Під час проведення закупівель робіт замовники дедалі частіше встановлюють у тендерній документації вимогу щодо надання учасниками документального підтвердження вартості матеріальних ресурсів. Зокрема, поширеною є вимога про необхідність надання комерційних пропозицій або інших документів від виробників на підтвердження вартості матеріалів, що будуть включені до договірної ціни. Проте чи правомірними є такі дії замовника? І чи варто при цьому вказувати, що підтверджуючих документів має бути не менше трьох?
Що має містити тендерна документація?
Аналізуючи норми пункту 28 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.
При цьому відповідно до частини 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) із врахуванням положень Особливостей, у тендерній документації зазначаються такі відомості:
1) інструкція з підготовки тендерних пропозицій;
2) один або кілька кваліфікаційних критеріїв відповідно до статті 16 Закону з урахуванням положень цих особливостей та інформація про спосіб підтвердження відповідності учасників процедури закупівлі установленим критеріям і вимогам згідно із законодавством;
підстави для відмови в участі у відкритих торгах, встановлені пунктом 47 цих особливостей, та інформація про спосіб підтвердження відсутності підстав для відхилення. Замовник не вимагає документального підтвердження інформації про відсутність підстав для відхилення тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі та/або переможця, визначених пунктом 47 цих особливостей, у разі, коли така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації», та / або міститься у відкритих публічних електронних реєстрах, доступ до яких є вільним, та/або може бути отримана електронною системою закупівель шляхом обміну інформацією з іншими державними системами та реєстрами;
спосіб підтвердження такої інформації про кінцевих бенефіціарних власників учасника процедури закупівлі, що є нерезидентом: прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), країна громадянства (підданства), а в разі, коли кінцевий бенефіціарний власник - іноземець є громадянином (підданим) кількох країн, - усі країни його громадянства (підданства), а також повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код (для резидента) засновника юридичної особи, в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником, характер та міра (рівень, ступінь, частка) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу).
Для об’єднання учасників як учасника процедури закупівлі замовником зазначаються умови щодо надання інформації та способу підтвердження відповідності таких учасників об’єднання установленим кваліфікаційним критеріям та підставам, визначеним пунктом 47 цих особливостей;
3) інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби - плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі). Технічні, якісні характеристики предмета закупівлі та технічні специфікації до предмета закупівлі повинні визначатися замовником з урахуванням вимог, визначених частиною четвертою статті 5 цього Закону;
4) інформація про маркування, протоколи випробувань або сертифікати, що підтверджують відповідність предмета закупівлі встановленим замовником вимогам (у разі потреби);
5) кількість товару та місце його поставки;
6) місце, де повинні бути виконані роботи чи надані послуги, їх обсяги;
7) строки поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
8) проект договору про закупівлю з обов'язковим зазначенням порядку змін його умов;
9) опис окремої частини або частин предмета закупівлі (лота), щодо яких можуть бути подані тендерні пропозиції, у разі якщо учасникам дозволяється подати тендерні пропозиції стосовно частини предмета закупівлі (лота). Замовник може передбачити можливість укладення одного договору про закупівлю з одним і тим самим учасником у разі визначення його переможцем за кількома лотами;
10) перелік критеріїв оцінки та методика оцінки тендерних пропозицій із зазначенням питомої ваги кожного критерію.
У разі застосування критерію оцінки вартість життєвого циклу, методика оцінки тендерних пропозицій повинна містити опис усіх складових вартісних елементів та перелік документів і інформації, які повинні надати учасники для підтвердження вартості складових елементів життєвого циклу. Замовник у разі необхідності дисконтування витрат життєвого циклу майбутніх періодів може використовувати поточну облікову ставку Національного банку України. Вартість життєвого циклу може рахуватися як сума всіх витрат життєвого циклу або сума всіх витрат життєвого циклу, поділена на розрахункову одиницю експлуатації предмета закупівлі;
11) строк дії тендерної пропозиції, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними, але не менше 90 днів із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій;
12) валюта, у якій повинна бути зазначена ціна тендерної пропозиції;
13) мова (мови), якою (якими) повинні бути складені тендерні пропозиції;
14) кінцевий строк подання тендерних пропозицій;
15) розмір та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати);
16) розмір, вид, строк та умови надання, повернення та неповернення забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає таке забезпечення надати);
17) прізвище, ім'я та по батькові, посада та електронна адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв'язок з учасниками;
18) вимога про зазначення учасником у тендерній пропозиції інформації (повне найменування та місцезнаходження) щодо кожного суб'єкта господарювання, якого учасник планує залучати до виконання робіт чи послуг як субпідрядника/співвиконавця в обсязі не менше 20 відсотків від вартості договору про закупівлю - у разі закупівлі робіт або послуг;
19) опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов'язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст тендерної пропозиції, а саме - технічні помилки та описки.
