаходження та ідентифікаційного коду замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорії;
2. назви предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником та відповідно ділити предмет закупівлі на лоти після оголошення самої закупівлі. Адже інформація про лоти (назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником щодо кожного лота) має бути відображена у річному плані. Єдиним виключенням є приведення інформації про назву предмета закупівлі та коду за Єдиним закупівельним словником в оголошенні про проведення відкритих торгів у відповідність до інформації, яка зазначена у річному плані. Проте замовник має право додавати номенклатурні позиції або вносити зміни до назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі та коду товару чи послуги, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі;
3. очікуваної вартості предмета закупівлі, окрім випадку приведення такої інформації у відповідність до річного плану.

Порядок внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів

Згідно абзаців 3 та 4 пункту 54 Особливостей замовник має право з власної ініціативи або у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів. У разі внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме ― в оголошенні про проведення відкритих торгів таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.

Зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та / або оголошення додатково до їх попередньої редакції. Замовник разом із змінами до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.

З аналізу наведених положень Особливостей вбачається, що законодавці надали можливість вносити зміни як до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації одночасно, так і окремо. Тому спочатку пропонуємо розібратися чи можливе внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів без змін до тендерної документації. Так, це можливо, але такий перелік змін дуже обмежений:

• зміна очікувана вартість предмета закупівлі, але виключно в частині приведення такої інформації у відповідність до річного плану та за умови, що тендерна документація не містить інформацію про очікувану вартість закупівлі;
• зміна розміру та / або  виду та / або умов надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати). Зміни до такої інформації можуть бути внесені у разі виявлення помилки або зазначення інформації не в повному обсязі. Водночас зміна розміру, виду тощо забезпечення тендерної пропозиції буде тягнути за собою необхідність внесення відповідних змін і до тендерної документації;
• зміна розміру мінімального кроку пониження ціни під час електронного, за умови що така інформація не міститься у тендерній документації;
• зміна до назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі та / або коду товару чи послуги, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі.

Інші змін будуть тягнути за собою необхідність внесення змін і до тендерної документації. Наприклад, якщо у замовника виникла необхідність продовжити строк поставки товару, то відповідна інформація має бути змінена і в оголошенні про проведення відкритих торгів и в тендерній документації.

Умови внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації:

1. зміни розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та / або оголошення додатково до їх попередньої редакції;
2. разом із змінами в окремому документі оприлюднюється перелік змін, що вносяться;
3. зміни у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення;
4. строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме ― в оголошенні про проведення відкритих торгів таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.

Алгоритм внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів

Крок № 1. Визначаємо чи є ще можливість вносити зміни до оголошення про проведення відкритих торгів. Чітких обмежень у строках для внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або до тендерної документації законодавство не містить. Проте, враховуючи, що така інформація відображає умови та вимоги до предмета закупівлі, а також до учасників та переможця процедури закупівлі, то зміни можна внести виключно до кінцевого строку подання тендерних пропозицій. Відповідно перевіряємо чи не сплив строк подання тендерних пропозицій.

Крок № 2. Приймаємо рішення про внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів. Таке рішення може гуртуватися як на власній ініціативі уповноваженої особи, так і на підставі звернення потенційного(их) учасника(ів), висновку органу державного фінансового контролю чи рішення Органу оскарження.

На цьому етапі також перевіряємо:

• чи можна внести необхідні зміни до оголошення про проведення відкритих торгів, тобто чи не потребують такі зміни подальшої необхідності змінювати інформацію, викладену у річному плані;
• чи тягнуть за собою необхідні зміни до оголошення внесення змін й до тендерної документації. Якщо так, тоді не забуваємо відобразити це у своєму рішенні та затвердити нову редакцію тендерної документації;
• скільки днів залишається до кінцевого строку подання тендерних пропозиції. Якщо менше чотирьох днів, тоді у протоколі відображаємо інформацію про продовження строку подання тендерних пропозиції.

