Оновлений алгоритм проведення закупівель за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей

4) існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником;

5) роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків:

• предмет закупівлі полягає у створенні або придбанні витвору мистецтва або художнього виконання;

• укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного або мистецького конкурсу;

• відсутність конкуренції з технічних причин, яка повинна бути документально підтверджена замовником;

• необхідність захисту прав інтелектуальної власності;

• укладення договору про закупівлю з постачальником “останньої надії” або з постачальником універсальної послуги на постачання електричної енергії або природного газу;

6) відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, у тому числі за лотом. При цьому предмет закупівлі, його технічні, кількісні та якісні характеристики, проект договору про закупівлю, а також вимоги до суб’єкта, з яким укладається договір про закупівлю, не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації (крім вимог, визначених пунктом 47 цих особливостей), та сума договору про закупівлю не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, які відмінено через відсутність достатньої кількості учасників процедури закупівлі (учасника процедури закупівлі), з урахуванням прийнятного відсотка перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, якщо такий прийнятний відсоток був зазначений у тендерній документації;

7) після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність у постачанні додаткового обсягу товару тим самим постачальником, якщо в разі зміни постачальника замовник буде вимушений придбати товар з іншими технічними характеристиками, що призведе до виникнення несумісності, пов’язаної з експлуатацією і технічним обслуговуванням, або у разі, коли така закупівля зумовлена змінами до галузевих стандартів у сфері охорони здоров’я. Закупівля додаткового обсягу товару в того самого постачальника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість такого постачання не перевищує 50 відсотків ціни договору про закупівлю;

8) у замовника після укладення договору про закупівлю виникла необхідність у закупівлі додаткових робіт чи послуг, пов’язаних з предметом закупівлі основного договору, в того самого виконавця робіт/надавача послуг. Можливість і умови виконання таких додаткових робіт чи надання послуг можуть бути передбачені в основному договорі про закупівлю, укладеному за результатами проведення закупівлі. Закупівля додаткових робіт чи послуг у того самого виконавця робіт/надавача послуг здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість таких робіт чи послуг не перевищує 50 відсотків ціни основного договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення закупівлі;

9) здійснюється закупівля послуг з адвокатської діяльності;

10) здійснюється закупівля юридичних послуг, пов’язаних із захистом прав та інтересів України, у тому числі з метою захисту національної безпеки і оборони, під час врегулювання спорів, розгляду в закордонних юрисдикційних органах справ за участю іноземного суб’єкта та України;

11) здійснюється закупівля послуг, необхідних для проведення спортивних заходів, спортивних змагань, заходів з фізичної культури і спорту, фізкультурно-спортивної реабілітації, що включені до Єдиного календарного плану фізкультурно-оздоровчих, спортивних заходів та спортивних змагань України на відповідний рік;

виключено

13) здійснюється закупівля товарів, робіт та послуг для / з будівництва, ремонту та інших інженерно-технічних заходів із захисту об’єктів критичної інфраструктури паливно-енергетичного сектору критичної інфраструктури за основними технічними показниками, погодженими Міненерго;

виключено

15) здійснюється закупівля товарів, робіт і послуг для здійснення заходів, спрямованих на забезпечення захисту об’єктів підприємств, установ та організацій електроенергетичного, ядерно-промислового, вугільно-промислового та нафтогазового комплексів, а також для відновлення зруйнованих або пошкоджених внаслідок збройної агресії Російської Федерації таких об’єктів;

16) закупівля із застосуванням електронного каталогу не відбулася або в електронному каталозі відсутній необхідний замовнику товар, якщо така закупівля була проведена відповідно до пункту 5 розпорядження Кабінету Міністрів України від 25.09.2019 № 846 «Про визначення державної установи “Професійні закупівлі” централізованою закупівельною організацією» (Офіційний вісник України, 2019 р., № 77, ст. 2660) - із змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 16.05.2023 № 491.

Алгоритм укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару

Етап № 1. Включення закупівлі без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару до річного плану

Пунктом 14 Особливостей визначено, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.

Частиною 1 статті 4 Закону визначено що річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.

Тому перед здійснення закупівлі товарів, робіт та послуг за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей замовник має затвердити річний план або зміни до нього та оприлюднити його або їх в електронній системі закупівель.

Нагадуємо, що уповноважена особа приймаючи рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього має скласти протокол.

Етап № 2. Прийняття рішення про проведення закупівлі без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару та підготовка обґрунтування

Абзацом 21 пункту 13 Особливостей визначено, що у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

Тобто з 07.09.2023 замовника законодавчо зобов’язано готувати обґрунтування застосовування будь-якої підстави, що визначена пунктом 13 Особливостей. Окрім цього оновленою редакцією пункту 13 Особливостей передбачено, що таке обґрунтування має бути у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника.

Законодавство не містить визначення «розпорядче рішення», проте пунктом 3 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, визначено, що організаційно-розпорядча документація, що є одним з класів управлінської документації, поділяється, зокрема, на розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (постанови, рішення, накази, розпорядження).

