В процесі планування закупівлі, замовник розраховує очікувану вартість предмета закупівлі та розподіляє наявні кошти за відповідними потребами. Проте як показує практика, в процесі здійснення закупівельної діяльності може відбутись економія коштів, в тому числі за результатами:
Тож у даному матеріалі зупинимось на алгоритмі використання коштів, зекономлених внаслідок проведення закупівлі.
А отже зекономленими є кошти, які замовник планував використати в межах відповідної закупівлі, але які з тих чи інших причин залишились незадіяними. Яскравим прикладом таких ситуацій буде проведення закупівлі із застосуванням аукціону. Адже виборюючи право стати переможцем, учасник може дещо знизити власну ціну, а в подальшому укласти договір про закупівлю, заощадивши замовнику певну суму коштів. Проте складнощі для замовника полягають у правильному використанні таких коштів, що не завжди буває легко.
Тож при використанні коштів, зекономлених за результатами проведеної закупівлі, замовник може скористатись відповідним алгоритмом:
Наприклад, якщо мова йде про кошти, виділені на енергоносії, то використати їх для придбання комп’ютерної техніки буде недоцільно. Або ж якщо виділено субвенцію для харчування молодших класів, а замовник приймає рішення щодо використання зекономлених коштів на придбання продуктів харчування для інших категорій учнів, то такі дії суперечитимуть порядку та умовам використання субвенційних коштів.
Отож до моменту планування закупівлі уповноваженій особі слід впевнитись, що придбання відповідних товарів / робіт / послуг не суперечитиме вимогам чинних законодавчих норм та не спричинить низку порушень. У відповідності до отриманої інформації, замовник може зрозуміти: чи можна використовувати наявні зекономлені кошти в цілому, чи існують обмеження щодо напрямків використання таких коштів, тощо.
Крок 2. Оцінюємо потребу замовника із врахуванням поточних завдань. Таким чином замовник може проаналізувати наявні варіанти щодо здійснення закупівлі (закупівель), а також визначити яку з потреб доцільно задовольнити у першу чергу.
Розглянемо на прикладі використання коштів, зекономлених у кінці року. В такому випадку важливо врахувати не лише наявність потреби, але й строки, у які така потреба може бути задоволена. Відповідно якщо замовник цьогоріч здійснив закупівлю послуг з прання і сухого чищення на суму, що перевищує 100 тис. гривень, а до кінця року залишається декілька днів, то існує ризик несвоєчасного здійснення закупівлі або невиконання договору про закупівлю у встановлені терміни. В такому випадку якщо замовнику важливо аби сторони використали кошти до кінця поточного року, то доцільно розглянути можливість задовольнити іншу потребу, шляхом укладення прямого договору або здійснення запиту пропозицій постачальників.
Наголошуємо, що зекономлені кошти можуть спрямовуватись як за тим самим предметом закупівлі, так і перерозподілятись на інші витрати, за винятком випадків, коли такого роду дії призведуть до порушень.
Крок 3. Визначення предмета закупівлі та очікуваної вартості закупівлі, а також виду закупівлі. Згідно пункту 22 частини 1 статті 1 Закону, предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.
Відповідно замовник визначає предмет закупівлі у відповідності до виду предмета закупівлі (товари / роботи / послуги), а також із врахуванням вимог Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708. Більш детально дана тематика розглянута у книзі «Предмет закупівлі: специфіка визначення», а також матеріалі «Набрали чинності зміни до Порядку визначення предмета закупівлі».
При визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі можна скористатись Примірною методикою визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженою наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275, а також ознайомитись із матеріалом «Поради щодо визначення очікуваної вартості закупівлі» та відеоуроком «Практикум щодо визначення очікуваної вартості предмета закупівлі».
Визначити вид закупівлі допоможе стаття «Як обрати вид закупівлі: переваги, недоліки, ризики та строки проведення кожного виду».
Також на даному етапі обов’язково звертаємо увагу, аби придбання необхідних товарів / робіт / послуг не призвело до порушення законодавчих норм. Розглянемо на прикладі: на початку року замовник визначив, що очікувана вартість закупівлі моноблоків не перевищить вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей, тож замовником укладено два прямі договори згідно вимог пункту 11 Особливостей. Проте після здійснення закупівлі за зекономлені кошти річна вартість предмета закупівлі перевищила встановлені законодавством межі та замовником оголошено запит пропозицій постачальників. Відповідно дії замовника в такому випадку є неправомірними і доцільно відмовитись від такої закупівлі, а за необхідності розглянути можливість придбання іншого товару / робіт / послуг.
Крок 4. Формування необхідних документів та проведення закупівлі. Даний крок напряму залежить від обраного замовником виду закупівлі. Тим не менше під час формування необхідних документів можна скористатись відповідними прикладами, розміщеними на нашій платформі у розділі «Документи».
Яким чином не порушити законодавчі вимоги щодо поділу предмета закупівлі при використанні зекономлених коштів?
Пунктом 6 Особливостей визначено, що замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями.