Окрім цього частиною 3 статті 22 Закону визначено, що тендерна документація може містити іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством та яку замовник вважає за необхідне включити до тендерної документації.
А отже окрім вищезгаданої інформації, замовник може відобразити в тендерній документації інші вимоги, проте такі вимоги повинні бути передбачені чинними законодавчими нормами.
Чи передбачає чинне законодавство можливість встановлення вимоги щодо підтвердження цін на матеріальні ресурси?
Абзацом 2 частини 1 статті 41 Закону визначено, що невід’ємними додатками до договору про закупівлю послуг з поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва є документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси.
Згідно абзацу 4 частині статті 41 Закону у документах, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, обов’язково має зазначатися така інформація: найменування матеріального ресурсу (з характеристиками), одиниця його виміру, кількість, відпускна ціна, а також вартість транспортування та заготівельно-складські витрати, а також країна походження товару щодо кожної номенклатурної позиції. Такі документи можуть містити іншу інформацію.
Відповідно до норм постанови Кабміну від 19.11.2026 № 1512 «Деякі особливості визначення вартості будівництва в умовах воєнного стану» (далі – Постанова № 1512) визначено, що аналіз цін на матеріальні ресурси проводиться з урахуванням кошторисних норм України «Настанова щодо порядку проведення аналізу цін на матеріальні ресурси»:
- замовником – під час складання інвесторської кошторисної документації та підписання актів приймання виконаних будівельних робіт у разі застосування динамічної договірної ціни;
- підрядником – під час складання інвесторської кошторисної документації у випадку, коли розроблення проектної документації покладається на підрядника, а також під час складання та узгодження договірної ціни та підготовки актів приймання виконаних будівельних робіт у разі застосування динамічної договірної ціни.
Окрім цього порядок проведення аналізу цін на матеріальні ресурси під час визначення вартості нового будівництва, реконструкції, капітального ремонту (далі - будівництво) будинків, будівель і споруд будь-якого призначення, їх комплексів та частин (окрім визначення вартості нового будівництва, реконструкції, ремонтів та експлуатаційного утримання автомобільних доріг загального користування), що здійснюється із залученням бюджетних коштів, коштів державних і комунальних підприємств, установ та організацій, кредитів, наданих під державні гарантії (далі – державні кошти) визначено в Настанові щодо порядку проведення аналізу цін на матеріальні ресурси затвердженої наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 20.03.2026 № 591 «Про затвердження кошторисних норм України у будівництві» (далі – Настанова № 591).
Також пунктом 5.1 Настанови з визначення вартості будівництва, затвердженої Наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 01.11.2021 № 281 (далі – Настанова № 281), встановлено, що ціна пропозиції учасника процедури закупівлі (договірна ціна) розраховується на підставі нормативної потреби в трудових і матеріально-технічних ресурсах, необхідних для здійснення проектних рішень по об’єкту будівництва, та поточних цін на них або з використанням одиничних показників вартості робіт, обсяги та види яких передбачені затвердженою проектною документацією.
Згідно пункту 5.10 Настанови № 281, поточні ціни на матеріальні ресурси приймаються на підставі проведеного учасником процедури закупівлі (підрядником) аналізу цін (при рівних якісних характеристиках), за обґрунтованою ціною матеріальних ресурсів, що склалася на дату оформлення ціни пропозиції та яка не повинна перевищувати середню ціну в регіоні.
Аналізуючи вищезгадану інформацію, можна дійти до висновку, шо встановлення вимоги щодо надання учасником процедури закупівлі підтверджуючих документів щодо вартості матеріалів можна обґрунтувати саме положеннями пункту 5.10 Настанови № 281.