Проте не варто забувати про конструкцію «або іншого документа», адже саме вона надає право обирати замовнику у вигляді якого саме документа буде обґрунтовано застосування підстави, визначеної пунктом 13 Особливостей.

Тож таким документом може бути й протокольне рішення уповноваженої особи.

Але такий документ має бути погоджений (затверджений) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

Що зазначати у розпорядчому рішенні замовника або в іншому документі? Даний документ має містити:

• цитату законодавства, якою керується уповноважена особа під час укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару;
• обґрунтування застосування обраної підстави для укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару. В обґрунтуванні варто наводити переконливі аргументи, а для цього уявіть себе аудитором, який прийшов перевіряти таку закупівлю;
• документальне підтвердження аргументів, що підтверджують необхідність застосування виключення, визначеного пунктом 13 Особливостей. Законодавчо не визначено обов’язку додавати документальне підтвердження, але воно фактично буде підкріплювати вашу аргументацію.

Етап № 3. Дотримання принципів публічних закупівель

Під час проведення будь-якої публічної закупівлі замовник має дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель, визначених статтею 5 Закону, а саме:

• добросовісна конкуренція серед учасників;
• максимальна економія, ефективність та пропорційність;
• відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель;
• недискримінація учасників та рівне ставлення до них;
• об’єктивне та неупереджене визначення переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;
• запобігання корупційним діям і зловживанням.

Для дотримання наведених принципів замовник має:

• направляти запити цінових (комерційних) пропозиції. Також замовник може оприлюднювати інформацію про свою потребу на власному веб-сайті тощо;
• придбавати товари, роботи чи послуги за найнижчою запропонованою ціною, але врахувавши усі технічні вимоги, вимоги до якості тощо;
• не бути у змові з потенційним надавачем послуг / постачальником товарів / виконавцем робіт.

На сьогодні, усі пильно слідкують за публічними закупівлями, зокрема, громадські організації та діячі, журналісти, Держаудитслужба, прокуратура, Служба безпеки України, Національна поліція України тощо. Тож замовник, а перш за все уповноважена особа, має вчиняти будь-які дії з урахуванням можливості отримання чергового листа «щастя», особливо, коли мова йде про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівлі.

Тож варто обґрунтувати своє рішення про укладення договору про закупівлі з певним постачальником товару або виконавцем робіт або надавачем послуг. У цьому як раз і допоможуть запити комерційних пропозицій до потенційних постачальників товару / виконавців робіт / надавачів послуг і чим більше буде таких запитів, тим простіше буде обґрунтувати своє рішення замовнику.

Етап № 4. Укладення договору про закупівлю

Укладення договору про закупівлю згідно пункту 13 Особливостей здійснюється поза електронною системою закупівель. Такий договір є договором про закупівлю у розумінні Закону з урахуванням Особливостей згідно пункту 17 Особливостей, адже ним визначено, що договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин 2-5, 7-9 статті 41 Закону та цих особливостей.

Відповідно у разі подальшої потреби у внесенні змін до істотних умов до такого договору замовник має керуватися пунктом 19 Особливостей, який визначає виключний перелік підстав. Тож рекомендуємо замовникам у договорі про закупівлю передбачити перелік таких підстав та умови застосування кожної з них. Наприклад:

1) зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника;

2) погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення. У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміна ціни здійснюють у такому порядку:

• підставою для зміни ціни є письмове звернення Сторони Договору та коливання ціни на ринку;
• Сторони погоджуються, що збільшення ціни за одиницю товару відбувається пропорційно коливанню цін на ринку, але не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку;
• Сторони погоджуються, що документальне підтвердження ціни на ринку має містити інформацію про період порівняння ціни, а саме: з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару та до моменту виникнення необхідності у внесенні відповідних змін;
• Сторони погоджуються, що жоден документ, який підтверджує коливання ціни на ринку не може містити один і той самий період;
• Сторони погоджуються та допускають, що документальним підтвердженням коливання ціни на рику можуть бути надані документи, які видані уповноваженими на це органами (ДП «Зовнішінформ», Торгово-промисловою палатою тощо) та які підтверджують коливання ціни на ринку такого товару, або інші факти, на які посилається Сторона або інші документи органу, установи чи організації, які мають повноваження здійснювати моніторинг цін на товари, визначати зміни ціни такого товару на ринку. Документальне підтвердження коливання ціни на ринку має містить:
• інформацію про стан цін щонайменше на дві дати, що визначають початок (дату укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару) та кінець часового інтервалу, у якому здійснювалося дослідження цін;
• результат порівняння цін у відсотковому вираженні.

3) покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміна умов Договору в частині покращення якості предмету закупівлі відбувається на підставі письмового звернення Сторони Договору із зазначенням підстав та обґрунтування, що зумовили покращення якості предмету закупівлі визначених даним Договором та наданням відповідного документального підтвердження. Під покращенням якості предмету закупівлі Сторони розуміють покращення технічних характеристик Товару тощо.

