В процесі виконання договору про закупівлю, сторони стикаються з необхідністю змінити ту чи іншу умову. В той же час перелік можливих підстав для внесення змін до договору про закупівлю обмежений вимогами пункту 19 Особливостей. При цьому частина з таких підстав містять прямі вимоги щодо наявності документального підтвердження, в той час як інші – містять більше підводних каменів в даному питанні, аніж прямих вимог. 

А відтак керуючись пунктом 19 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків: 

2) узгодженого сторонами збільшення ціни за одиницю товару не більше ніж на 10 відсотків пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку, що відбулося з дня укладення договору про закупівлю (у разі збільшення ціни за одиницю товару за цим підпунктом вперше) або з дня останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни (у разі збільшення ціни за одиницю товару за цим підпунктом вдруге і далі), за умови документального підтвердження такого коливання. Такі зміни до договору про закупівлю можуть бути внесені не раніше 90 днів з дня підписання договору про закупівлю або внесення до нього змін щодо збільшення ціни за одиницю товару за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. Обмеження стосовно строків внесення змін до договору про закупівлю щодо збільшення ціни за одиницю товару не застосовується у разі зміни умов договору про закупівлю бензину та дизельного пального, природного газу та електричної енергії. Обмеження щодо збільшення ціни за одиницю товару не більше ніж на 10 відсотків застосовується щодо кожного окремого випадку збільшення ціни за одиницю товару (без обмеження кількості змін). Змінена ціна за одиницю товару не повинна перевищувати 50 відсотків ціни за одиницю товару, що передбачена в початковому договорі про закупівлю; 

4) продовження строку дії договору про закупівлю та/або строку виконання зобов'язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. 

Отож в законодавчому формулюванні більшості підстав, визначених в пункті 19 Особливостей, відсутні прямі вимоги щодо наявності документального підтвердження. Та от на практиці все дещо складніше, тож пропонуємо розглянути декілька із поширених підстав для внесення змін до істотних умов договору, які напряму не передбачають наявність документального підтвердження. 

Зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника 

Відповідно до підпункту 1 пункту 19 Особливостей, істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків: зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника. 

Звертаючись до даної підстави, сторони мають змогу зменшити обсяги закупівлі, наприклад: виключити або скоротити кількість товарів / робіт / послуг, що є предметами закупівлі, як в цілому, так і окремих його позицій. Щодо виразу «зокрема», в даному контексті він дозволяє врахувати наведену підставу для внесення змін до договору про закупівлю, а саме урахування фактичного обсягу видатків замовника, як одну із можливих. 

Тож якщо сторонами договору про закупівлю передбачена можливість зменшення обсягів закупівлі, то замовник може документально не підтверджувати такі дії. Проте якщо в подальшому розпочнеться моніторинг даної закупівлі, то не виключено, що замовнику необхідно буде доводити правомірність застосування підпункту 1 пункту 19 Особливостей. Тож за можливості замовнику доцільно подбати про наявність документального підтвердження, про що також зазначено у матеріалі  «Зменшення обсягів закупівлі  як одна із підстав для внесення змін до істотних умов договору про закупівлю згідно підпункту 1 пункту 19 Особливостей». 

Покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю 

Згідно підпункту 3 пункту 19 Особливостей, істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків: покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. 

Тож для можливості застосування норм підпункту 3 пункту 19 Особливостей, варто дотримуватись наступних вимог: 

  • внаслідок внесення змін до договору повинно відбутися покращення якості предмета закупівлі; 
  • не може збільшитися сума, визначена в договорі про закупівлю. 

Отож однією із ключових ознак застосування даної підстави є наявність саме факту покращення якості предмета закупівлі. Тобто жодна із характеристик предмета закупівлі не повинна бути гіршою, аніж визначені умовами закупівлі, при цьому одна або декілька характеристик – кращими. Аналіз вимог підпункту 3 пункту 19 Особливостей також описується у статті «Покращення якості предмета закупівлі як підстава для внесення змін до договору про закупівлю». Та все ж не зважаючи на пряму відсутність вимоги щодо наявності документального підтвердження, рекомендуємо замовникам отримати від іншої сторони усі необхідні документи, які допоможуть у разі необхідності підтвердити, що відбулося покращення якості предмета закупівлі. 

Погодження зміни ціни в договорі про закупівлю в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг), у тому числі у разі коливання ціни товару на ринку 

Аналізуючи підпункт 5 пункту 19 Особливостей, істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків: погодження зміни ціни в договорі про закупівлю в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг), у тому числі у разі коливання ціни товару на ринку. 

Тож при внесенні змін до договору про закупівлю із застосуванням вимог підпункту 5 пункту 19 Особливостей, замовникам варто дотримуватись наступних моментів: 

  • ціна в договорі про закупівлю може змінюватися лише в бік зменшення; 
  • такого роду зміни повинні відбуватися без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг, визначених умовами укладеного договору про закупівлю; 
  • загальна ціна в договорі про закупівлю зменшується пропорційно узгодженому зменшенню ціни, у тому числі у разі зменшення ціни за одиницю товару; 
  • зміна ціни в договорі про закупівлю може зменшуватися як при закупівлі товарів, так і при закупівлі робіт чи послуг. 