Відповідно одним із вагомих ризиків для замовника при використанні коштів, зекономлених внаслідок проведення закупівлі, стає поділ предмета закупівлі. Тож замовнику доцільно пам’ятати, що:
- під поділом предмета закупівлі у розумінні Закону із врахуванням Особливостей варто розуміти здійснення прямої закупівлі у випадках, не передбачених законодавчими нормами, з метою уникнення застосування електронної системи закупівель;
- закупівлю за зекономлені кошти варто розглядати, як частину загальної потреби та сумувати з іншими закупівлями за відповідним предметом закупівлі;
- не менш ретельно варто ставитись до вибору коду за Єдиним закупівельним словником, адже умисний поділ предмета закупівлі за різними кодами також є порушенням у розумінні пункту 6 Особливостей. Наприклад, якщо замовником за результатами процедури закупівлі придбано товар спочатку за одним кодом за Єдиним закупівельним словником, а тоді на зекономлені кошти здійснено пряму закупівлю на той же товар, проте із використанням іншого коду.
Виходячи з вищезазначеного, для уникнення поділу предмета закупівлі у розумінні пункту 6 Особливостей, замовнику при використанні зекономлених коштів слід звернути увагу як на аспект визначення предмета закупівлі, так і на визначення виду відповідної закупівлі. Нагадуємо, що придбання товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель відповідно до вимог Закону тягне за собою адміністративну відповідальність. А згідно підпункту 5 пункту 21 Особливостей, договір про закупівлю є нікчемним у разі: назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником не відповідає товарам, роботам чи послугам, що фактично закуплені замовником.
Чи доцільно вважати зекономлені кошти додатковою потребою?
Аналізуючи норми абзацу 3 пункту 15 Особливостей, якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Відповідно для визначення потреби додатковою, замовник повинен запевнитись у наявності таких ознак:
- виникла потреба у додатковому обсязі товару / робіт / послуг;
- виникла потреба за тотожним предметом закупівлі;
- замовник не міг передбачити потребу у додатковому обсязі предмета закупівлі на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі;
- закупівля за тотожним предметом закупівлі вже була проведена;
- попередня закупівля була здійснена у поточному році.
З першого погляду стає зрозуміло, що вказані вище ознаки не містять жодних виключень для зекономлених коштів. В той же час відповідно до листа Мінекономіки щодо планування № 3304-04/54160-06 від 03.09.2020, новим предметом договору і новим предметом закупівель вважається у разі:
- виникнення нової чи додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку замовник не міг передбачити;
- виділення додаткових коштів;
- перерозподілу коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель;
- перерозподілу коштів зекономлених у разі зміни ціни договору про закупівлю в бік зменшення;
- перерозподілу коштів, які було заплановано на закупівлю іншого(их) предмету(ів) закупівлі або фінансування інших видатків;
- відміни закупівлі або визнання її такою, що не відбулась/неукладення договору про закупівлю за результатами проведення закупівлі та необхідності здійснення нової закупівлі;
- розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі;
- інших подібних випадках, замовник може вносити відповідні зміни до річного плану закупівель, шляхом створення нових та/або редагування/видалення існуючих рядків річного плану з інформацією про закупівлі.
Проте враховуючи норми пункту 4 Положення про Міністерство економіки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 р. № 459, а також вимоги частини 1 статті 9 Закону, основний перелік функцій Уповноваженого органу включає в себе:
- надання узагальнених відповідей рекомендаційного характеру щодо застосування законодавства у сфері закупівель;
- надання безоплатних консультацій рекомендаційного характеру з питань закупівель на інформаційному ресурсі Уповноваженого органу.
Тобто листи-роз’яснення, відповіді та консультації, надані Міністерством економіки України носять виключно рекомендаційний характер і не є обов’язковими до застосування замовниками. Тож коли мова йде про додаткову потребу, рекомендуємо в першу чергу керуватись саме нормами Закону із врахуванням Особливостей, в тому числі абзацу 3 пункту 15 Особливостей.
Підсумки
Досягти економії коштів можна декількома методами, в тому числі внаслідок проведення закупівель. Проте існує ряд факторів, які замовникам варто врахувати при використанні таких коштів, в тому числі:
- специфіки виділення коштів: вимоги щодо цільового використання коштів, окремі умови та заборони щодо здійснення закупівель, тощо;
- наявності потреби із врахуванням поточних завдань, в тому числі виділення товарів / робіт / послуг, які доцільно задовольнити у першу чергу;
- наявних строків, доступних замовнику для проведення закупівлі та виконання умов договору / договору про закупівлю;
- закупівлі за зекономлені кошти у більшості випадків доцільно сумувати із загальною вартістю потреби за відповідним предметом закупівлі;
- здійснення закупівлі не повинне призвести до порушення законодавчих норм, в тому числі щодо невірно визначеного виду закупівлі, поділу предмета закупівлі, укладення прямого договору у випадках, не передбачених законодавством, тощо;
- наявність зекономлених коштів в цілому не є підставою для визначення потреби додатковою – перелік відповідних підстав для визначення потреби додатковою встановлений вимогами абзацу 3 пункту 15 Особливостей.
