Типові помилки при оприлюдненні річного плану закупівель: практика ДАСУ
0
28
Планування закупівель є першим етапом здійснення кожної закупівлі. Саме включення закупівлі до річного плану та його своєчасне оприлюднення в електронній системі закупівель є обов’язковою передумовою для проведення кожної закупівлі.
Водночас практика ДАСУ свідчить про наявність типових порушень у цій сфері. Нижче розглянемо основні типові порушення, які допускають замовники при оприлюдненні річного плану в електронній системі закупівель на практиці ДАСУ.
Практика ДАСУ щодо порушень, які допускаються замовниками при оприлюднення річного плану в ЕСЗ
Витяг з висновку моніторингу: Відповідно до частини 1 статті 4 Закону та пункту 14 Особливостей планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель (далі – річний план). Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Аналізом питання відображення закупівлі у річному плані встановлено, що на порушення частини 1 статті 4 Закону Замовник не оприлюднив в електронній системі закупівель річний план, відповідно до якого придбавається комплект акумуляторів DJI Mavic 3 Enterprise Battery Kit.
Коментар: аудиторами встановлено, що замовником не оприлюднено річний план закупівель в електронній системі закупівель, відповідно до якого здійснювалась закупівля товару, чим порушено вимоги частини 1 статті 4 Закону та пункту 14 Особливостей
Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App
2. Не відображено інформацію про захід (крок) Плану України у річному плані закупівель
Витяг з висновку моніторингу: За результатами аналізу питання відображення закупівлі у річному плані встановлено наступне.
Відповідно до вимог пункту 81 Особливостей Замовник у річному плані закупівель незалежно від вартості закупівлі зазначає інформацію, передбачену частиною 2 статті 4 Закону, а також інформацію про: джерело фінансування закупівлі; захід (крок), передбачений Планом України, у рамках якого здійснюється закупівля; код програмної класифікації видатків та кредитування відповідного бюджету (у разі коли джерелом фінансування закупівлі є державний або місцевий бюджет).
При цьому, у річному плані Замовника UA-P-2025-11-14-014608-a відсутня інформація про захід (крок), передбачений Планом України, у рамках якого здійснювалась закупівля по предмету «Капітальний ремонт харчоблоку у Сарненському ліцеї №5 Сарненської міської ради по вул. Європейська,1 у м. Сарни Рівненської області (коригування)», чим не дотримано вимоги пункту 81 Особливостей.
Згідно пояснень наданих Замовником від 24.12.2025: «під час публікації річного плану через технічну помилку (людський фактор) у відповідному полі електронної системи закупівель не було обрано конкретний «крок» (індикатор) Плану України, як додаткове поле. Закупівля за суттю та джерелом фінансування повністю відповідає вимогам програми Ukraine Facility. Відсутність зазначення кроку на етапі створення плану мала характер технічної помилки при заповненні екранних форм і не вплинула на цільове використання коштів або на прозорість закупівлі, оскільки зв’язок із програмою Ukraine Facility простежується через джерело фінансування та тендерну документацію. Редагувати заповнення додаткових полів у системі Prozorro технічно не можливо».
Коментар: замовником допущено порушення вимог пункту 81 Особливостей у частині неповного заповнення інформації в річному плану закупівель, а саме - не зазначено захід (крок) передбачений Планом України.
3.Не зазначено код економічної класифікації видатків (КЕКВ) у річному плані закупівель
Витяг з висновку моніторингу: Моніторингом питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення замовником чинного законодавства, а саме: пункту 4 частини 2 статті 4 Закону в частині не зазначення КЕКВ в річному плані закупівель.
Так, замовником на порушення вимог пункту 4 частини 3 статті 4 Закону у річному плані не вказано код економічної класифікації видатків бюджету. При цьому, відомості веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель свідчать, що замовником у пункті 8 річного плану вказано, що частиною джерел фінансування закупівлі є місцевий бюджет.
