Публікація інформації та документів в ЕСЗ згідно з пунктом 13 Особливостей: що і коли публікуємо

У цій статті, з огляду на внесені зміни, розглянемо, яку саме інформацію та документи, а також у які строки замовники зобов’язані оприлюднювати при здійсненні закупівель відповідно до пункту 13 Особливостей.

Яку інформацію та документи, і в які строки публікуємо?

Відповідно до норм пункту 13 Особливостей, які регламентують публікацію інформації / документів в електронній системі закупівель, замовник повинен оприлюднити:

За результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону.

У разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у формі розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника. У разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону, відповідно до цього пункту замовник протягом трьох робочих днів з дня його укладення оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, інформацію, визначену пунктом 10 частини першої статті 10 Закону, та обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. У такому випадку замовник може не оприлюднювати інформацію, зазначену в договорі про закупівлю, про своє місцезнаходження та/або місцезнаходження постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та/або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, якщо поширення такої інформації несе ризики для безпеки замовника та/або постачальника (виконавця робіт, надавача послуг). У разі укладення договору про закупівлю товарів, робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд, у звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, зазначається така інформація: найменування замовника; назва предмета закупівлі; ціна, зазначена в договорі про закупівлю. У разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці другому частини першої статті 41 Закону, до такого звіту додаються документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси у машинозчитувальному форматі. У разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21, 26 цього пункту (крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону) замовник не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору розміщує в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також отриманий від Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів запит - у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпункту 21 цього пункту, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні. Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, додатково повинен містити визначену абзацом сьомим пункту 9 цих особливостей інформацію про кінцевих бенефіціарних власників постачальника товару (товарів), виконавця робіт, надавача послуги (послуг). Така інформація формується автоматично засобами електронної системи закупівель. У разі відсутності технічної можливості, реалізованої засобами електронної системи закупівель, або у разі, коли постачальник товару (товарів), виконавець робіт, надавач послуги (послуг) є нерезидентом, замовник самостійно додає до звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, визначену абзацом 7 пункту 9 цих особливостей інформацію про кінцевих бенефіціарних власників постачальника товару (товарів), виконавця робіт, надавача послуги (послуг).

Щодо інформації, яку повинен містити звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, то варто окремо звернутися до абзацу 7 пункту 9 Особливостей, згідно якого такий звіт додатково повинен містити таку інформацію про кінцевих бенефіціарних власників постачальника товару (товарів), виконавця робіт, надавача послуги (послуг):

1.прізвище, ім’я, по батькові (за наявності)

2. країна громадянства (підданства), а в разі, коли кінцевий бенефіціарний власник — іноземець є громадянином (підданим) кількох країн, — усі країни його громадянства (підданства)

3. характер та міра (рівень, ступінь, частка) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу)

4.1 повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код (для резидента) засновника юридичної особи, в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником

4.2 характер та міра (рівень, ступінь, частка) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу) засновника юридичної особи, в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником.

Перші три позиції вказують на інформацію про кінцевого бенефіціарного власника, безпосередньо як фізичної особи. Четверті позиції – на інформацію про засновника юридичної особи (за наявності), в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником. Враховуючи, що законодавство не містить чітких вказівок чого саме стосується вимога щодо зазначення «характеру та міри (рівня, ступеня, частки) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу)», рекомендуємо зазначати таку інформацію і щодо відповідного постачальника товару / виконавця робіт / надавача послуг, і щодо засновника юридичної особи.

Також слід враховувати, що не вся інформація, яку замовник заповнює в електронних полях під час оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання ЕСЗ, відображається безпосередньо у сформованому ЕСЗ звіті. У зв’язку з цим важливо вносити інформацію про кінцевого бенефіціарного власника у відповідне, коректно визначене поле.

Так, проаналізувавши звіт про договір про закупівлю, укладений без використання ЕСЗ, який формується електронною системою закупівель автоматично, можна дійти висновку, що можливими електроннимм полями для зазначення необхідної інформації є поле місця поставки товару / виконання робіт / надання послуг, а саме: “вулиця та номер будинку”, “адреса” або ж поле місцезнаходження постачальника / виконавця / підрядника тощо — залежно від авторизованого електронного майданчика, який використовує замовник.

