Алгоритм проведення закупівель за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей

Частиною 1 статті 4 Закону визначено, що річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.

Етап № 2. Прийняття рішення про проведення закупівлі без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару та підготовка обґрунтування

Маючи потребу в закупівлі товару, роботи чи послуги замовник далі обирає спосіб здійснення закупівлі залежно від вартісних меж предмета закупівлі. Якщо вартість предмета закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту) становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту - 200 тис. гривень, робіт - 1,5 млн. гривень, замовник може здійснювати закупівлю шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до пункту 13 Особливостей, але за наявності обгрунтованої підстави.

Тож, на даному етапі важливою є підготовка обґрунтування обраної замовника підстави, адже пункт 13 Особливостей законодавчо зобов’язує готувати обґрунтування застосування будь-якої підстави, що визначена цим пунктом.

У разі укладення договору про закупівлю відповідно до пункту 13 Особливостей замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у формі розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

Законодавство не містить визначення «розпорядче рішення», проте пунктом 3 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, визначено, що організаційно-розпорядча документація, що є одним з класів управлінської документації, поділяється, зокрема, на розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (постанови, рішення, накази, розпорядження).

Проте не варто забувати про конструкцію «або іншого документа», адже саме вона надає право обирати замовнику у вигляді якого саме документа буде обґрунтовано застосування підстави, визначеної пунктом 13 Особливостей.

Обгрунтуванням може бути й протокольне рішення уповноваженої особи. Але такий документ має бути погоджений (затверджений) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

В обгрунтуванні (розпорядчому рішенні замовника або в іншому документі) рекомендуємо зазначати:

• цитату законодавства, якою керується уповноважена особа під час укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару;
• обґрунтування застосування обраної підстави для укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару. В обґрунтуванні варто наводити переконливі аргументи, а для цього уявіть себе аудитором, який прийшов перевіряти таку закупівлю;
• документальне підтвердження аргументів, що підтверджують необхідність застосування виключення, визначеного пунктом 13 Особливостей. Законодавчо не визначено обов’язку додавати документальне підтвердження, але воно фактично буде підкріплювати вашу аргументацію. Крім того, в ході проведення контрольних заходів ДАСУ перевіряє наявність саме документального підтвердження підстави.

Етап № 3. Дотримання принципів публічних закупівель

Під час проведення будь-якої публічної закупівлі замовник має дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель, визначених статтею 5 Закону, а саме:

• добросовісна конкуренція серед учасників;
• максимальна економія, ефективність та пропорційність;
• відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель;
• недискримінація учасників та рівне ставлення до них;
• об’єктивне та неупереджене визначення переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;
• запобігання корупційним діям і зловживанням.

Для дотримання наведених принципів замовник має:

• направляти запити цінових (комерційних) пропозиції. Також замовник може оприлюднювати інформацію про свою потребу на власному веб-сайті тощо;
• придбавати товари, роботи чи послуги за найнижчою запропонованою ціною, але врахувавши усі технічні вимоги, вимоги до якості тощо;
• не бути у змові з потенційним надавачем послуг / постачальником товарів / виконавцем робіт.

Замовникам добре відомо, як пильно слідкують за публічними закупівлями, зокрема, громадські організації та діячі, журналісти, Держаудитслужба, прокуратура, Служба безпеки України, Національна поліція України тощо. Тож замовник, а перш за все уповноважена особа, має вчиняти будь-які дії з урахуванням можливості отримання чергового листа «щастя», особливо, коли мова йде про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівлі.

Тож, варто обґрунтувати своє рішення про укладення договору про закупівлі з певним постачальником товару або виконавцем робіт або надавачем послуг. У цьому як раз і допоможуть запити комерційних пропозицій до потенційних постачальників товару / виконавців робіт / надавачів послуг і чим більше буде таких запитів, тим простіше буде обгрунтувати своє рішення замовнику.

Етап № 4. Укладення договору про закупівлю

Укладення договору про закупівлю згідно пункту 13 Особливостей здійснюється поза електронною системою закупівель. Тобто, замовник спочатку укладає договір, а потім відображає інформацію про нього в електронній системі закупівель.

Такий договір є договором про закупівлю у розумінні Закону з урахуванням Особливостей згідно пункту 17 Особливостей (договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин другої - п’ятої, сьомої - дев’ятої статті 41 Закону, та цих особливостей).

Відповідно у разі подальшої потреби щодо внесення змін до істотних умов такого договору замовник має керуватися пунктом 19 Особливостей (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13), який визначає виключний перелік підстав. Тож рекомендуємо замовникам у договорі про закупівлю передбачити перелік таких підстав та умови застосування кожної з них.

Такий порядок допоможе уникнути непорозумінь між замовником та постачальником товарів / надавачем послуг / виконавцем робіт.

Етап № 5. Оприлюднення інформації в електронній системі закупівель

За результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону (...замовник оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору).

У разі укладення договору про закупівлю відповідно до пункту 13 Особливостей замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у формі розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника. У разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21 цього пункту замовник не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору розміщує в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також запит отриманий від Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів запит - у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпункту 21 цього пункту, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні.

Отже, не пізніше, ніж через 10 робочих днів з дня укладення “прямого” договору замовник оприлюднює в електронній системі закупівель

• звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• договір про закупівлю та додатки до нього у форматі PDF*;
• обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до пункту 13 Особливостей у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа;
• запит від Збройних сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів (якщо договір укладено за пп. 21 п. 13 Особливостей).

