Яка визначена відповідальність за порушення вимог нормативно-правових актів щодо формування протоколу?

Що таке протокол уповноваженої особи?

Законодавство з публічних закупівель не надає безпосереднього визначення поняття «протоколу».

Водночас частина 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) передбачає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Разом з тим, у відповідності до Академічному тлумачному Словнику української мови протоколом варто вважати документ, який містить запис усього, про що йшла мова на зборах, засіданні, допиті і т. ін. / документ, який засвідчує певний факт, подію і т. ін. і має юридичне значення.

Таким чином, видається, що протокол - це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксуються результати обговорень питань на певних засіданнях та визначаються певні рішення, які засвідчують певний факт, подію і має юридичне значення.

Законодавчі вимоги щодо формування протоколів

Згідно частини 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Пункт 3-1 Особливостей визначає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. За наявності технічної можливості протокол формується на підставі дії (дій) уповноваженої особи в електронній системі закупівель, автоматично оприлюднюється електронною системою закупівель після накладення такою особою свого кваліфікованого електронного підпису відповідно до Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги” і не потребує формування окремого протоколу в паперовій формі.

Таким чином, з урахуванням наведених вище положень, протокол уповноваженої особи має містити:

• дату прийняття рішення уповноваженою особою;
• підпис уповноваженої особи.

Разом з тим, жодних інших вимог до складення протоколу законодавство з публічних закупівель не містить. Тому доцільно звернутися до інших нормативно-правових актів.

Відповідно при оформленні протокольного рішення уповноваженій особі слід враховувати такі нормативно-правові акти:

• ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020);
• Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 №55 (далі – Типова інструкція № 55). 

Чи передбачає КУпАП штраф за неналежне формування протоколу УО?

Питання адміністративної відповідальності необхідно оцінювати насамперед через статтю 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі-КУпАП), яка визначає підстави для притягнення службових (посадових), уповноважених осіб замовника, керівника до адміністративної відповідальності при здійсненні правопорушень при проведенні закупівель.

При цьому окремого складу адміністративного правопорушення у вигляді «складення протоколу уповноваженої особи не у відповідності до положень нормативно-правових актів» стаття 164-14 КУпАП не містить.

Чи передбачають положення ДСТУ 4163:2020 та Типової інструкції № 55 відповідальність за невиконання їх вимог щодо формування протоколу?

При складенні протоколів в паперовій формі уповноваженій особі, окрім законодавства з публічних закупівель, слід керуватися вимогами ДСТУ 4163:2020.

У розділі 1 ДСТУ 4163:2020 визначено, що цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації (далі - документи), зокрема на: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо); розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі — юридична особа) незалежно від їхнього функціонально- цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення документів.

Водночас ДСТУ 4163:2020 не встановлює відповідальності за недотримання визначених ним вимог до офорлення протоколу, зокрема у разі допущення уповноваженою особою відповідних помилок під час його складання.

При складенні протоколів в електронній формі уповноважені особи, окрім законодавства з публічних закупівель, повинні керуватися Типової інструкції № 55.

При цьому Типова інструкція також не визначає видів відповідальності, до яких може бути притягнута уповноважена особа за формування протоколу з недотриманням її вимог.

Чи передбачена Кодексом законів про працю України відповідальність за неналежне фіормування протоколу?

Пункт 35 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі – Закон) визначає, що уповноважена особа - це службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника.

Відповідно до зазначеної норми, уповноважена особа повинна бути працівником замовника та перебувати з ним у трудових відносинах.

Стаття 139 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП України) встановлює, що працівники зобов'язані працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження роботодавця, додержувати трудової і технологічної дисципліни, вимог нормативних актів про охорону праці, дбайливо ставитися до майна роботодавця, з яким укладено трудовий договір.

Тому якщо обов’язок належного оформлення документів покладено на уповноважену особу законодавством, посадовою інструкцією, положенням про уповноважену особу, інструкцією з діловодства або іншим обов’язковим для працівника документом, його невиконання або неналежне виконання може розглядатися у площині трудової дисципліни.

За статтею 147 КЗпП України за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один з таких заходів стягнення:

• догана;
• звільнення.

Таким чином неналежне оформлення протоколу упоноваженої особи може бути підставою для притягнення її до дисплицінарної відповідальності за умови встановлення факту порушення нею трудових обов’язків та вини. У такому випадку роботодавець має право застосувати до уповноваженої особи як працівника один з передбачених статтею 147 КЗпП України заходів дисциплінарного стягнення - догану або звільнення.

Підсумки

Саме по собі складення протоколу уповноваженої особи з порушенням установлених вимог нормативно-правовими актами до його формування не утворює окремого складу адміністративного правопорушення за статтею 164-14 КУпАП.

ДСТУ 4163:2020 та Типова інструкція № 55 встановлюють вимоги до оформлення документів, однак не визначають відповідальності за їх порушення.

Водночас неналежне оформлення протоколу уповноваженою особою може бути підставою для притягнення її до дисциплінарної відповідальності лише за умови встановлення факту порушення нею трудових обов’язків та вини працівника. У такому разі роботодавець має право застосувати до уповноваженої особи один із заходів дисциплінарного стягнення, передбачених статтею 147 КЗпП України, а саме догану або звільнення.