Щодо документів на право підпису: практичний аспект 

Аналізуючи вищезгадане рішення, варто відзначити, що позиція Державної аудиторської служби України вельми однозначна: керуючись нормою пункту 28 Особливостей, вимоги щодо надання переможцем документації / інформації про право підписання договору про закупівлю слід відображати саме в конкретному додатку до тендерної документації, що містить вимоги до переможця закупівлі (як і будь-яку іншу вимогу до переможця процедури закупівлі). 

Щодо незазначення переліку інформації / документів, які повинен подати переможець закупівлі для підтвердження права підпису

Самого факту зазначення у відповідному додатку до тендерної документації вимоги щодо надання переможцем інформації про право підписання договору про закупівлю не завжди буває достатньо.  

Базуючись на вищезазначених рішеннях, Державна аудиторська служба переконує, що така вимога повинна містити ще й перелік документів та/або інформації, які повинен подати переможець процедури закупівлі аби виконати її. Відповідно відсутність такого переліку трактується, як порушення тих самих норм Особливостей, що й відсутність самої вимоги у відповідному додатку до тендерної документації. 

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App

Щодо надання документів на право підпису учасником, проте не переможцем 

Вимога, відображена у пункті 17 Особливостей вказує на необхідність подання інформації про право підписання договору саме переможцем процедури закупівлі. Аналізуючи норми Закону України «Про публічні закупівлі» з урахуванням Особливостей, учасник процедури закупівлі набуває статусу переможця у момент, коли замовник приймає відповідне рішення та оприлюднює його в електронній системі закупівель. 

А тому, якщо замовник окремо встановив вимогу щодо надання документів / інформації на право підписання договору про закупівлю до учасника та до переможця, відповідно підвантаження таких документів виключно на момент формування тендерної пропозиції учасником не достатньо. 

Нагадуємо, що аналогічна ситуація стосується й будь-яких інших документів. Тобто, якщо замовник встановлює у відповідному додатку тендерної документації вимогу щодо надання переліку документів переможцем процедури закупівлі, то завантаження таких документів в електронну систему учасником на етапі подання тендерних пропозицій в жодному разі не звільняє від такого обов’язку переможця процедури закупівлі. 

Щодо ненадання можливості учаснику виправити невідповідності щодо документації на право підпису  

Перше на що варто звернути увагу у вищезазначених рішеннях, так це те, що можливість надання замовником 24-х годин на виправлення невідповідностей, згідно пункту 43 Особливостей, доступне виключно на етапі розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі. 

Також акцентуємо увагу, що надання учаснику можливості виправити невідповідності, допущені під час формування тендерної пропозиції, є саме обов’язком, а не правом замовника. Саме тому в обох вищезгаданих випадках недотримання вимог пункту 43 Особливостей, вважається порушенням норм законодавства у сфері публічних закупівель. 

Відповідно серед можливих наслідків такого порушення можна виділити неправомірне відхилення тендерної пропозиції учасника, неправомірне визначення переможця закупівлі і навіть укладення договору про закупівлю всупереч наявному порушенню законодавчих вимог. 

Щодо надання підтверджуючих документів на право вчинення значного правочину, шляхом підписання договору про закупівлю 

Вимоги щодо надання підтверджуючих документів на право вчинення значного правочину, шляхом підписання договору про закупівлю, не є обов’язковим фактором для кожного потенційного учасника (переможця). Утім замовнику доцільно вимагати від переможця такий перелік документів, у випадках, якщо:  

• переможець є товариством з обмеженою відповідальністю або товариств з додатковою відповідальністю; 
• вартість майна, робіт або послуг, що є предметом такого правочину, перевищує 50 відсотків вартості чистих активів товариства відповідно до останньої затвердженої фінансової звітності. 

Тож перед встановленням відповідної вимоги у тендерній документації, рекомендуємо більш детально ознайомитись із даною тематикою у матеріалах «Надання згоди на вчинення значних правочинів від ТОВ» та «В яких випадках переможець має надати документи по значному правочину». 

Щодо відсутності факту порушення при належному виконанні вимоги щодо надання інформації про право підпису 

Якщо замовник отримує від аудитора запит на надання пояснень щодо конкретного переліку питань, то це в жодному разі не свідчить про фактичну наявність конкретного порушення. Радше це можливість для замовника захистити себе та надати усі необхідні доводи правомірності власних дій. 

А тому рекомендуємо при отриманні такого запиту, сформувати чітке та аргументоване пояснення, ґрунтуючись на законодавчих нормах, а також підкріпити усю необхідну документацію, що допоможе замовнику відстояти власну позицію. 

Підсумки

Отож, аналізуючи вищезазначені висновки Державної аудиторської служби України, замовникам доцільно врахувати декілька аспектів: 

• відображати вимогу щодо надання переможцем процедури закупівлі інформації про право підписання договору про закупівлю необхідно у відповідному додатку до тендерної документації, що містить вимоги до переможця процедури закупівлі; 
• у вищезазначеній вимозі потрібно також зазначати перелік інформації / документів, що повинен надати переможець процедури закупівлі для її виконання; 
• рекомендуємо відображати у даній вимозі, що подання переможцем інформації про право підписання договору про закупівлю здійснюється шляхом завантаження відповідної документації в електронну систему; 
• якщо замовник встановив вимогу щодо надання інформації про право підписання договору про закупівлю саме до переможця процедури закупівлі, то надання такої інформації учасником у складі тендерної пропозиції не звільняє від даного обов’язку переможця процедури закупівлі; 
• у разі, якщо вимога щодо надання інформації про право підписання договору про закупівлю встановлена ще й до учасника процедури закупівлі, то при наявності невідповідностей замовник зобов’язаний надати учаснику можливість виправити їх, керуючись пунктом 43 Особливостей; 
• при встановленні вимоги щодо надання інформації на право підписання договору про закупівлю, рекомендуємо також врахувати і супутні законодавчі норми, наприклад щодо додаткових аспектів підписання договору переможцем закупівлі, якщо такого роду дії є значним правочином; 
• у випадках, якщо замовник отримав запит від Державної аудиторської служби України на надання пояснень щодо того чи іншого питання, рекомендуємо сформувати обґрунтовану відповідь, яка допоможе довести відсутність правопорушень в конкретній ситуації. Наприклад, вказати якими нормами законодавства керувався замовник, встановлюючи ту чи іншу вимогу, або додати документи, що підтверджують факт надання переможцем закупівлі інформації про право підпису договору про закупівлю, тощо.