Відповідно як і в вищезгаданих випадках, норми підпункту 5 пункту 19 Особливостей не містять окремих вимог щодо документального підтвердження зменшення ціни в договорі про закупівлю. І все ж безпечнішим варіантом для замовника буде фіксація відповідного підтвердження, на якому буде формуватись захист замовника у випадку проведення моніторингу закупівлі чи внутрішнього аудиту. А більш ретельно ознайомитись із базовими ознаками внесення змін до договору про закупівлю в частині зменшення ціни в договорі про закупівлю можна у статтях «Зменшення ціни в договорі про закупівлю згідно з пп. 5 п. 19 Особливостей» та «Чи стосуються зміни від 01.09.2025р. по підпункту 5 пункту 19 Особливостей робіт та послуг?». 

Зміна ціни в договорі про закупівлю у зв’язку з зміною ставок податків і зборів та / або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування – пропорційно до зміни таких ставок та / або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування 

У підпункті 6 пункту 19 Особливостей визначено, що істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків: зміни ціни в договорі про закупівлю у зв’язку з зміною ставок податків і зборів та / або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування – пропорційно до зміни таких ставок та/або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування. 

Застосування норм підпункту 6 пункту 19 Особливостей може відбуватись у зв’язку із:  

  • зміною ставок податків і зборів - пропорційно до зміни таких ставок; 
  • зміною умов щодо надання пільг з оподаткування - пропорційно до зміни  таких пільг з оподаткування;  
  • зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування.  

При цьому ключовими факторами внесення змін до договору про закупівлю виступає те, що: 

  • зміна ціни в договорі повинна відбуватися пропорційно до зміни ставок податків і зборів та / або пільг з оподаткування, а також до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування;  
  • нову (змінену) ціну сторони договору застосовують не раніше дня введення в дію відповідного документу, яким затверджені чи встановлені зміни; 
  • змінена ціна застосовується сторонами лише щодо того обсягу товару / послуг чи об'єму робіт, які ще не поставлені / надані чи виконані  відповідно; 
  • зміна ціни у договорів може відбуватися як в бік зменшення так і в бік збільшення; 
  • зміна істотних умов договору про закупівлю відбувається з підстав визначених Особливостями, але у порядку визначеному умовами укладеного договору. 

В той же час у формулюванні підпункту 6 пункту 19 Особливостей не міститься вимог щодо обов’язкової наявності документального підтвердження. Та все ж пропонуємо звернути увагу на те, яким чином інша сторона сповіщає замовника про відповідні зміни, а саме наявність витягу із реєстру платників єдиного податку або із реєстру платників податку на додану вартість. А більш детально про дану підставу пропонуємо ознайомитись у матеріалі «Зміна ціни в договорі про закупівлю у зв’язку з зміною ставок податків і зборів та/або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування — пропорційно до зміни таких ставок та/або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування згідно підпункту 6 пункту 19 Особливостей». 

Зміна встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміна курсу іноземної валюти, зміна біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів, середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», що застосовуються в договорі про закупівлю, у разі встановлення в договорі про закупівлю порядку зміни ціни 

Керуючись підпунктом 7 пункту 19 Особливостей, істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків: зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів, середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», що застосовуються в договорі про закупівлю, у разі встановлення в договорі про закупівлю порядку зміни ціни. 

Як бачимо, сама підстава також не містить прямих вимог щодо обов’язкової наявності документального підтвердження, проте це скоріш зумовлено широким спектром зазначених підстав щодо внесення змін до умов договору про закупівлю. Тож в даному випадку необхідність в документальному підтвердженні буде напряму залежати від конкретних підстав, якими користуються сторони при внесенні змін до договору про закупівлю, а умов такого договору. Наприклад, якщо мова йде про зміну середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», то такого роду інформація наявна у відкритому доступі, тож зачасту сторонам достатньо наявності на офіційному вебсайті Оператора ринку інформації щодо середньозваженої ціни електричної енергії на РДН ОЕС України, звісно якщо інше не встановлено умовами договору про закупівлю. 

А от якщо мова йде про зміну встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, то належним документальним підтвердженням можна вважати довідку з Державної служби статистики України, про що більш детально зазначено у статті «Підвищення цін на продукти харчування на підставі зміни індексу споживчих цін: що варто врахувати замовникам для правомірного внесення змін до договору про закупівлю». Отже коли сторони вносять зміну до ціни у відповідності до підпункту 7 пункту 19 Особливостей, то наявність чи відсутність документального підтвердження доцільно розглядати щодо кожної із підстав окремо, враховуючи при цьому умови, відображені в конкретному договорі про закупівлю. 

Зміна умов у зв’язку із застосуванням положень частини 6 статті 41 Закону 

Підпунктом 8 пункту 19 Особливостей передбачено, що істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків: зміни умов у зв’язку із застосуванням положень частини шостої статті 41 Закону. 

При цьому відповідно до частини 6 статті 41 Закону, дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку. 

Відповідно аби мати можливість застосувати норми підпункту 8 пункту 19 Особливостей, сторонам варто забезпечити наявність наступних ознак: 

  • продовжено дію саме договору про закупівлю у розумінні Закону із врахуванням Особливостей; 
  • на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року; 
  • в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році; 
  • видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку; 
  • після продовження дії договору про закупівлю повинна бути здійснена процедура закупівлі. 

А отже внесення змін до договору про закупівлю, із застосуванням норм підпункту 8 пункту 19 Особливостей та частини 6 статті 41 Закону, сторонам не потрібно турбуватись про наявність документального підтвердження, а більш детально із тематикою можна ознайомитись у матеріалі «Як продовжувати договори про закупівлю на 20 відсотків на 2026 рік».