Уповноважена особа під час виконання своїх функцій приймає чимало рішень. Прийнятті рішення уповноваженою особою оформлюються протоколом згідно частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон).
Більшість рішень уповноваженої особи, які оформлюються у вигляді протоколу приймаються при проведені відкритих торгів, але є і інші види закупівель по яких уповноваженою особою можуть прийматися рішення.
Враховуючи значну кількість рішень, які приймаються уповноваженою особою та постійні зміни, які вносяться до положень Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), Закону та інших нормативно – правових актів, які регулюють порядок здійснення публічних закупівель необхідно тримати руку на пульсі, тому ми підготували для уповноважених осіб: оновлений зведений перелік рішень, які приймаються уповноваженою особою за Законом з урахуванням Особливостей при проведенні публічних закупівель
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі є меншою ніж 50 тис. грн згідно пункту 11 Особливостей
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель. Нормативно обґрунтовується пунктом 11 Особливостей.
Назва документу для цих рішень:
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тис. грн та є меншою ніж 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт згідно пункту 11 Особливостей
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель. Нормативно обґрунтовується пунктом 11 Особливостей.
3. Рішення про оприлюднення звіту про договір про закупівлю без використання електронної системи закупівель. Нормативно обґрунтовується пунктом 11 Особливостей.
Назва документу для цих рішень:
Закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт згідно пункту 13 Особливостей
До 31.08.2024 згідно абзацу 21 пункту 13 Особливостей у разі укладення договору про закупівлю відповідно до пункту 13 Особливостей замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до пункту 13 Особливостей. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника. У разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 15, 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей замовник може не публікувати договір про закупівлю та/або додатки до нього.
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель Нормативно обґрунтовується пунктом 13 Особливостей.
3. Обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі згідно пункту 13 Особливостей.
4. Рішення про оприлюднення звіту про договір про закупівлю без використання електронної системи закупівель, договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Нормативно обґрунтовується пунктом 13 Особливостей.
Відповідно варто покласти обов’язок щодо погодження (затвердження) обґрунтувань застосування підстав, визначених пункту 13 Особливостей, у вигляді прокольного рішення уповноваженої особи на керівника замовника або іншого працівника, наприклад наказом:
Назва та приклади документів для цих рішень:
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 2 пункту 13 Особливостей (замовник або його відокремлений підрозділ перебуває на території активних бойових дій)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 4 пункту 13 Особливостей (існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 2 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: предмет закупівлі полягає у створенні або придбанні витвору мистецтва або художнього виконання)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 3 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного або мистецького конкурсу)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 4 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: відсутність конкуренції з технічних причин, яка повинна бути документально підтверджена замовником)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 5 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: необхідність захисту прав інтелектуальної власності)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі абзацу 6 підпункту 5 пункту 13 Особливостей (роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання в одному з таких випадків: укладення договору про закупівлю з постачальником «останньої надії» або з постачальником універсальної послуги на постачання електричної енергії або природного газу)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 6 пункту 13 Особливостей (відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 7 пункту 13 Особливостей (додатковий обсяг товарів)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 8 пункту 13 Особливостей (додаткова закупівля робіт та послуг)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 9 пункту 13 Особливостей (закупівля послуг з адвокатської діяльності)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 10 пункту 13 Особливостей (закупівля юридичних послуг пов’язаних із захистом прав та інтересів України)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 11 пункту 13 Особливостей (закупівля