При розгляді тендерних пропозицій особливу увагу замовники приділяють документам та інформації, що підтверджують відповідність запропонованого товару технічним, якісним та кількісним вимогам тендерної документації.
Іноді невідповідності можуть виникати не лише тоді, коли запропонований товар фактично не відповідає встановленим вимогам. Досить поширеними є ситуації, коли учасник неправильно зазначає технічний показник, просто копіює формулювання з тендерної документації замість конкретного значення, не підтверджує окрему характеристику документами або зазначає різну інформацію про товар у різних документах тендерної пропозиції.
Наведені нижче приклади демонструють окремі, у тому числі нетипові, ситуації, які виникали під час розгляду тендерних пропозицій, а також підходи органу державного фінансового контролю та органу оскарження до їх оцінки.
Запропонований учасником показник технічних характеристик перевищує максимальне значення, встановлене ТД
Коментар: згідно пункту 3 частини 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) в тендерній документації замовник повинен зазначити інформацію про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби - плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі).
Водночас в тендерній документації замовники, як правило, встановлюють вимоги щодо підтвердження учасниками таких вимог певними підтвердними документами.
Натомість учасники повинні надати в складі тендерної пропозиції документ, в якому буде підтверджено той чи інший показник, який був визначений в тендерній документації.
Разом з тим, в розглядуваному висновку аудитори дійшли висновку, що учасником запропоновано підтвердними документами показник «максимальний вхідний струм» із вищим показником, ніж це було визначено у тендерній документації.
Тобто йшлося про перевищення учасником встановленої замовником верхньої межі, що не відповідало умовам тендерної документації. І тому, в такому випадку, в замовника присутні підстави для відхилення тендерної пропозиції
Для замовника цей приклад важливий тим, що якщо певний показник має саме верхню або нижню допустиму межу, її слід формулювати в тендерній документації чітко та надалі послідовно застосовувати під час розгляду пропозицій.
Учасникам, у свою чергу, варто перевіряти не лише те, чи є характеристика товару вищою або нижчою за показник замовника, а й характер самого обмеження: «не менше», «не більше», допустимий діапазон тощо.
Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App
Відсутність конкретного технічного параметру пропонованого товару в підтвердному документі
Коментар: на практиці досить поширеною помилкою учасників є те, що під час заповнення таблиці відповідності вони фактично копіюють вимогу замовника з тендерної документації, не зазначаючи належним чином конкретний показник запропонованого товару.
Саме тому при заповненні технічної специфікації недостатньо просто продублювати формулювання замовника, наприклад «не менше 3500 Вт». Учаснику доцільно, зокрема з огляду на вимоги тендерної документації, зазначати фактичне значення характеристики саме запропонованого ним товару, наприклад «3575 Вт», із можливістю його перевірки за документами виробника.
У розглянутому випадку ТОВ «Епіцентр К» у таблиці зазначило: «Теплова потужність 75/65/20 С, не менше Вт: 3575». Тобто учасник використав формулювання, близьке до вимоги замовника, однак одночасно зазначив і конкретне значення — 3575 Вт. Крім того, цей показник містився у технічному паспорті на запропонований товар. Саме наявність конкретного значення в складі тендерної пропозиції мала значення при оцінці питання про можливість усунення невідповідності відповідно до пункту 43 Особливостей.
Таким чином, цей приклад варто розглядати як практичне застереження для учасників: не слід просто копіювати технічні вимоги замовника — необхідно вказати, який саме показник має запропонований товар. При цьому інформація в таблиці відповідності повинна узгоджуватися з паспортом, сертифікатом, або іншим документом, яким підтверджується відповідна характеристика.
Замовникам, у свою чергу, при розгляді таких пропозицій доцільно перевіряти не лише формулювання таблиці відповідності, а всю сукупність документів тендерної пропозиції.
Підтвердні документи не містять підтвердження окремих технічних параметрів товару
Коментар: в даному рішенні Комісії проблема полягала в тому, що подані документи не підтверджували окремі характеристики, прямо передбачені технічною специфікацією.
Як випливає з цього рішення, тендерна документація передбачала надання інформації та/або документів щодо технічних і якісних характеристик за всіма параметрами.
Водночас документи переможця, на думку Комісії, не підтверджували, зокрема, показники, встановлені для анкерного пружного скріплення: зусилля прижиму підошви рейки до шпали не менше 16 кН та протидію поздовжньому переміщенню рейки не менше 7 кН. За результатами розгляду скарги Комісія зобов’язала замовника скасувати рішення про визначення ТОВ «ТРАНСГОСП» переможцем; замовник виконав це рішення та відхилив його пропозицію.
Цей приклад демонструє важливу різницю між ситуаціями, коли документ у складі пропозиції є, але містить технічну помилку, і ситуацією, коли надані документи взагалі не дають можливості встановити відповідність заявленій характеристиці.
Тому замовникам доцільно ще на етапі підготовки тендерної документації визначати, які саме документи повинні підтверджувати конкретні технічні параметри: паспорт виробника, сертифікат якості, декларація, протокол випробувань тощо.
Учасникам доцільно проводити перевірку за принципом «кожна характеристика — конкретне підтвердження» та не обмежуватися наявністю загального сертифіката, якщо тендерна документація вимагає підтвердити конкретні експлуатаційні або технічні показники.
Найменування та характеристики запропонованого товару відрізняються у різних документах пропозиції
Коментар: цей приклад відрізняється від попередніх тим, що невідповідність виникла між самими документами тендерної пропозиції. В одному документі учасник зазначив емаль АК-11, а в іншому — фарбу АК 501.
Орган оскарження звернув увагу саме на розбіжність у найменуванні товару та дійшов висновку, що зазначені документи стосуються різних найменувань товару. За таких обставин виправлення невідповідності шляхом заміни одного найменування на інше могло б означати зміну предмета закупівлі.
Це має важливе значення з огляду на пункт 43 Особливостей, відповідно до якого виправлення технічних невідповідностей не повинно призводити до зміни предмета закупівлі, його найменування, марки, моделі тощо. Отже, не кожну суперечність між документами можна усунути шляхом надання учаснику 24 годин на виправлення.
Для замовників цей приклад свідчить про необхідність перевіряти узгодженість ключових технічних та якісних показників товару в усіх документах тендерної пропозиції: найменування, виробника, торговельної марки, моделі, типу та інших даних, які дають змогу ідентифікувати запропонований товар.
Учасникам, своєю чергою, перед поданням пропозиції доцільно проводити перевірку всіх документів на предмет однакового зазначення саме того товару, який фактично пропонується замовнику. Особливу увагу слід звертати на випадки, коли один документ формується за шаблоном замовника, а інший — використовується учасником на підтвердження параметрів, які визначає замовник в тендерній документації.
Підсумки
Наведені приклади показують, що оцінка технічної частини тендерної пропозиції потребує перевірки не лише відповідності окремого показника вимогам тендерної документації, а й того, як саме цей показник зазначений та підтверджений у складі пропозиції.
Для учасників важливо чітко зазначати фактичні характеристики запропонованого товару та забезпечувати узгодженість усіх документів, а замовникам — оцінювати такі невідповідності з урахуванням їх характеру та положень пунктів 43 і 44 Особливостей.