Як провести закупівлю товарів за одним кодом ДК, якщо при цьому декілька позицій товарів підпадають під один КЕКВ, а решта – під інший КЕКВ

Варто відмітити, що не кожен із замовників у розумінні Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) стикається із поняттям «КЕКВ». Але навіть ті закупівельники, котрі роками групують предмети закупівлі за цією класифікацією, можуть натрапити на дещо нетипові ситуації. 

У відповідності до пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Також у частині другій статті 4 Закону зазначено, що у річному плані повинна міститися така інформація: 

… 

4) код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів). 

Здавалось би все доволі просто: коли мова йде про бюджетних замовників, то у річному плані уповноваженій особі необхідно зазначити КЕКВ, який відповідає предмету, що закуповується. А що як частина номенклатурних позицій такого предмета підпадають під один КЕКВ, а решта – під інший? 

Що таке «КЕКВ» та особливості його зазначення? 

Згідно частини першої Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфін 12.03.2012 № 333, економічна класифікація видатків бюджету призначена для розмежування видатків бюджетних установ та одержувачів бюджетних коштів за економічними характеристиками операцій, які здійснюються відповідно до функцій держави та місцевого самоврядування. 

Видатки на проведення публічних закупівель здійснюються за відповідними кодами економічної класифікації видатків бюджету залежно від економічної суті платежу. Саме ці коди і є так званими «КЕКВ». 

Отож, аналізуючи вищезазначене доцільно відмітити, що: 

• код економічної класифікації видатків бюджету варто зазначати у випадках, коли замовник здійснює закупівлю за бюджетні кошти; 
• зазначення КЕКВ у річному плані під час використання бюджетних коштів є обов’язком замовника, а не його правом; 
• визначення даного коду напряму залежить від обраного предмету закупівлі. 

Чи дозволено замовнику зазначати більше одного КЕКВ в межах однієї закупівлі та як саме це реалізувати? 

У відповідності до вимог Закону із врахуванням Особливостей, немає жодних прямих обмежень, які б забороняли замовнику вказувати відразу декілька кодів економічної класифікації видатків. Проте закупівельнику варто врахувати аспекти коли такого роду рішення будуть не лише можливістю, але й прямим обов’язком замовника. 

Найбільш актуальним прикладом даної тематики є здійснення закупівлі товарів, вартість яких межує із поняттям «основний засіб». Що це означає? Підпункт 14.1.138 пункту 14.1 статті 14 Податкового кодексу України вказує, що основні засоби - матеріальні активи, у тому числі запаси корисних копалин наданих у користування ділянок надр (крім вартості землі, незавершених капітальних інвестицій, автомобільних доріг загального користування, бібліотечних і архівних фондів, матеріальних активів, вартість яких не перевищує 20000 гривень, невиробничих основних засобів і нематеріальних активів), що призначаються платником податку для використання у господарській діяльності платника податку, вартість яких перевищує 20000 гривень і поступово зменшується у зв'язку з фізичним або моральним зносом та очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких з дати введення в експлуатацію становить понад один рік (або операційний цикл, якщо він довший за рік). 

Цілком ймовірно, що під час здійснення закупівлі у замовника може виникнути ситуація, коли одна чи декілька із позицій предмета закупівлі підпадатимуть під категорію основних засобів, а інша/інші – ні, наприклад: 

В такому разі замовнику доцільно вказати в річному плані обидва КЕКВ, що дозволить виконати вимогу частини другої статті 4 Закону із урахуванням Особливостей. У той же час рекомендуємо перед оголошенням такої закупівлі проконсультуватись із представником Органів Казначейства та забезпечити можливість відображення поділу номенклатурних позицій за відповідними КЕКВ у проєкті договору. Це необхідно для уникнення додаткових проблемних аспектів під час укладення договору та його реєстрації в електронній системі Казначейської служби, так як даний договір необхідно буде підкріпити до зобов’язань відразу по двох різних КЕКВ. 

Звертаючи увагу на практичний аспект оприлюднення річного плану, здебільшого функціонал майданчика дозволяє замовнику обрати не лише один, але й декілька КЕКВ (за необхідності): 

Доцільно також зазначити, що не завжди наші очікування щодо конкретної закупівлі співпадають з реальністю. І на практиці інколи виникають ситуації, коли КЕКВ, зазначений у річному плані, не відповідає результатам закупівлі. Як вчинити замовнику в такому разі? 

Що робити уповноваженій особі, якщо за результати закупівлі різняться з очікуванням замовника (щодо зазначеного у річному плані КЕКВ)? 

Припустимо, закупівельнику необхідно здійснити закупівлю товару, очікувана вартість якого 25 тисяч гривень. Коли мова йде про закупівлю основного засобу (а в даному випадку очікувана вартість товару перевищує зазначені в законодавстві 20 тисяч гривень), бюджетні замовники відображають у річному плані КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування». У іншому випадку такий товар варто придбати із зазначенням КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Проте доцільно зважити додаткові аспекти та врахувати ризики. Звісно ж немає жодної гарантії, що переможець даної закупівлі не запропонує вартість, яка буде нижчою від межі, визначеної законодавством для основних засобів. Саме у таких випадках, коли існують прямі ризики щодо можливості порушення вимог законодавства, рекомендуємо замовникам діяти на випередження та вказати у річному плані відразу два КЕКВ. 

Також основною проблематикою, з якою стикається закупівельник при виборі КЕКВ є не лише врахування специфіки предмета закупівлі, але й необхідність слідувати затвердженому кошторису видатків замовника. Відповідно за певних обставин, після отримання результатів закупівлі, уповноважена особа починає замислюватись не над тим, як укласти договір із переможцем, а наприклад, як відмінити таку закупівлю. Адже згідно кошторису закупити їм необхідно саме основний засіб, а ціна запропонованого товару не досягає необхідної вартісної межі. 

Проте не варто піддаватись паніці та впливу колег. Рекомендуємо у даній ситуації перш за все направити службову записку керівнику та фінансовому відділу (економісту, бухгалтеру, тощо), аби проінформувати їх про отримані результати закупівлі. Це необхідно для того, щоб керівництво разом із відповідними працівниками прийняли необхідні рішення, внесли зміни до кошторисів та скорегували план видатків у відповідності до ситуації, що склалася. Більш детально щодо даної тематики пропонуємо ознайомитися у матеріалі «Під час закупівлі змінюється КЕКВ: що робити?». 

Нагадуємо, що у відповідності до пункту 50 Особливостей, у замовника немає жодної законодавчої підстави для неукладення договору чи відміни закупівлі, якщо в результаті такої закупівлі буде придбано «неосновний засіб», тощо. Тим не менше наслідком такої розбіжності може стати відмова Казначейської служби у реєстрації такого договору. Серед причин такої відмови можна виділити: 

• невірно зазначений КЕКВ у річному плані закупівель (КЕКВ 3110 замість КЕКВ 2210, тощо); 
• відсутність кошторисних призначень, закріплених на видатки за відповідним КЕКВ, та інше. 

Також нагадуємо, що неукладення договору, відміна закупівлі та оголошення повторної закупівлі аж ніяк не гарантують «успішність дій цього разу». А тому рекомендуємо піти найбільш безпечним шляхом та за допомогою відповідної службової записки ініціювати внесення змін до кошторисних призначень. 

Підсумки 

Отже, у випадках, коли закупівля здійснюється за бюджетні кошти, замовники зобов’язані відображати у річному плані закупівель інформацію щодо коду економічної класифікації видатків бюджету. Відповідно обраний КЕКВ повинен відповідати предмету, що закуповується. 

Проте якщо у замовника виникає ситуація, що окремі позиції предмета закупівлі підпадають під різні КЕКВ, то у річному плані варто вказати обидва таких КЕКВ – це допоможе закупівельнику дотриматись вимог частини другої статті 4 Закону з урахуванням Особливостей. При цьому рекомендуємо обговорити із представником органу Казначейства можливість відображення у проєкті договору чіткого поділу номенклатурних позицій предмета закупівлі за кожним і зазначених КЕКВ. Такого роду уточнення допоможуть закупівельникам уникнути можливих ускладнень після підписання договору, у вигляді відмови від реєстрації бюджетних зобов’язань Казначейською службою. 

Якщо ж в процесі проведення закупівлі, її результати призведуть до невідповідності вказаного в річному плані КЕКВ, рекомендуємо звернутися за допомогою службової записки чи іншого внутрішнього документа до керівництва установи та фінансового відділу (економіста, бухгалтера, тощо) аби повідомити їх про ситуацію, що склалася. Це допоможе проінформувати їх про різного роду складнощі щодо проведеної закупівлі та ініціювати можливість внести зміни до поточних кошторисних розрахунків бюджету замовника.