Отже, замовник відповідно до пункту 4 частини 2 статті 4 Закону мав вказати у річному плані код економічної класифікації видатків бюджету, що не забезпечено замовником.
Відповідно до пункту 3 Постанови № 1178 замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням цих особливостей. Разом з цим відповідно до пункту 4 частини 2 статті 4 Закону у річному плані повинна міститися така інформація: код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів).
Коментар: замовником допущено порушення пункту 4 частини 2 статті 4 Закону в частині не зазначення коду економічної класифікації видатків бюджету у річному плані закупівель.
4.Відсутність відомостей щодо кожного лота у річному плані закупівель
Витяг з висновку моніторингу: Відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Пунктом 2 частини 2 статті 4 Закону визначено, що у річному плані закупівель повинна міститися інформація щодо назви предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності).
Відповідно до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації, оприлюднених в електронній системі закупівель, Замовник здійснює закупівлю з поділом на лоти, а саме: Лот № 1 Інструменти; Лот № 2 Ручні знаряддя праці.
Проте, за результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що у річному плані закупівель за номером ID: UA-P-2025-03-03-007618-a відсутня інформація щодо назви предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником стосовно кожного лота, чим не дотримано вимоги пункту 2 частини 2 статті 4 Закону та пункту 14 Особливостей.
Коментар: аудиторами встановлено, що замовником допущено порушення пункту 2 частини 2 статті 4 Закону у частині невідображення інформації стосовно назви предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником стосовно кожного лота.
5.Невідповідність року зазначеного в річному плані року здійснення закупівлі
Витяг з висновку моніторингу: Відповідно пункту 14 Особливостей закупівля здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Моніторингом встановлено, що згідно із підпунктом 4.4 пункту 4 Розділу I «Загальні положення» тендерної документації та оголошення про проведення процедури закупівлі строк поставки товарів (надання послуг, виконання робіт) з 01 січня по 31 грудня 2026 року включно.
Однак, відповідно до оприлюдненого річного плану UA-P-2025-12-05-007199-a Замовником запланована закупівля електричної енергії на 2025 рік.
Моніторингом встановлено, що Замовником оприлюднено в електронній системі закупівель річний план закупівель на 2025 рік за номером ID: UA-P-2025-12-05-007199-a, який не відповідає оголошеній закупівлі електричної енергії, яка здійснюється Замовником на планову потребу 2026 року.
На запит Управління Західного офісу Держаудитслужби Замовник 20.01.2026 надав пояснення, в якому, зокрема, зазначив: «Замовник діяв у межах та у спосіб, визначених чинним законодавством у сфері публічних закупівель. Закупівля електричної енергії була здійснена на підставі попередньо оприлюдненого річного плану та відповідала плановій потребі Замовника на 2026 рік. Невідповідність року, зазначеного у річному плані, має формальний характер, не вплинула на результати процедури закупівлі, не порушила принципів відкритості, прозорості та конкуренції і не призвела до неефективного або нецільового використання бюджетних коштів».
Проте, надане пояснення не спростовує зазначеного порушення з огляду на наступне.
Згідно зі статтею 4 Закону діє імперативна норма, згідно з якою закупівля проводиться відповідно до річного плану і має бути включена до нього перед початком процедури.
Відповідно до абзацу 2 частини 1 статті 4 Закону річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Слід зазначити, що закупівля у 2026 році має здійснюватися лише після того, як внесена до річного плану 2026 року. А інформація в оголошенні про проведення відкритих торгів та тендерній документації має відповідати запланованій закупівлі. Тобто, якщо річний план затверджено в попередньому 2025 році, але закупівля проводиться для потреб поточного 2026 року, то обов’язково у формі річного плану зазначається саме поточний 2026 рік.
Враховуючи вищевикладене, за результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що інформація, зазначена Замовником в тендерній документації, не відповідає запланованій закупівлі, що суперечить пункту 14 Особливостей та частині 1 статті 4 Закону.
