Поради щодо визначення очікуваної вартості закупівлі

Визначення очікуваної вартості один із важливих етапів планування, який має свої особливості. Саме ОЧ надає розуміння вартості товару, роботи та послуги з урахуванням технічних та якісних вимог, умов поставки/виконання, умов оплати тощо. При цьому, для її визначення необхідно дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель та не забувати про особливу увагу контролюючих органів щодо наявності документального обгрунтування очікуваної вартості саме в тому розмірі, як її визначив замовник. Тому пропонуємо розглянути ключові моменти та отримати підказки для розроблення найоптимальнішого підходу до визначення очікуваної вартості закупівель.

Що таке очікувана вартість предмета закупівлі?

Очікувана вартість - розрахункова вартість предмета закупівлі на конкретних умовах поставки із зазначенням інформації про включення / невключення до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ) та інших податків і зборів.

Очікувана ціна за одиницю - розрахункова ціна одиниці товару із зазначенням інформації про включення / невключення до очікуваної ціни податку на додану вартість (ПДВ), інших податків і зборів, а також доставки товару до замовника.

Зазначені визначення віднаходимо в Примірній методиці визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, що затверджена наказом Мінекономіки від 18.02.2020  №275, та застосовується для визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі товарів, робіт та послуг, закупівля яких здійснюється відповідно до положень Закону України "Про публічні закупівлі" і має рекомендаційний характер.

Для чого необхідно визначати очікувану вартість?

• Визначення виду закупівлі. Замовник обирає вид закупівлі виходячи з очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вартісних порогів встановлених пунктами 10, 11, 11-1 та 11-2 Особливостей.
• Включення закупівлі до річного плану. Річний план має містити інформацію про очікувану вартість відповідно вимог до пункту 3 частини 2 статті 4 Закону.
• Проведення самої закупівлі. Оголошення про проведення відкритих торгів, ЗПП тощо мають містити інформацію про очікувану вартість.
• Забезпечення вимог Постанови  Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (далі – Постанова № 710). Пунктом 4-1 Постанови № 710 покладений обов'язок  на головних розпорядників бюджетних коштів (розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня) та суб’єктів господарювання державного сектору економіки щодо підготовки та оприлюднення (у разі проведення конкурентної процедури закупівель) обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
• Забезпечення принципів здійснення публічних закупівель. Найкраще реалізацію принципу максимальної економії, ефективності та пропорційності можемо прослідкувати на етапі визначення очікуваної вартості. Якщо проаналізувати даний принцип ми зрозуміємо, що недостатньо знайти найнижчу ціну, а поряд з економією замовник має задовольнити потребу із урахуванням необхідних вимог до предмета закупівлі

Важливі дії УО / відповідальної особи для визначення очікуваної вартості закупівлі

Замовник визначає очікувану вартість під конкретний предмет закупівлі за своєю потребою. Тобто, якщо замовник купує принтер, то йому потрібен не якийсь абстрактний товар, а товар із визначеними характеристиками (у певних межах, але  у будь-якому разі не гіршими, ніж визначає внутрішній замовника). Також, замовник розуміє кількість товару, умови його поставки тощо. Всі описані моменти є дуже важливими, адже від них напряму залежить очікувана вартість предмета закупівлі.

Визначення потреби в товарах, роботах, послугах.

Визначення потреби в товарах, роботах, послугах (номенклатура, кількісні та якісні показники тощо) здійснюється на підставі аналізу фактичного використання товарів, робіт та послуг для забезпечення діяльності замовника у минулих періодах та з урахуванням запланованих поточних завдань замовника.

Формування опису предмета закупівлі із зазначенням технічних і якісних характеристик.

До формування опису предмета закупівлі рекомендується залучати відповідних фахівців замовника, які відповідають за подальше використання товарів, робіт та послуг, що будуть закуплені, а у разі відсутності таких фахівців - залучати експертів на договірних засадах.

Визначення предмета закупівлі

Предмет закупівлі визначається відповідно до Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 No 708 та з урахуванням вимог Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082.

Визначення вимог до умов поставки і оплати.

Вимоги до умов поставки і оплати слід встановлювати з урахуванням періоду запланованого використання товарів та послуг, виконання робіт протягом року, а також з урахуванням фінансових можливостей замовника.