послуг необхідних для проведення спортивних заходів)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 13 пункту 13 Особливостей (закупівля товарів, робіт та послуг для/з будівництва, ремонту та інших інженерно-технічних заходів із захисту об’єктів критичної інфраструктури паливно-енергетичного сектору критичної інфраструктури за основними технічними показниками, погодженими Міненерго)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 15 пункту 13 Особливостей (закупівля товарів, робіт і послуг для проведення заходів, спрямованих на забезпечення захисту об’єктів підприємств, установ та організацій електроенергетичного, ядерно-промислового, вугільно-промислового та нафтогазового комплексів, а також для відновлення зруйнованих або пошкоджених внаслідок збройної агресії Російської Федерації таких об’єктів)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 16 пункту 13 Особливостей (закупівля із застосуванням електронного каталогу не відбулася або в електронному каталозі відсутній необхідний замовнику товар, якщо така закупівля була проведена відповідно до пункту 5 розпорядження Кабінету Міністрів України від 25.09.2019 № 846)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 17 пункту 13 Особливостей (здійснюється закупівля програмного забезпечення, засобів зв’язку, пристроїв та засобів мережевої безпеки та інших засобів захисту технічної та інформаційної інфраструктури Апаратом Ради національної безпеки і оборони України для забезпечення функціонування та розвитку Головного ситуаційного центру України у разі, коли інформація, що повинна бути оприлюднена в оголошенні про проведення відкритих торгів та/або в тендерній документації, є інформацією з обмеженим доступом або коли її розголошення під час дії правового режиму воєнного стану може нести загрозу національній безпеці)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 18 пункту 13 Особливостей (здійснюється закупівля природного газу суб’єктом ринку природного газу, на якого Кабінетом Міністрів України відповідно до Закону України “Про ринок природного газу” покладено спеціальні обов’язки для забезпечення загальносуспільних інтересів у процесі функціонування ринку природного газу)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 19 пункту 13 Особливостей (здійснюється закупівля послуг, пов’язаних із створенням або залученням фінансових інструментів, а також послуг, пов’язаних із створенням інструментів страхування, перестрахування та/або відшкодування збитків від воєнних ризиків торгових суден, задіяних у перевезенні українських експортних товарів)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 20 пункту 13 Особливостей (здійснюється закупівля ремонту та відновлення техніки, на виконання договору про спільну діяльність)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 21 пункту 13 Особливостей (здійснюється закупівля для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд)
- Приклад протоколу уповноваженої особи щодо здійснення закупівлі на підставі підпункту 22 пункту 13 Особливостей (здійснюється закупівля для підготовки до опалювального сезону)
Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі є меншою ніж 100 тис. грн. згідно пунктів 11, 11-1 Особливостей
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників. Нормативно обґрунтовується пунктом 11, 11-1 Особливостей.
Назва та приклад документу для цих рішень:
3. Рішення про відхилення пропозиції переможця відбору. Нормативне обґрунтування пункт 64 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженому постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок 822)
- Приклад протоколу про відхилення пропозиції переможця відбору на підставі пп. 1 п. 64 Порядку (закупівля через електронний каталог до 100 тис. грн)
- Приклад протоколу про відхилення пропозиції переможця відбору на підставі пп. 2 п. 64 Порядку (закупівля через електронний каталог до 100 тис. грн)
- Приклад протоколу про відхилення пропозиції переможця відбору на підставі пп. 3 п. 64 Порядку (закупівля через електронний каталог до 100 тис. грн)
4. Рішення про відміну запиту пропозицій постачальників. Нормативне обґрунтування пункт 65 Порядку.
- Приклад протоколу відміни запиту пропозицій на підставі пп.1 п. 65 Порядку (закупівля через електронний каталог до 100 тис. грн)
- Приклад протоколу відміни запиту пропозицій на підставі пп. 2 п. 65 Порядку (закупівля через електронний каталог до 100 тис. грн)
- Приклад протоколу відміни запиту пропозицій на підставі пп. 3 п. 65 Порядку (закупівля через електронний каталог до 100 тис. грн)
5. Рішення про продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників. Нормативне обґрунтування пункт 66 Порядку.
Закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн. згідно пунктів 10, 11-1 та 11-2 Особливостей
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом формування замовлення. Нормативно обґрунтовується пунктом 10, 11-1 та 11-2 Особливостей.