4) продовження строку дії договору про закупівлю та / або строку виконання зобов’язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. У цьому випадку Сторони погоджуються, що продовження стоку дії Договору та/або строку виконання зобов’язань відбувається на підставі письмового звернення Сторони Договору із зазначенням підстав, обґрунтування продовження строку дії даного Договору та/або строку виконання зобов’язана щодо передачі Товару, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат Споживача. До письмового звернення Сторона, що звертається додає документ (документи), що документально підтверджують об’єктивні обставини, що спричинили таке продовження;

5) погодження зміни ціни в договорі про закупівлю в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг). У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміна ціни відбувається на підставі письмового звернення Сторони Договору із зазначенням підстав та обґрунтування щодо зміни ціни в бік зменшення;

6) зміни ціни в договорі про закупівлю у зв’язку з зміною ставок податків і зборів та/або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування – пропорційно до зміни таких ставок та/або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування; У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміну ціни здійснюють у такому порядку:

• підставою для зміни ціни є письмове звернення Сторони Договору та набрання чинності документу, яким затверджені чи встановлені такі ставки податків і збори та/або зміни умов щодо надання пільг з оподаткування;
• сторони погоджуються, що Сторона, яка звертається з пропозицією про внесення змін з підстав визначених даним пунктом обов’язково до письмового звернення надає документ, який встановлює/змінює такі ставки податків і збори та/або змінює умови щодо надання пільг з оподаткування;
• нову (змінену) ціну Сторони застосовують з дня введення в дію відповідного документу, яким затверджені чи встановлені такі ставки податків і зборів та/або зміни щодо надання умов пільг з оподаткування;
• зміна ціни відбувається пропорційно зміненій (зміненим) частині (частинам) складової такої ціни, в тому числі і загальна вартість Договору;

7) зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів. У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміну ціни здійснюють у такому порядку:

• підставою для зміни ціни є письмове звернення Сторони Договору, у разі настання однієї або декілька підстав визначених даним пунктом;
• сторони погоджуються, що Сторона, яка звертається з пропозицією про внесення змін з підстав визначених даним пунктом обов’язково до письмового звернення надає документ, який підтверджує зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів.
• нову (змінену) ціну у разі зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів Сторони застосовують з дня введення в дію відповідного документу, яким затвердженні чи встановленні регульовані ціни (тарифи) і нормативи, що застосовуються у даному Договорі, якщо інше не встановлено чинним законодавством України (у тому числі відповідними документом);

8) дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

Такий порядок допоможе уникнути непорозумінь між замовником та постачальником товарів / надавачем послуг / виконавцем робіт.

Етап № 5. Оприлюднення інформації в електронній системі закупівель

Абзацом 20 пункту 13 Особливостей визначено, що за результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.

Пунктом 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону установлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні в разі здійснення замовником закупівлі без використання електронної системи закупівель, за умови що вартість закупівлі дорівнює або перевищує 50 ти. грн, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору. Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження та / або місцезнаходження постачальників (виконавців робіт та надавачів послуг), та / або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг, якщо поширення такої інформації несе ризики для безпеки замовника та / або постачальників (виконавців робіт та надавачів послуг).

Окрім цього, згідно абзацу 21 пункту 13 Особливостей у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

Відповідно замовник за результатами здійснення закупівлі шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару згідно пункту 13 Особливостей має оприлюднити в електронній системі закупівель протягом 10 робочих днів з дня укладення такого договору:

• звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• договір про закупівлю та додатки до нього у форматі PDF;
• обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до пункту 13 Особливостей у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа.

Етап № 6. Внесення змін до істотних умов договору про закупівлю

Пунктом 19 Особливостей визначено, що у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей.

Відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 цього Закону (з урахуванням Особливостей читаємо: пунктом 19 Особливостей) протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.

Важливо розділяти, що зміни до договору про закупівлю можуть вноситися як до істотних, так і до НЕістотних його умов.

Тож, у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має оприлюднити в електронній системі протягом 3 робочих днів з дня внесення змін:

• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю. Вимоги до інформації, яку має містити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю визначені пунктом 20 Особливостей;
• додаткову угоду до договору про закупівлю у форматі PDF*.

* згідно з пунктом 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.

Проте у разі внесення змін до НЕістотних умов договору про закупівлю у замовника відсутній обов’язок оприлюднювати будь-яку інформацію в електронній системі закупівель. Окремо звертаю вашу увагу на те, що у договорі про закупівлю необхідно чітко визначити, які умови є істотними, адже в іншому випадку усі умови будуть істотними.

Етап № 7. Звітування про виконання договору про закупівлю

Відповідно до абзацу 23 пункту 13 Особливостей звіт про виконання договору про закупівлю, укладений відповідно до цього пункту, не оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель. Тобто законодавчого обов’язку оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю, укладеного згідно з пунктом 13 Особливостей у замовника немає.

Але! Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону (пункт 23 Особливостей). Тому рекомендуємо замовникам оприлюднювати в електронній системі закупівель інформацію про їх виконання задля зменшення ризиків початку моніторингу такої закупівлі.