Методи визначення очікуваної вартості

Примірна методика визначення очікуваної вартості пропонує нам 4 основні методи розрахунку ОЧ залежно від специфіки предмета закупівлі. Нагадаємо, що такі методи не є обов'язковими, але на практиці вони дійсно зручні та актуальні для використання.

Розрахунок очікуваної вартості товарів / послуг методом порівняння ринкових цін. 

Під час збору інформації про ціну слід враховувати, що умови запланованих закупівель (обсяги закупівлі, умови оплати та поставки тощо) мають бути співставні з умовами закупівель, інформація про які міститься у відкритих джерелах та може бути використана для розрахунку очікуваної вартості. Крім того, слід враховувати інші можливі чинники, що впливають на ціну товарів та послуг, як, наприклад, сезонні коливання цін на певні предмети закупівлі.

При даному методі замовник може як здійснити пошук, збір та аналіз загальнодоступної інформації про ціну, до якої відноситься в тому числі:

• інформація про ціни товарів та послуг, що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі, в тому числі на сайтах виробників та/або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель "Prozorro" та на аналогічних торгівельних електронних майданчиках; довідкові ціни на товари та послуги, що публікуються в спеціалізованих виданнях, які випускаються в друкованій та електронній формі або розміщуються в мережі Інтернет (у разі їх наявності); біржові котирування світових, регіональних, місцевих та профільних бірж (в разі біржового товару) тощо. 

Іншим же способом буде направлення не менше 3-х письмових запитів цінових пропозицій (електронною поштою) виробникам, офіційним представником та дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг. Приклад такого запиту доступний на платформі - Запит цінової (комерційної) пропозиції

Але, якщо замовник направив більше 3-х запитів, але отримав лише одну відповідь або жодної, то можна поєднати ці два способи для визначення оптимальної ціни.

Розрахунок очікуваної вартості за методом порівняння ринкових цін

Ринкова ціна - ціна, яка встановлюється безпосередньо на реальному ринку під впливом співвідношення попиту і пропозиції, або ціна конкретних угод, які відбулись на вільному ринку під впливом виключно ринкових факторів.

Для розрахунку очікуваної вартості за методом порівняння ринкових цін рекомендується:

1. привести всі ціни, отримані з вищезазначених джерел інформації, до єдиних умов, враховуючи валюту, умови поставки, умови оплати тощо;
2. з масиву цінових даних (щонайменше 3 ціни) виключити, за необхідності, ціни, які суттєво (на 30 % і більше) відрізняються в меншу/більшу сторону від найближчої наступної/попередньої ціни. В разі, якщо після виключення таких цін залишилось менше 3 цінових пропозицій, слід використовувати метод розрахунку очікуваної вартості на підставі закупівельних цін попередніх закупівель;
3. визначити очікувану ціну за одиницю, як середнє арифметичне значення масиву отриманих даних
4. визначити очікувану вартість, як добуток очікуваної ціни за одиницю на кількість товару/послуг

Де шукати потенційних учасників?

З допомогою функціоналу bi.prozorro, встанолюючи необхідні фільтри.

Або ж за допомогою електронної системи закупівель Prozorro

Розрахунок очікуваної вартості товарів / послуг на підставі закупівельних цін попередніх закупівель

У разі обмеженої конкуренції на ринку певного товару чи послуги та неможливості отримання достатньої кількості інформації щодо актуальних ринкових цін доцільно застосовувати метод розрахунку очікуваної вартості на підставі закупівельних цін минулих закупівель.

Для розрахунку очікуваної вартості можуть використовуватись як ціни попередніх власних закупівель замовника (укладених договорів) аналогічних/ідентичних товарів/послуг, так і ціни відповідних закупівель минулих періодів, інформація про які міститься в електронній системі закупівель "Prozorro", з урахуванням індексу інфляції, зміни курсів іноземних валют (у разі, якщо в наявності є валютна складова в ціні товару/послуги), які приведені до єдиних умов. 

Інформаційні джерела, які можуть використовуються при даному методі: для індексу інфляції - офіційний веб сайт Державної служби статистики України, для курсів іноземних валют - офіційний веб сайт Національного банку України тощо.