В той же час замовники встановлюють вимоги щодо надання документів для підтвердження цін на матеріальні ресурси, здебільшого посилаючись при цього не лише на норми Настанови № 281, але й Постанови № 1512 та / або Настанови № 591, наприклад як відображено в наступних закупівлях:
Чому замовнику не варто вимагати підтвердження цін на матеріальні ресурси від учасника процедури закупівлі звіт з аналізу цін на матеріальні ресурси?
Пунктом 1 Постанови № 1512 вимагається здійснення підрядником аналізу цін на матеріальні ресурси під час складання інвесторської кошторисної документації у випадку, коли розроблення проектної документації покладається на підрядника, а також під час складання та узгодження договірної ціни та підготовки актів приймання виконаних будівельних робіт.
Тобто а ні Постанова № 1512, а ні Настанова № 281 не передбачає необхідності надавати звіт про аналіз цін на матеріальні ресурси на етапі подання тендерних пропозицій. Більше того встановлення подібних вимог може негативно вплинути як на замовника, так і на учасника закупівлі, в тому числі:
- учасник змушений затрачати додатковий час на підготовку тендерної пропозиції у зв’язку із необхідністю отримати та проаналізувати відповідну інформацію щодо цін на матеріальні ресурси;
- замовник витрачає додатковий час на етапі формування тендерної пропозиції через необхідність перевірити відповідні документи та сформувати звіт з аналізу цін на матеріальні ресурси;
- інформація, наявна в поданому учасником звіті може не співпадати з актуальною ціною при укладенні договору. Адже ціна тендерної пропозиції може змінювати, в тому числі після аукціону або після застосування норм пункту 18 Особливостей;
- наявність помилки в такому звіті може призвести до необхідності відхилення тендерної пропозиції або ж оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей;
- на етапі погодження договірної ціни, підряднику на виконання законодавчих вимоги необхідно повторно здійснити аналіз цін на матеріальні ресурси.
Тож зважаючи на положення пункту 5.10 Настанови № 281, замовник має можливість встановлювати в тендерній документації закупівлі вимоги щодо надання підтвердження цін на матеріальні ресурси. Проте також враховуючи вищезгадані нюанси, встановлювати такі вимоги варто не до учасника, а до переможця процедури закупівлі. Таким чином замовник зменшить вірогідність допущення помилок в частині завантажених учасником документів / інформації в складі тендерної пропозиції, що полегшить замовнику процес розгляду такої пропозиції та при цьому дозволить впевнитись, що такий аналіз дійсно проведено.
Чому замовнику не варто вимагати в якості підтвердження ціни на матеріальні ресурси не менше 3-ох документів, виданих саме виробником товару?
Згідно частини 4 статті 5 Закону, замовники не мають права встановлювати жодних дискримінаційних вимог до учасників.
В той же час аналізуючи практику аудиторів та Органу оскарження щодо тематики встановлення дискримінаційних вимог, можна відзначити те, що дискримінаційними можуть бути наступні вимоги:
- щодо надання документів, наданих виключно одним суб’єктом господарювання без доступних альтернатив, в тому числі лише виробником товару;
- щодо надання значної кількості документів, в тому числі підтверджуючих;
- щодо надання документів, наявність яких не передбачена законодавством, в тому числі на конкретному етапі здійснення закупівлі, тобто законодавчо необґрунтованих.
Підтвердженням цього може стати наступний витяг з рішення Органу оскарження № 2741-р/пк-пз від 10.03.2026 по закупівлі UA-2026-02-25-011459-a :
«Вимогами Документації передбачено надати, зокрема, гарантійний лист від виробника в якому повинно зазначатись можливість поставки запропонованого товару та авторизаційний лист від виробника.
При цьому, Документації не передбачає можливості надати наведені вище документи від, зокрема, представника виробника тощо.
Враховуючи наведене, Замовник не обґрунтував необхідність встановлення у Документації наведеної вище вимоги Документації у вказаній редакції.
Виходячи з наведеного, взяти участь у Процедурі закупівлі зможуть суб’єкти господарювання, які нададуть наведені вище документи виключно від виробника, що є дискримінаційним по відношенню до інших суб’єктів господарювання, у тому числі, Скаржника.»