Назва документу для цього рішення:
- приклад протоколу на виконання п. 10 Особливостей
- приклад протоколу на виконання п. 11-1 Особливостей
- приклад протоколу на виконання п. 11-2 Особливостей
3. Рішення про відхилення пропозиції переможця відбору. Нормативне обґрунтування пункт 64 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженому постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок 822)
- Приклад протоколу про відхилення пропозиції переможця відбору на підставі пп. 1 п. 64 Порядку (закупівля через електронний каталог від 100 тис грн)
- Приклад протоколу про відхилення пропозиції переможця відбору на підставі пп. 2 п. 64 Порядку (закупівля через електронний каталог від 100 тис грн)
- Приклад протоколу про відхилення пропозиції переможця відбору на підставі пп. 3 п. 64 Порядку (закупівля через електронний каталог від 100 тис. грн)
4. Рішення про відміну запиту пропозицій постачальників. Нормативне обґрунтування пункт 65 Порядку.
- Приклад протоколу відміни запиту пропозицій на підставі пп. 1 п. 65 Порядку (закупівля через електронний каталог від 100 тис. грн)
- Приклад протоколу відміни запиту пропозицій на підставі пп. 2 п. 65 Порядку (закупівля через електронний каталог від 100 тис грн)
- Приклад протоколу відміни запиту пропозицій на підставі пп. 3 п. 65 Порядку (закупівля через електронний каталог від 100 тис грн)
5. Рішення про продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників. Нормативне обґрунтування пункт 66 Порядку.
Відкриті торги у порядку визначеному Особливостями
1. Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
2. Рішення про проведення відкритих торгів. Нормативно обґрунтовується пунктом 10, 11-1, 11-2 Особливостей
3. Рішення про затвердження та оприлюднення в електронній системі закупівель тендерної документації. Нормативно обґрунтовується пунктами 24 та 28 Особливостей.
4. Рішення про оприлюднення в електронній системі закупівель оголошення про проведення відкритих торгів. Нормативно обґрунтовується пунктами 24 та 26 Особливостей.
Назва документу для цих рішень:
- Приклад протоколу уповноваженої особи про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього, затвердження тендерної документації та оприлюднення її разом з оголошенням про проведення відкритих торгів (на виконання п. 10 Особливостей)
- Приклад протоколу уповноваженої особи про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього, затвердження тендерної документації та оприлюднення її разом з оголошенням про проведення відкритих торгів (на виконання п. 11-1 Особливостей)
- Приклад протоколу уповноваженої особи про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього, затвердження тендерної документації та оприлюднення її разом з оголошенням про проведення відкритих торгів (на виконання п. 11-2 Особливостей)
Зверніть увагу, що для зменшення обсягу документів, уповноважена особа може зробити один протокол, у якому розглянути такі питання:
- затвердження річного плану або змін до нього;
- оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель;
- проведення відкритих торгів;
- затвердження тендерної документації;
- оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації в електронній системі закупівель.
5. Рішення про надання роз’яснень щодо тендерної документації. Нормативно обґрунтовується пунктом 54 Особливостей.
6. Рішення про надання відповіді на запит органу оскарження. Нормативно обґрунтовується пунктом 66 Особливостей.
- Приклад протоколу уповноваженої особи про надання інформації, документів та матеріалів на запит АМКУ
7. Рішення про внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів. Нормативно обґрунтовується абзацами 3 та 4 пункту 54 Особливостей.
8. Рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника. Нормативно обґрунтовується пунктом 41 Особливостей та статтею 29 Закону.
У разі якщо відкриті торги були оголошенні із застосуванням електронного аукціону та для участі у таких торгах було подано дві та більше тендерних пропозицій:
- Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції з аукціоном (інші підстави);
- Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції з аукціоном враховуючи пункт 42 Особливостей.
У разі якщо відкриті торги були оголошенні із застосуванням електронного аукціону, але для участі у таких торгах була подана одна тендерна пропозиція:
- Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції подана одна пропозиція (інші підстави);
- Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції подана одна пропозиція враховуючи пункт 42 Особливостей.
