Як реєстр документів допомагає у розгляді тендерних пропозицій учасників + приклад реєстру документів

219

Звертаючись до пункту 31 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), тендерна документація – документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель. Відповідно тендерна документація включає в себе чималий об’єм інформації, серед якої зазначений перелік вимог як до учасника, так і до переможця процедури закупівлі.

Внаслідок чергових змін у законодавстві сфери публічних закупівель, в певний момент до пункту 28 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) було додано абзац 10, в якому зазначено, що тендерна документація повинна містити перелік документів та / або інформації, які подаються учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, та перелік документів та / або інформації, які подаються переможцем процедури закупівлі. Зазначені переліки оформляються як окремі додатки до тендерної документації.

Вищезазначена норма внесла свої корективи у процес формування переліку вимог до учасника та переможця процедури закупівлі, розділивши їх на два окремих додатки. Проте не будемо виключати людський фактор, адже помилок допускаються не лише учасники під час формування тендерної пропозиції, але й замовники під час розгляду таких пропозицій.

Для прикладу, у витязі з рішення Київського окружного адміністративного суду по справі № 320/15062/24 від 13.11.2024, уповноважена особа підтвердила, що дійсно нею не перевірені документи та / або інформація, які надавалися переможцем процедури закупівлі у строк, що не перевищує 4 дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. Причина помилки-значне навантаження на кінець року.

У відповіді на запит про надання пояснень під час моніторингу UA-M-2025-01-29-000009 по закупівлі UA-2024-12-16-002402-a, замовник зазначив: щодо виконання вимог Додатку 6 до тендерної документації – дійсно, ТОВ «Е» у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно було надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей. Через поганий стан здоров’я я не перевірив в електронній системі закупівель наявність необхідних документів.

Отож для виключення можливості випадково не перевірити наявність чи відсутність документів у складі тендерної пропозиції учасника закупівлі чи документів, наданих переможцем закупівлі, рекомендуємо підготувати відповідний реєстр документів для перевірки учасника / переможця процедури закупівлі.

Яким чином замовник може сформувати та використовувати реєстр документів для перевірки учасника / переможця процедури закупівлі?

Найпростіший та найзручніший варіант формування реєстру – у вигляді таблиці, де кожному документу присвоєно відповідний порядковий номер та залишено місце, у якому замовник матиме змогу зробити відповідну помітку, наприклад щодо наявності / відсутності того чи іншого документа.

Формувати такий реєстр доцільно, враховуючи вимоги конкретної тендерної документації. Рекомендуємо врахувати, що зазвичай тендерна документації містить перелік вимог, які є обов’язковими для будь-якого учасника, а також перелік вимог, які подаються учасниками у конкретній ситуації.

Приклад. Однією із вимог примірної тендерної документації, що знаходиться у «Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів», є: «Учасник під час подання тендерної пропозиції має накласти кваліфікований електронний підпис особи уповноваженої на підписання тендерної пропозиції учасника». Відповідно абсолютно кожен учасник, що бере участь у процедурі закупівлі, повинен виконати її, наклавши КЕП на свою тендерну пропозицію в цілому.

В той час, як вимога «У разі, якщо місцезнаходження (місце проживання) учасника зареєстроване на тимчасово окупованій території, учасник має надати підтвердження зміни податкової адреси на іншу територію України видане уповноваженим на це органом» стосується лише конкретної описаної ситуації.

Для більшої зручності пропонуємо відділити в межах одного реєстру розділ з документами, які вимагаються від учасника процедури закупівлі, та розділ з документами, які подаватиме переможець закупівлі.

Створювати такий реєстр можна навіть на етапі формування та затвердження тендерної документації. Проте у разі внесення змін до тендерної документації не забуваємо відобразити такі зміни і в реєстрі документів.

Якщо в процесі розгляду виявлено документ, щодо якого замовник має сумнів, пропонуємо зробити відповідну помітку та повернутись до розгляду цього документа трішки пізніше. Таким чином уповноважена особа витратить мінімум часу на те, щоб зрозуміти:

які з вимог виконані повністю;
чи наявні вимоги, які не виконані та підпадають під підстави для відхилення тендерної пропозиції учасника закупівлі чи відхилення переможця процедури закупівлі;
чи наявні вимоги, які не виконані або виконані лише частково, проте які підпадають під термін «невідповідність», керуючись пунктом 43 Особливостей;
які документи із переліку замовнику доцільно дослідити більш детально.

Приклад реєстру документів для перевірки учасника / переможця процедури закупівлі

№	Перелік документів, які вимагаються тендерною документацією	*Назва учасника № 1*		*Назва учасника № 2*
№		Наявність документів (+/-)	Примітки	Наявність документів (+/-)	Примітки
Вимоги до учасника закупівлі
1
2
Вимоги до переможця закупівлі
1
2

Для зручності формування реєстру документів для перевірки учасника / переможця процедури закупівлі, пропонуємо скористатися прикладами таких реєстрів:

Також звертаємо увагу, що використання реєстру документів для перевірки учасника / переможця процедури закупівлі здійснюється виключно для зручності закупівельника, тож законодавчо не передбачено обов’язку замовника щодо його формування, зберігання чи оприлюднення.

#відкриті торги #тендерна пропозиція #учасник закупівлі

пов'язані статті