Чи безпечно для замовника вносити зміни до технічної специфікації в тендерній документації під час проведення відкритих торгів?

Чи дозволяє закупівельне законодавство вносити зміни до технічної специфікації в тендерній документації?

У першу чергу необхідно звернутися до абзацу 3 пункту 54 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) згідно якого замовник має право з власної ініціативи або у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів. У разі внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме – в оголошенні про проведення відкритих торгів таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.

Як бачимо замовник має право до моменту завершення терміну подання тендерних пропозицій внести зміни до тендерної документації у чотирьох випадках:

• з власної ініціативи;
• у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон);
• за результатами звернень;
• на підставі рішення органу оскарження.

З вище розглянутого можемо дійти висновку, що законодавством дозволено замовнику з власної ініціативи внести зміни до тендерної документації, в тому числі технічної специфікації, до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій. Проте на що варто звернути увагу розглянемо далі.

Для цього замовнику необхідно проаналізувати чи дублюється інформація зазначена в технічній специфікації у річному плані закупівлі та в оголошенні про проведення відкритих торгів.

Якщо дана інформація відображена в річному плані – факт внесення змін до тендерної документації порушить відповідність між річним планом та тендерною документацією закупівлі, тому замовник не може внести зміни у тендерну документацію. Якщо ж інформація дублюється виключно в оголошенні про проведення відкритих торгів – замовник може внести такі зміни і відповідно такі зміни необхідно відобразити не лише у новій редакції тендерної документації, але й в змінах до оголошення процедури закупівлі.

Чи безпечно для замовника вносити зміни до технічної специфікації в тендерній документації?

Згідно пункту 3 частини 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) у тендерній документації зазначаються такі відомості:

інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби - плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі). Технічні, якісні характеристики предмета закупівлі та технічні специфікації до предмета закупівлі повинні визначатися замовником з урахуванням вимог, визначених частиною 4 статті 5 цього Закону.

Частина 1 статті 23 Закону визначає, що технічна специфікація повинна містити опис усіх необхідних характеристик товарів, робіт або послуг, що закуповуються, у тому числі їх технічні, функціональні та якісні характеристики. Характеристики товарів, робіт або послуг можуть містити опис конкретного технологічного процесу або технології виробництва чи порядку постачання товару (товарів), виконання необхідних робіт, надання послуги (послуг).

У технічних специфікаціях може зазначатися інформація про передачу прав інтелектуальної власності на предмет закупівлі.

Згідно частини 3 статті 23 Закону технічні специфікації можуть бути у формі переліку експлуатаційних або функціональних вимог, у тому числі екологічних характеристик, за умови, що такі вимоги є достатньо точними, щоб предмет закупівлі однозначно розумівся замовником і учасниками.

З аналізу наведених норм можна дійти до висновку, що в технічній специфікації замовник повинен відобразити певні характеристики предмета закупівлі, зокрема його технічні, функціональні та якісні характеристики.

Для того, щоб визначити чи безпечно для замовника внести зміни до технічної специфікації в тендерній документації замовнику насамперед варто проаналізувати характер і наслідки такої зміни.

Якщо зміна технічної специфікації не впливає на очікувану вартість

Коли йдеться мова про виправлення неточностей, уточнення або коригування окремих положень технічної специфікації, які не змінюють предмет закупівлі, його обсягу та не впливає на сформовану очікувану вартість, замовник може розглянути можливість внесення відповідних змін до тендерної документації в порядку, передбаченому пунктом 54 Особливостей.

У такому разі необхідно належним чином оформити рішення про внесення змін, оприлюднити нову редакцію тендерної документації та перелік змін, а також в разі необхідності продовжити строк подання тендерних пропозицій у встановленому порядку.

Якщо зміна технічної специфікації впливає на очікувану вартість

Більш ризикованою є ситуація, коли замовник після оголошення відкритих торгів виявляє потребу в внесені суттєвих змін до технічної специфікації та такі зміни впливають на очікувану вартість.

Наприклад, очікувана вартість була визначена на підставі конкретного набору технічних характеристик товару. Після оголошення торгів замовник встановив необхідність придбання товару з зміненими характеристиками, які мають іншу ринкову вартість. У такій ситуації очікувана вартість зазначена в річному плані та оголошенні про проведення відкритих торгів вже може не відповідати предмету закупівлі з зміненими характеристиками. Відповідно виникає ризик, що якщо замовник внесе зміни до технічної специфікації, то він фактично продовжить закупівлю на підставі очікуваної вартості, яка була визначена для інших технічних характеристик предмета закупівлі. Тож у аудиторів може виникнути питання щодо обґрунтованості очікуваної вартості та дотримання принципів здійснення публічних закупівель, оскільки замовник спочатку сформував закупівлю з одними характеристиками та відповідною очікуваною вартістю, а вже після її оголошення змінив характеристики, які були покладені в основу такого розрахунку або на закупівлю не буде подано жодної тендерної пропозиції.

Тому якщо зміна технічної специфікації є істотною та впливає на очікувану вартість, внесення змін до технічної специфікації та продовження вже оголошених відкритих торгів є ризикованим. У такому випадку замовнику доцільно оцінити можливість відміни відкритих торгів та проведення нової закупівлі з урахуванням актуальної потреби, відповідних технічних характеристик і належним чином визначеної очікуваної вартості або здійснювати закупівлю без внесення змін до технічної специфікації.

Підсумок

Отже, внесення змін до технічної специфікації після оголошення відкритих торгів саме по собі не заборонено. Водночас, якщо такі зміни є істотними та впливають на показники, які були враховані замовником при визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі, продовження процедури із зміненою технічною специфікацією є ризикованим. У такому випадку замовнику доцільно або провести закупівлю відповідно до первісно визначених умов, або відмінити відкриті торги та здійснити нову закупівлю з урахуванням актуальної потреби.