Процес виконання договору про закупівлю доволі часто тягне за собою необхідність внесення змін до його умов. В той же час коли мова йде про зміну ціни, ініціатором внесення змін зазвичай виступає саме постачальник. Тож у випадках, коли постачальник направляє до замовника звернення щодо внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни, доцільно реагувати за наступним алгоритмом:
Крок 1. Аналізуємо умови договору про закупівлю.
При отриманні звернення від постачальника щодо зміни ціни, перш за все варто зрозуміти:
- чи передбачено умовами договору про закупівлю можливість внесення відповідних змін;
- хто із сторін має право ініціювати зміну ціни та яким чином;
- яким чином та в які строки інша сторона повинна відреагувати на звернення, тощо.
Відповідно якщо умови договору про закупівлю не передбачають можливості внесення змін до істотних умов договору про закупівлю в частині зміни ціни, то сторони не мають змогу погодити такого роду зміни. В той же час якщо сторонами зафіксовано в умовах договору про закупівлю конкретний алгоритм щодо внесення змін до його істотних умов, то такого алгоритму варто притримуватись.
Окрім цього замовнику вкрай важливо оцінити, чи не потягне зміна ціни за собою зміну й інших умов договору про закупівлю, наприклад, обсягів та / або суми договору про закупівлю, тощо. Більш детально про такого роду дії йдеться у матеріалі «Які ще зміни в договорі зумовлює зміна ціни предмета закупівлі?».
Крок 2. Обираємо підставу / підстави для внесення змін до договору про закупівлю.
Згідно підпунктів 2, 5 та 7 пункту 19 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків:
2) узгодженого сторонами збільшення ціни за одиницю товару не більше ніж на 10 відсотків пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку, що відбулося з дня укладення договору про закупівлю (у разі збільшення ціни за одиницю товару за цим підпунктом вперше) або з дня останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни (у разі збільшення ціни за одиницю товару за цим підпунктом вдруге і далі), за умови документального підтвердження такого коливання. Такі зміни до договору про закупівлю можуть бути внесені не раніше 90 днів з дня підписання договору про закупівлю або внесення до нього змін щодо збільшення ціни за одиницю товару за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. Обмеження стосовно строків внесення змін до договору про закупівлю щодо збільшення ціни за одиницю товару не застосовується у разі зміни умов договору про закупівлю бензину та дизельного пального, природного газу та електричної енергії. Обмеження щодо збільшення ціни за одиницю товару не більше ніж на 10 відсотків застосовується щодо кожного окремого випадку збільшення ціни за одиницю товару (без обмеження кількості змін). Змінена ціна за одиницю товару не повинна перевищувати 50 відсотків ціни за одиницю товару, що передбачена в початковому договорі про закупівлю;
5) погодження зміни ціни в договорі про закупівлю в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг), у тому числі у разі коливання ціни товару на ринку;
7) зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів, середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», що застосовуються в договорі про закупівлю, у разі встановлення в договорі про закупівлю порядку зміни ціни.
В той же час якщо зміна ціни тягне за собою необхідність приведення у відповідність й інших умов договору про закупівлю, то замовнику доцільно розглянути можливість одночасного застосування одразу декількох підстав, відображених у пункті 19 Особливостей. Наприклад, якщо замовник має обмежений бюджет, то одночасно із збільшенням ціни за одиницю товару (із застосування підпункту 2 пункту 19 Особливостей), також варто зменшити обсяги (відповідно до підпункту 1 пункту 19 Особливостей) та привести у відповідність загальну суму договору про закупівлю.
Крок 3. Оцінюємо отримані документи / інформацію на відповідність умовам договору та законодавчим нормам, а також перевіряємо наявність / відповідність підтверджуючих документів.
На даному етапі уповноваженій особі доцільно зосередитись на тому, що саме надано постачальником та на чому арґументується необхідність внесення змін до договору про закупівлю. При цьому якщо отримана інформація / документи суперечать умовам договору або законодавчим нормам, то замовнику слід або відмовити у внесенні змін до такого договору, або обговорити можливість внесення змін таким чином, щоб всі необхідні вимоги були дотримані.
Окрім цього звертаючись до законодавчих норм, частина підстав для зміни ціни, визначених у пункті 19 Особливостей, напряму передбачають наявність документального підтвердження. У разі відсутності такого документального підтвердження чи його невідповідності, уповноваженій особі варто відмовити постачальнику у внесенні змін до договору про закупівлю, в тому числі до моменту отримання такого документального підтвердження, яке буде задовольняти замовника.
Крок 4. Формуємо рішення щодо (не)погодження зміни ціни, оформляємо його у письмовому вигляді та направляємо іншій стороні у передбачений в умовах договору строк / спосіб.
Вкрай важливо пам’ятати, що замовник може, але не зобов’язаний, погоджуватись на внесення змін до договору про закупівлю, а жодна із сторін не має права змінити істотні умови такого договору без погодження іншої сторони. Адже відповідно до частини 1 статті 651 Цивільного кодексу України, зміна договору допускається лише за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або законом, про що згадується у матеріалі «Чи зобов’язаний замовник погоджуватися на зміну ціни за одиницю товару?».
Відповідно при формуванні рішення щодо (не)погодження зміни ціни, замовнику слід:
- формувати такого роду відповідь у письмовому вигляді;
- направляти рішення на поштову адресу постачальника із дублюванням на електронну адресу, якщо інше не передбачено умовами договору про закупівлю;
- у разі якщо в умовах договору про закупівлю визначені чіткі строки надання відповіді, то дотримуватись відповідних строків;
- аргументувати прийняте рішення, а в разі відмови можна також зазначити можливі шляхи подальшої співпраці, наприклад які документи варто надати замовнику аби рішення змінилося;
- якщо рішення позитивне, то доцільно одразу направити на погодження сформовану додаткову угоду.
Крок 5. Укладаємо додаткову угоду та оприлюднюємо в електронній системі закупівель.
Звертаючись до статті 654 Цивільного кодексу України, міна або розірвання договору вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає із звичаїв ділового обороту.
Тож враховуючи, що договір про закупівлю укладається шляхом погодження представниками обох сторін, то й внесення змін до такого договору доцільно проводити, шляхом двостороннього підписання додаткової угоди.
Окрім цього відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси – протягом трьох робочих днів з дня:
- внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених частиною п'ятою статті 41 цього Закону. До такого повідомлення додаються зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі (у разі внесення змін до договорів, зазначених в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 цього Закону);
- складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 цього Закону. До такого повідомлення додається уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі.
Нагадуємо, що за неоприлюднення або порушення строків оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, уповноважена особа може притягуватись до адміністративної відповідальності, шляхом накладення штрафу у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень).