Які дії / рішення замовника потребують окремого документального підтвердження та чому

Уповноважена особа під час виконання своїх функцій приймає чимало рішень. Частина з таких потребує оформлення у вигляді протоколу в порядку, визначеному Законом. Разом з тим, якщо проаналізувати наявну практику контролюючих органів можна дійти до висновку про необхідність фіксації більшості своїх дій / рішень саме у документального вигляді. Адже змінюється законодавство, змінюються підходи роботи ДАСУ та АМКУ, а замовник навіть із часом повинен довести правомірність своїх дій. 

Рішення, які оформляються протоколом

Найперше, що приходить на думку щодо обов'язку УО документально оформлювати свої рішення це звичайно протокол. Звертаючись до останнього абзацу частини десятої статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. Пропонуємо переглянути Як складати протоколи уповноваженої особи та що в них потрібно враховувати.

Тут здавалося б все очевидне, але УО часто роблять і зайву работу. Тому підготували для вас матеріал Які рішення приймаються уповноваженою особою в процесі роботи та які приклади документів для цього знадобляться: зведений перелік

Далі ж розглянемо дії замовника, які не завжди підкріплюються документами так як цього прямо не визначено законодавством. Але, під час проведення моніторингу ДАСУ як правило вимагає надати не лише інформацію чи пояснення, а також й документи.

Документальне підтвердження визначення очікуваної вартості

Одним із етапів планування без якого неможливо а ні визначити спосіб здійснення закупівлі, а ні провести будь-яку закупівлю є визначення очікуваної вартості.

Закон та Особливості не містять обов'язку  документально  підтверджувати очікувану вартість закупівлі. Але, Держаудитслужба при моніторингу будь-якої закупівлі має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) і таким правом користується. Певно що в кожному моніторингу Держаудитслужба надсилає запити замовнику на пояснення, в яких просить надати саме документальне підтвердження визначення очікуваної вартості закупівлі та навіть розрахунки очікуваної вартості. 

Як документально підтверджувати очікувану вартість закупівлі: направляти запити цінових пропозицій постачальникам, задокументувати отриману в результаті збору та аналізу інформацію про ціни тощо (залежно від специфіки предмета закупівлі), а також розробити документ, в якому буде описано метод розрахунку та здійснено розрахунок очікуваної вартості. Рекомендуємо також переглянути, які поради щодо визначення очікуваної вартості закупівлі запропоновані платформою.

Документальне підтвердження перевірки учасника торгів

Незважаючи на самостійне декларування учасником відсутності підстав згідно пункту 47 Особливостей, замовнику необхідно перевірити такого учасника на відсутність підстав для відмови, оскільки неправомірне відхилення тендерної пропозиції або навпаки невідхилення тендерної пропозиції, яка підлягає відхиленню згідно чинного законодавства тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника від 25500 тис. гривень.

Інформацію про відсутність / наявність підстав для відмови в участі в закупівлі згідно пункту 47 Особливостей замовнику доцільно зберігати, зокрема у формі витягів / довідок / скріншотів із екрану. Перевірку учасника можна здійснити використовуючи офіційній електронні сервіси та відкриті державні реєстри. Водночас при перевірці певних підстав в замовника відсутня можливість збереження витягів / довідок, тому рекомендуємо відобразити інформацію про відсутні підстави для відмови у формі окремого документа, зразок якого можна знайти за посиланням.

Документальне підтвердження правомірності відхилення переможця у відкритих торгах

Пункт 44 Особливостей розрізняє підстави для відхилення учасника та переможця у відкритих торгах. З моменту, коли визначений переможець процедури закупівлі настає строк для укладення договору про закупівлю.

Проте, після визначення учасника переможцем закупівлі такий переможець може просто не виходити на зв'язок деякий час / лише обіцяти направити підписаний примірник  договору про закупівлю / направити підписаний примірник  договору про закупівлю, але із зміненими умовами або ж взагалі  відмовитися від підписання договору проте в телефонному режимі.

Абзац 2 підпункту 3 пункту 44 Особливостей передбачає, що замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли переможець процедури закупівлі: відмовився від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації або укладення договору про закупівлю.

Однак, якщо в замовника відсутнє документальне підтвердження відмови від підписання договору є ризик, що і відсутні підстави для відхилення тендерної пропозиції переможця закупівлі до спливу 15 днів, які визначені для укладення договору про закупівлю.

Що цікаво: Верховний суд у постанові № 904/4036/18 від 06.02.2020 констатував, що конструкція «замовник укладає», а не «замовник має право укласти» свідчить, що дана норма покладає саме обов`язок і саме на замовника укласти договір з переможцем торгів, проект та істотні умови якого вже узгоджені сторонами.

За таких умов саме замовнику необхідно вчинити дії задля підписання договору про закупівлю. Тому, екомендуємо направити переможцю договір про закупівлю разом із супровідним листом. Саме у супровідному листі замовник може вказати строки укладення договору про закупівлю та повідомити, що непідписання договору у визначені строки (ненадання відповіді на вказаний лист замовника) або зміна умов такого договору буде вважатися відмовою від підписання договору про закупівлю. Такий лист можна направити як на електронну адресу, так і поштою. Рекомендуємо розглянути можливість кур'єрської доставки, адже замовнику не зайвим буде зафіксувати факт отримання такого листа переможцем.

Документальне підтвердження правомірності відхилення переможця відбору у запиті пропозицій постачальників

Керуючись підпунктом 2 пункту 64 Порядку № 822, замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник: письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників.

Також відповідно до вимог пункту 64 Порядку № 822, у разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов’язково зазначає причину такого відхилення.

З огляду на те, що саме замовник зобов’язаний ініціювати укладення договору / договору про закупівлю за результатами проведення закупівлі шляхом запиту пропозицій постачальників, рекомендуємо направити переможцю договір про закупівлю разом із супровідним листом. Саме у супровідному листі замовник може вказати строки укладення договору / договору про закупівлю та повідомити, що непідписання договору у визначені строки (ненадання відповіді на вказаний лист замовника) або зміна умов такого договору буде вважатися відмовою від підписання договору про закупівлю. Такий лист можна направити як на електронну адресу, так і поштою. Рекомендуємо розглянути можливість кур'єрської доставки, адже замовнику не зайвим буде зафіксувати факт отримання такого листа переможцем.

Документальне підтвердження наявності підстави для внесення змін до істотних умов договору про закупівлю

Внесення змін до істотних умов договору про закупівлю вимагає суворого дотримання підстав і умов, визначених пунктом 19 Особливостей. Оскільки ініціатором змін зазвичай виступає постачальник товарів, надавач послуг або виконавець робіт, замовник зобов’язаний ретельно перевіряти надані документи та інформацію, що підтверджують обґрунтованість таких змін.

Але, важливо! Процес внесення змін до умов договору про закупівлю, в тому числі й до істотних умов такого договору, повинен відбуватися не лише з урахуванням законодавчих норм, але й відповідно до порядку, передбаченого самим договором. Тому, замовнику варто про це пам'ятати ще на етапі підготовки проєкту договору про закупівлю та визначити форму та вимогу до документального підтердження підстав, що визначені пунктом 19 Особливостей.

За необхідності внесення змін до істотних умов договору про закупівлю після обрання підстави для внесення змін варто перевірити наявність документального підтвердження, визначеного самою підставою та договором про закупівлю.

Відповідно до обраної причини, замовнику слід оцінити необхідність підтвердження факту внесення змін до істотних умов договору про закупівлю за допомогою відповідних документів. До прикладу, при збільшенні ціни за одиницю товару, керуючись підпунктом 2 пункту 19 Особливостей, одна із сторін (зазвичай постачальник товару) надає іншій стороні документ, що підтверджує відсоткове співвідношення коливання ціни на відповідний товар на ринку за конкретний період. Таким документом може бути, наприклад, довідка з Торгово-промислової палати (або іншого уповноваженого органу, якщо такий визначений договором про закупівлю). Якщо до документального підтвердження замовник встановлює інші вимоги, дотримання таких варто уважно перевіряти перед підписанням ДУ.

Щодо даного питання корисним буде матеріал Алгоритм внесення змін до істотних умов договору про закупівлю

Документальне підтвердження наявності підстави у разі здійснення закупівлі по виключенню

Законодавцем прямо визначено, що у разі здійснення закупівлі за виключеннями, які наведені у пункті 13 Особливостей замовник має обґрунтувати підстави для здійснення закупівлі відповідно до цього пункту, яке оформляється у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

Залежно від обраної підстави для укладення прямого договору по виключеннях буде відрізнятися зміст обгрунтування. У будь-якому разі замовникам потрібно правильно читати саму підставу, яка визначена у пунктів 13 Особливостей, зрозуміти, як правильно підготувати зміст обґрунтування застосування такої підстави та якими документами це підтверджувати.

Зміст прикладів протоколів, що доступні  за посиланням допоможуть зорієнтуватися у підготовці документального підтвердження обраної підстави. А також корисною буде стаття Обґрунтування застосування виключення, згідно пункту 13 Особливостей: які аргументи слід наводити, яких умов дотриматися та як його готувати

Документальне підтвердження закупівлі на додаткову потребу

Планування є передумовою здійснення будь-якої закупівлі, яка визначена нормами закупівельного законодавства.

Водночас, в разі, якщо потреба в предметі закупівлі є такою, яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі, замовник може визначити таку потребу як додаткову згідно абзацу 3 пункту 15 Особливостей.

Так, дана норма передбачає, що якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.

Пункт 15 Особливостей не зобов'язує замовника документально обґрунтувати наявність додаткової потреби. В той же час замовнику безпечніше подбати про даного роду нюанси на етапі планування закупівлі.

Окрім цього відсутність підстав для визначення потреби додатковою в окремих випадках може сприйматись аудиторами, як порушення норм пункту 5 Особливостей, а саме: забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (крім випадків, передбачених пунктами 9 і 13 цих особливостей).

Як обґрунтувати додаткову потребу? В протокольному рішенні зазначити посилання на відповідні законодавчі норми, в тому числі пункт 15 Особливостей, відповідні аргументи, які обґрунтовують наявність саме додаткової потреби та за наявності додати підтвердні документи. Законодавчо не визначено, які документи можуть слугувати підтвердженням наявності додаткової потреби, тож все залежить від конкретних обставин. До прикладу, в установі вийшов з ладу принтер, відповідальний працівник документально зафіксував дану ситуацію та направив керівнику службову записку про необхідність закупівлю принтеру. Якщо замовник вже здійснював закупівлю за тотожним предметом закупівля принтеру буду для нього як додаткова потреба.  А до протокольного рішення будуть додаватися зазначені листи / документи.

Але, лише наявність додатково виділених коштів, зекономлених не можуть підтвердити наявність додаткової потреби. Для детального дослідження даного питання рекомендуємо звернутися до матеріалу Додаткова потреба: як визначати, алгоритм дій та приклади