Коментар: моніторингом встановлено, що замовником допущено порушення вимог пункту 14 Особливостей та частини 1 статті 4 Закону у частині здійснення закупівлі не відповідно до річного плану закупівель, а саме - річний план складено на 2025 рік, тоді як закупівля фактично здійснюється для забезпечення потреби 2026 року. Зазначене свідчить про невідповідність інформації, відображеної в річному плані, даним оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації.
6. Розбіжність між очікуваною вартістю в річному плані та оголошенні
Витяг з висновку моніторингу: Моніторингом процедури закупівлі також встановлено, що відповідно до частини першої статті 4 Закону планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг, заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Згідно з пунктом 3 частини 2 статті 4 Закону у річному плані повинна міститися така інформація, як розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі.
Водночас, моніторингом встановлено, що у річному плані зазначено інформацію про розмір бюджетного призначення та / або очікувану вартість предмета закупівлі в розмірі 5 980 000,00 грн, однак очікувана вартість зазначеної закупівлі в оголошенні про проведення відкритих торгів становить 6 837 102,00 грн, чим порушено вимоги пункту 3 частини 2 статті 4 Закону.
Коментар: аудиторами встановлено, що замовником допущено порушення пункту 3 частини 2 статті 4 Закону у частині невідповідності очікуваної вартості закупівлі, зазначеної у річному плані, очікуваній вартості, визначеній в оголошенні про проведення відкритих торгів.
7. Відсутність інформації про назви класифікаторів предмета закупівлі у річному плані
Витяг з висновку моніторингу: Пунктом 14 Особливостей передбачено, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Зокрема, пунктом другим частиною другою статті 4 Закону встановлено, що у річному плані повинна міститися така інформація: назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності).
За результатами моніторингу встановлено, що в порушення пункту 2 частини 2 статті 4 Закону у річному плані Замовника не міститься інформація щодо назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі.
Коментар: під час моніторингу було встановлено, що замовником допущено порушення пункту 2 частини 2 статті 4 Закону у частині невідображення у річному плані закупівель інформації щодо назв відповідних класифікаторів предмета закупівлі.
8. Невідповідність назви предмета закупівлі в річному плані та оголошенні
Витяг з висновку моніторингу: Відповідно до частини 1 статті 4 Закону, планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель (далі – річний план). Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Згідно із пунктом 14 Особливостей закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
За результатами моніторингу встановлено, що Замовником допущено невідповідність між інформацією, зазначеною в річному плані закупівель, та інформацією, оприлюдненою в оголошенні про проведення процедури закупівлі.
Зокрема, у річному плані закупівель, оприлюдненому в електронній системі закупівель за номером UA-P-2025-08-29-007941-a, предмет закупівлі визначено як «Поточний ремонт дороги по вул. Просвіти від пр. Миру до вул. Українська в м. Шепетівка Хмельницької області», тоді як в оголошенні про проведення процедури закупівлі за номером UA-2025-08-29-007199-a предмет закупівлі визначено як «Капітальний ремонт дороги по вул. Просвіти від пр. Миру до вул. Українська в м. Шепетівка Хмельницької області».
Таким чином зазначене свідчить про невідповідність інформації щодо предмета закупівлі, визначеної в річному плані закупівель та інформації, зазначеній в оголошенні про проведення процедури закупівлі, чим недотримано вимоги пункту 14 Особливостей та частини 1 статті 4 Закону.
Коментар: аудиторами встановлено, що замовником допущено порушення вимог пункту 14 Особливостей та частини 1 статті 4 Закону у частині невідповідності інформації про предмет закупівлі, визначеної у річному плані закупівель (поточний ремонт), інформації, зазначеній в оголошенні про проведення відкритих торгів (капітальний ремонт). Зазначене свідчить про порушення узгодженості між річним планом та оголошенням.