Розрахунок очікуваної вартості товарів / послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів

Очікувана вартість закупівлі товарів/послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів (відповідно до постанов, наказів, інших нормативно-правових актів органів державної влади, уповноважених на здійснення державного регулювання цін у відповідній сфері), визначається як добуток необхідного обсягу товарів/послуг та ціни (тарифу), затвердженої відповідним нормативно-правовим актом, що розраховується за такою формулою:

ОВ_рег (очікувана вартість закупівлі товарів/послуг, щодо яких проводиться державне регулювання цін і тарифів) = V (кількість (обсяг) товару/послуги, що закуповується * Ц_тар, (ціна (тариф) за одиницю товару/послуги, затверджена відповідним нормативно-правовим актом)

Розрахунок очікуваної вартості робіт

Етап визначення очікуваної вартості робіт передбачає зовсім інші передумови на відміну від товарів та послуг. Залежно від виду робіт замовник визначає очікувану вартість із врахуванням окремих нормативно-правових актів.

• Визначення очікуваної вартості утримання, поточного та капітального ремонтів автомобільних робіт
• Як визначити очікувану вартість робіт
• Визначення очікуваної вартості закупівлі розроблення проєктної документації

І згадаємо також специфіку визначення очікуваної вартості поточного ремонту

Які документи можуть бути підтвердженням визначення очікуваної вартості?

Якщо в установі / організації / підприємстві затверджено методику визначення очікуваної вартості, тоді вивчаємо її положення на предмет документального підтвердження.

Якщо методика визначення очікуваної вартості у замовника відсутня або не містить відповідної інформації, тоді документальним підтвердженням може бути будь-який документ, який містить інформацію про спосіб та розрахунок очікуваної вартості, наприклад: протокол, службова записка (у разі якщо визначає очікувану вартість не УО), обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі тощо.

Чому важливо мати документально підтвердження визначення очікуваної вартості?

Аналізуючи Закон з урахуванням Особливостей дійдемо до висновку, що законодавство не містить вимог, щодо необхідності документально  підтверджувати очікувану вартість закупівлі. Але в свою чергу Держаудитслужба при моніторингу будь-якої закупівлі має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) і таким правом користується. Певно що в кожному моніторингу Держаудитслужба надсилає запити замовнику на пояснення, в яких просить надати саме документальне підтвердження визначення очікуваної вартості закупівлі та навіть розрахунки очікуваної вартості.  

До речі, у статті Якої думки дотримуються аудитори та суди в питаннях визначення очікуваної вартості зібрана цікава  практика.

(Не)врахування ПДВ у визначенні очікуваної вартості

Під час визначення очікуваної вартості предмету закупівлі замовник має врахувати чи включається / невключається до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ) та інші податки і збори.

Але проблема може виникнути, коли замовник отримує комерційні пропозиції виключно від неплатників ПДВ. 

В такому разі рекомендуємо замовникам при визначенні очікуваної вартості предмету закупівлі також додатково здійснити пошук, збір та аналіз загальнодоступної інформації про ціну предмету закупівлі, а  саме: інформацію про ціни, що містяться в мережі інтернет у відкритому доступі, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, в електронній системі закупівель «Прозорро» щодо еквівалентного товару / послуги та з урахуванням умов придбання товарів / послуг.  Відповідно замовник додатково враховує такі відомості про ціну предмету закупівлі при визначенні очікуваної вартості закупівлі, про що детально розглядали у статті

Дії замовника, якщо фактична очікувана вартість товару перевищує затверджені бюджетні видатки

Якщо за результатами аналізу ринку фактична очікувана вартість товару перевищує  затверджені бюджетні видатки, необхідно звернутися до керівництва з пропозицію щодо зменшення обсягів закупівлі або збільшення бюджетних видатків для проведення успішної закупівлі з наданням документального підтвердження. 

У випадку оголошення закупівлі з очікуваною вартістю закупівлі, яка перевищує суму затверджених бюджетних видатків й відповідно укладенням договору на більшу суму, замовник не зможе зареєструвати такий договір в органах Казначейства, оскільки замовник може зареєструвати бюджетні зобов'язання лише в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами (планами використання бюджетних коштів). І відповідно у випадку не виділення додаткових коштів для реєстрації договору, замовнику доведеться  розривати договір, про що детально розглядали у статті.