Таким чином, згідно наведених норм, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель:

• звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, який повинен містити в тому числі інформацію про кінцевого бенефіціарного власника постачальника товару / виконавця робіт / надавача послуг, що визначена абзацом 7 пункту 9 Особливостей;
• договір про закупівлю та додатки до нього у форматі PDF та машинозчитувальному форматі текстових даних (TXT, RTF, MD, ODT, DOC(X), (X)HTML) (вимоги до машинозчитувального формату текстових даних поширюються на договори, які укладені на закупівлі поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва);
• обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до пункту 13 Особливостей у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа;
• запит від Збройних сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів (якщо договір укладено за підпункту 21 пункту 13 Особливостей).

Одним із найбільш важливих моментів при здійсненні закупівлі згідно пункту 13 Особливостей є вчасна публікація інформації та документів в електронній системі закупівель.

Водночас строк публікації інформації/документів під час здійснення закупівлі згідно пункту 13 Особливостей різниться в залежності від предмету закупівлі.

Так, за загальним правилом опублікувати зазначену інформацію/документи замовник повинен не пізніше, ніж через 10 робочих днів з дня  укладення «прямого» договору.

Проте, при укладенні договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону (при закупівлях поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва), відповідно до цього пункту зазначену інформацію/документи замовник повинен оприлюднити протягом 3 робочих днів з дня його укладення.

Водночас, при здійсненні закупівель поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва замовники зобов’язані договір про закупівлю та додатки до нього, зокрема документи, які містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, публікувати у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF.

Також внаслідок змін визначено, яку інформацію замовники повинні зазначати в електронній системі закупівель у звіті про договір про закупівлю при закупівлі товарів, робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд: найменування замовника; назва предмета закупівлі; ціна, зазначена в договорі про закупівлю, а також деталізовано, що у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці другому частини першої статті 41 Закону, до такого звіту додаються документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси у машинозчитувальному форматі.

Водночас, особливістю публікації інформації в електронній системі при здійсненні закупівель згідно підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21, 26 пункту 13 Особливостей є те, що інформація / документи, які публікуються замовниками будуть приховані електронною системою закупівель та оприлюднюються автоматично в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні.

Однак зазначена умова щодо приховування інформації згідно зазначених виключень не поширюється на здійснення закупівель поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва.

Також додатковими документами, які замовники повинні публікувати при здійсненні закупівлі згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей запит, отриманий від Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів.

Для зручності пропонуємо ознайомитися із наведеною інформацією у таблиці.

Інформація / документи, які публікуються	Строк протягом якого публікується інформація/документи	Формат документів
звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договір та додатки до договору, обґрунтування підстави для здійснення закупівлі (крім випадків укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закон та укладення договору згідно підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21, 26 пункту 13 Особливостей)	10 робочих днів з дня укладення договору	PDF
звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договір та додатки до договору, обґрунтування підстави для здійснення закупівлі при укладенні договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону	3 робочі дні з дня укладення договору	PDF та машинозчитувальний формат
звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договір та додатки до договору, обґрунтування підстави для здійснення закупівлі, запит отриманий від Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів (якщо закупівля здійснюється згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей) при укладенні договору згідно підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21, 26 пункту 13 Особливостей (крім випадків укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закон), які будуть приховані електронною системою закупівель та оприлюднюються автоматично в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні	10 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю	PDF
звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договір та додатки до договору, обґрунтування підстави для здійснення закупівлі (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону згідно підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21, 26 пункту 13 Особливостей), крім укладення договору про закупівлю робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд	3 робочі дні з дня укладення договору	PDF та машинозчитувальний формат

Підсумки

Згідно з пунктом 13 Особливостей замовники зобов’язані вчасно публікувати в електронній системі закупівель звіт про договір, сам договір, додатки та обґрунтування закупівлі. Загальний строк для публікації зазначеної інформації – 10 робочих днів з дня укладення договору.

Для поточного ремонту та будівельних робіт цей строк становить 3 робочих дні. Договори та додатки до них публікуються у PDF та машинозчитувальному форматі (у разі, здійснення закупівель поточного ремонту та будівельних робіт, а документи для окремих закупівель (підп. 13, 15, 17, 18, 20, 21, 26 пункту 13 Особливостей) приховуються системою на час воєнного стану та оприлюднюються автоматично в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні, крім закупівель поточного ремонту та будівельних робіт.