9. Рішення про оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення виявлених невідповідностей учасником. Нормативно обґрунтовується пунктом 43 Особливостей.
- Приклад протоколу уповноваженої особи про надання «24 годин» на виправлення невідповідностей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про надання «24 годин» на виправлення невідповідностей, якщо була подана одна тендерна пропозиція
10. Рішення про відхилення тендерної пропозиції учасника та переможця. Нормативно обґрунтовується пунктами 41, 44, 45 Особливостей.
Протоколи про відхилення тендерної пропозиції учасника:
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 2 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 3 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 4 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 5 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 6 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 7 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 8 підпункту 1 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 2 підпункту 2 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 3 підпункту 2 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 4 підпункту 2 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 5 підпункту 2 пункту 44 Особливостей
Протоколи про відхилення тендерної пропозиції переможця:
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції переможця на підставі абзацу 2 підпункту 3 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції переможця на підставі абзацу 3 підпункту 3 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції переможця на підставі абзацу 4 підпункту 3 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції переможця на підставі абзацу 5 підпункту 3 пункту 44 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції учасника на підставі підпункту 1 пункту 45 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції учасника на підставі підпункту 2 пункту 45 Особливостей
11. Рішення про надання відповіді на звернення учасника та додаткової інформацію про причини невідповідності пропозиції учасника умовам тендерної документації, зокрема технічній специфікації, та/або його невідповідності кваліфікаційним критеріям. Нормативно обґрунтовується пунктом 46 Особливостей та частиною 4 статті 33 Закону.
12. Рішення про виконання рішення АМКУ. Нормативно обґрунтовується частиною 22 статті 18 Закону України «Про публічні закупівлі»
13. Рішення про надання пояснення на запит ДАСУ. Нормативно обґрунтовується частиною 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі»
14. Рішення про визначення переможця. Нормативно обґрунтовується пунктами 43 та 49 Особливостей.
- Протокол про визначення переможця після виправлення невідповідностей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про визначення переможця процедури закупівлі та прийняття рішення про укладення договору про закупівлю
- Приклад протоколу уповноваженої особи про визначення переможця процедури закупівлі після виправлення невідподностей, якщо була подана одна тендерна пропозиція
- Приклад протоколу уповноваженої особи про визначення переможця процедури закупівлі, якщо була подана одна тендерна пропозиція
15. Рішення про продовження строку укладення договору про закупівлю. Нормативно обґрунтовується пунктом 49 Особливостей.
16. Рішення про відміну відкритих торгів. Нормативно обґрунтовується пунктом 50 Особливостей.
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відміну відкритих торгів на підставі підпункту 1 пункту 50 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відміну відкритих торгів на підставі підпункту 2 пункту 50 Особливостей
- Приклад протоколу уповноваженої особи про відміну відкритих торгів на підставі підпункту 3 пункту 50 Особливостей
Здійснення закупівлі як «додаткова потреба»
При здійсненні закупівлі на додаткову (непередбачену) потребу, замовник має дотриматися умов, визначених абзацом 3 пункту 15 Особливостей, а саме: виникла додаткова потреба; замовник не міг передбачити таку потребу на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі; тотожний предмет закупівлі; за таким предметом закупівлі, закупівля вже була здійснена; попередня закупівля була здійснена у поточному році та прийняти рішення про проведення закупівлі та визначення виду закупівлі.
- Рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього. Нормативно обґрунтовується пунктом 14 Особливостей та стаття 4 Закону.
- Рішення про здійснення закупівель на додаткову (непередбачену) потребу. Нормативне обґрунтування абзац 3 пункту 15 Особливостей.
Назва та приклади документів для цих рішень:
- Приклад протоколу про здійснення закупівлі без використання ЕСЗ до 50 тис. грн на додаткову потребу;
- Приклад протоколу про здійснення закупівлі без використання ЕСЗ ≥ 50 тис. грн на додаткову потребу;
- Приклад протоколу про здійснення закупівлі про здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом формування запиту ціни пропозиції на додаткову потребу