* згідно з пунктом 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.

При цьому, договір про закупівлю та додатки до нього, а також відповідний запит (якщо договір укладено за пп. 21 п. 13 Особливостей) у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей будуть приховані електронною системою закупівель та оприлюднюються автоматично в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні.

Тобто, замовник здійснює стандартні дії щодо оприлюднення необхідних документів та відомостей: обираючи на електронному майданчику одну з підстав проведення закупівлі відповідно до підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей, завантажує договір про закупівлю, додатки до нього, запит (якщо договір укладено за пп. 21 п. 13 Особливостей) у розділ “Робота з договором” та обрає тип файлу Підписаний договір / Додатки до договору*, а електронна система закупівель залишить їх відкрити лише для замовника та автоматично оприлюднить через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні. Для того, щоб запит, отриманий від Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпункту 21 пункту 13 Особливостей теж набув статусу конфіденційності, замовнику необхідно завантажити його у розділ “Робота з договором” та обрати тип файлу також, як Підписаний договір / Додатки до договору, саме щодо вказаних типів файлів працює приховування та подальше автоматичне оприлюднення.

Важливо! Візуально функціонали електронних майданчиків відрізняються. Тому під час оприлюднення інформації рекомендуємо звернутися за техпідтримкою до вашого електронного майданчика та запитати, в який розділ підвантажити документи (договір, додатки до нього та запит (якщо договір укладено за пп. 21 п. 13 Особливостей)), що будуть доступні лише замовнику та “приховані” для інших користувачів.

У разі коли оприлюднення в електронній системі закупівель інформації про місцезнаходження замовника та/або місцезнаходження (для юридичної особи)/місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та/або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг (оприлюднення якої передбачено Законом та/або цими особливостями) несе загрозу безпеці замовника та/або постачальника, така інформація в договорі про закупівлю, який укладається відповідно до цього пункту та оприлюднюється в електронній системі закупівель, може зазначатися як назва адміністративно-територіальної одиниці (область, район, місто, район у місті, селище, село) місцезнаходження замовника та/або місцезнаходження (для юридичної особи)/місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та/або назва адміністративно-територіальної одиниці (область, район, місто, район у місті, селище, село), в який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги).

Етап № 6. Внесення змін до умов договору про закупівлю

Пунктом 19 Особливостей визначено, що у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей.

Відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 цього Закону (з урахуванням Особливостей читаємо: пунктом 19 Особливостей) протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.

Важливо розділяти, що зміни до договору про закупівлю можуть вноситися як до істотних, так і до НЕістотних його умов.

Тож, у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має оприлюднити в електронній системі протягом 3 робочих днів з дня внесення змін:

• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю. Вимоги до інформації, яку має містити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю визначені пунктом 20 Особливостей;
• додаткову угоду до договору про закупівлю у форматі PDF*.

* згідно з пунктом 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.

Проте у разі внесення змін до НЕістотних умов договору про закупівлю у замовника відсутній обов’язок оприлюднювати будь-яку інформацію в електронній системі закупівель. Окремо звертаємо вашу увагу на те, що у договорі про закупівлю необхідно чітко визначити, які умови є істотними, адже в іншому випадку усі умови будуть істотними.

У разі внесення змін до договору про закупівлю, укладеного відповідно до підпунктів 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей, у випадках, передбачених пунктом 19 цих особливостей, замовник з 01.09.2024 (включно) разом з повідомленням про внесення змін до договору про закупівлю розміщує в електронній системі закупівель зміни до договору про закупівлю, тобто додаткову угоду у форматі PDF. Електронна система теж повинна приховати зміни (тобто, ДУ) та оприлюднити їх через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні. Такий функціонал працює автоматично: будь-які зміни до договору про закупівлю, укладеного відповідно до підпунктів 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей набуватимуть статусу конфіденційності та будуть доступні для перегляду лише замовнику.

Щодо підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей, то на договори, укладені із застосуванням даних підстав не поширюється можливість зміни істотних умов саме у випадках передбачених пунктом 19 Особливостей. Тобто, замовник може вносити зміни з урахуванням Цивільного та Господарського кодексів України, а також умов договору. У разі ж внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, укладеного відповідно до підпунктів 13, 15 Особливостей протягом трьох робочих днів з дня їх внесення розміщує в електронній системі закупівель такі зміни до договору про закупівлю, що автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні. Відповідно замовник не має обов'язку оприлюднювати повідомлення про внесення змін до договору, як це робиться у разі зміни істотних умов у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей, натомість технічно оприлюднення зміни до договору про закупівлю укладеного на підставі підпунктів 13, 15 пункту 13 Особливостей нічим не буде відрізнятися від оприлюднення інформації щодо зміни істотних умов договору про закупівлю, укладеного з будь-яких інших підстав,

Етап № 7. Звітування про виконання договору про закупівлю

Відповідно до останнього абзацу пункту 13 Особливостей звіт про виконання договору про закупівлю, укладений відповідно до цього пункту, не оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель. Тобто законодавчого обов’язку оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю, укладеного згідно з пунктом 13 Особливостей у замовника немає.

Але! Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону (пункт 23 Особливостей). Тому рекомендуємо замовникам оприлюднювати в електронній системі закупівель інформацію про їх виконання задля зменшення ризиків початку моніторингу такої закупівлі.