Крок № 3. Готуємо перелік змін, що вносяться. Однією з умов внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації є оприлюднення в електронній системі закупівель перелік змін, що вносились, відповідно уповноважена особа має його підготувати.

Даний перелік має містити інформацію про усі зміни, які було внесено до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації. Зазначення неповної інформації про зміни або наведення інформації про пункти оголошення про проведення відкритих торгів чи пункти та / або розділи та / або додатки до тендерної документації без відображення самих змін може розцінюватися аудиторами як порушення пункту 54 Особливостей, а також кваліфікуватися як адміністративне порушення: неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, яке тягне за собою накладення штрафу у розмірі 1 700 грн.

Крок № 4. Оприлюднюємо інформацію про зміни. Враховуючи положення пункту 54 Особливостей зміни до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів у машинозчитувальному форматі мають бути розміщенні в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення. Тобто фактично в день прийняття рішення. Розглянемо порядок розміщення такої інформації в електронній системі закупівель:

1) в електронних полях оголошення про проведення відкритих торгів змінюємо інформацію;

2) завантажуємо нову редакцію тендерної документації разом з додатками (у разі внесення змін до тендерної документації або її частин) додатково до попередньої;

3) завантажуємо перелік змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації.

На цьому етапі більшість замовників задається запитанням чи потрібно оприлюднювати оголошення про проведення викритих торгів у новій редакції окремим файлом?

Відповідь: ні! Замовник розмішує інформацію в оголошенні про проведення відкритих торгів шляхом заповнення відповідних електронних полів. Така інформація вже давно відображається в електронній системі закупівель у машинозчитувальному форматі в розділі «Тендера документація»:

Після кожної зміни, яку вносить уповноважена особа в електронних полях оголошення про проведення відкритих торгів, а також у разі оприлюднення нової редакції тендерної документації в розділі «Тендерна документація» - «Історія змін» біля підпису відображається новий файл з оголошенням:

Тож відсутня необхідність готувати та оприлюднювати оголошення про проведення викритих торгів у новій редакції окремим файлом;

4) зберігаємо та накладаємо електронний підпис.

На цьому завершується внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації.

Підсумки

1. Вносити зміни до оголошення про проведення відкрити торгів, які оголошені до 08.04.2024 (включно) неможна.

2. Замовник не може внести зміни до інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів, яка дублюється з інформацією зазначеною у річному плані, а саме:

• до найменування, місцезнаходження та ідентифікаційного коду замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорії;
• назви предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником та відповідно ділити предмет закупівлі на лоти після оголошення самої закупівлі, адже інформація про лоти (назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником щодо кожного лота) має бути відображена у річному плані. Єдиним виключенням є приведення інформації про назву предмета закупівлі та коду за Єдиним закупівельним словником в оголошенні про проведення відкритих торгів у відповідність до інформації, яка зазначена у річному плані. Проте замовник має право додавати номенклатурні позиції або вносити зміни до назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі та коду товару чи послуги, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі;
• очікуваної вартості предмета закупівлі, окрім випадку приведення такої інформації у відповідність до річного плану.

3. Законодавці надали можливість вносити зміни як до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації одночасно, так і окремо. Проте звертаємо увагу на те, що більшість змін до оголошення про проведення відкритих торгів тягнуть за собою необхідність внесення змін і до тендерної документації.

4. Однією з умов внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації є оприлюднення в електронній системі закупівель перелік змін, що вносились у машинозчитувальному форматі, відповідно уповноважена особа має його підготувати. Перелік змін може містити інформацію про зміни внесені до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації (за необхідністю) одночасно. Тобто не потрібно готувати окремо перелік змін до оголошення про проведення відкритих торгів та окремо перелік змін до тендерної документації.

5. Відсутня необхідність готувати та оприлюднювати оголошення про проведення викритих торгів у новій редакції окремим файлом, адже це за вас зробить електронна система закупівель автоматично.