Велика завантаженість уповноважених осіб призводить до допущення ними різного роду помилок під час здійснення закупівельної діяльності. У даному матеріалі розглянемо як уповноваженій особі вийти із ситуації, якщо було оприлюднено тендерну документацію без додатку. 

В першу чергу необхідно звернутися до абзацу 3 пункту 54 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) згідно якого замовник має право з власної ініціативи або у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів. У разі внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме – в оголошенні про проведення відкритих торгів таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.  

Як бачимо замовник має право до моменту завершення терміну подання тендерних пропозицій внести зміни до тендерної документації у чотирьох випадках: 

  • з власної ініціативи; 
  • у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон); 
  • за результатами звернень; 
  • на підставі рішення органу оскарження. 
З вище розглянутого можемо дійти висновку, що законодавством дозволено замовнику з власної ініціативи внести зміни до тендерної документації. Відповідно, якщо замовник зрозумів, що допустився якоїсь помилки під час зазначення інформації в тендерній документації або під час оформлення тендерної документації або вирішив прибрати / уточнити/додати якусь вимогу / інформацію або вирішив змінити формулювання певної умови в проєкті  договору і  тому подібне,  то замовник має право з власної ініціативи внести зміни до тендерній документації. Тому у випадку коли оприлюднено тендерну документацію без додатку уповноважена особа може внести зміни до тендерної документації, які полягають в включенні необхідного додатку до тендерної документації. Таким чином уповноважена особа викладає тендерну документацію в новій редакції вже з необхідним  додатком, а далі  розміщує та відображає її  в електронній системі закупівель.

На що ще варто звернути увагу уповноваженим особам  перед внесенням змін до тендерної документації: необхідно врахувати чи дублюється така інформація у річному плані закупівлі та в оголошенні про проведення відкритих торгів. Якщо дана інформація відображена в річному плані – факт внесення змін до тендерної документації порушить відповідність між річним планом та тендерною документацією закупівлі. Якщо ж інформація дублюється виключно в оголошенні про проведення відкритих торгів – замовнику необхідно відобразити такі зміни не лише у новій редакції тендерної документації, але й в змінах до оголошення процедури закупівлі. 

Відповідно замовник не може вносити зміни у тендерну документацію, у разі якщо зміни стосуються: 

  • найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний коду замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорії; 
  • назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності); 
  • очікуваної вартості закупівлі; 
  • виду закупівлі; 
  • орієнтованого початку проведення процедури; 
  • для бюджетних замовників: коду економічної класифікації видатків бюджету (КЕКВ); 
  • іншої інформації, не передбаченої статтею 4 Закону, проте зазначеної замовником у річному плані закупівлі (в тому числі: кількість та місце поставки товарів, обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг; строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг; більш детальний код та назва коду за Єдиним закупівельним словником; джерело фінансування закупівлі, тощо). 

Також не забуваємо, що згідно з абзацом 4 пункту 54 Особливостей зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції. Замовник разом із змінами до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення. 

Отже, під час внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів замовнику доцільно врахувати такі моменти:  

  • замовник має право внести зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів з власної ініціативи або у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження;  
  • законодавство надає можливість замовнику вносити зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, тобто замовнику надано  можливість вносити зміни як до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації одночасно, так і окремо;  
  • внести зміни необхідно не пізніше ніж за чотири календарні дні до кінцевого строку подання тендерних пропозицій;  
  • якщо до завершення строку подання тендерних пропозицій залишилось менше, ніж чотири дні, замовнику варто продовжити такий строк, аби виконати вимоги абзацу 3 пункту 54 Особливостей. Проте в такому випадку зміни вносяться не лише до тендерної документації, але й до відповідного електронного поля оголошення про закупівлю;  
  • зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції;  
  • разом із змінами до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Законодавство не містить окремих вимог щодо зовнішнього вигляду такого переліку, проте зрозуміло, що у ньому повинен міститися опис усіх змін, які вносяться. Якщо зміни вносяться одночасно і до тендерної документації, і до оголошення про проведення відкритих торгів, про це також доцільно зазначити в переліку змін;  
  • зміни до тендерної документації оприлюднюються в електронній системі закупівель у машинозчитувальному форматі протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення. 

Приклад протоколу щодо внесення змін до тендерної документації розміщені у матеріалі Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів. 

Корисним для замовника будуть матеріали: