Проведення відкритих торгів уповноваженою особою є процедурою досить непростою та потребує від уповноваженої особи наявність не лише спеціальних знань, які регулюють порядок проведення публічних закупівель, а й інших спеціальних знань, до прикладу про технічні характеристики товару та документи, які такі характеристики мають підтверджувати тощо. Напевно, тому законодавець, у статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі – Закон) запропонував замовнику окремі положення, у відповідності до яких останній може залучати на певних етапах проведення закупівлі інших працівників замовника або навіть утворювати робочі групи у складі працівників замовника.
Адже, у разі неякісного проведення процедури закупівлі можуть виникати різні наслідки, від здійснення закупівлі товарів, робіт та послуг не належної якості та не тих технічних характеристик до накладання штрафних санкцій на уповноважену особу, яка є відповідальною за організацію та проведення такої закупівлі. Тому, у даному матеріалі розглянемо законодавчі норми та розберемося як та коли замовник може залучати до супроводу відкритих торгів інших працівників.
Законодавче унормування щодо взаємодії уповноваженої особи із внутрішнім замовником
Так, частиною 11 та 12 статті 11 Закону визначено, що :
- для підготовки тендерної документації та/або оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимог до предмета закупівлі за рішенням замовника уповноважена особа може залучати інших працівників замовника.
- за рішенням замовника може утворюватися робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій/пропозицій. У разі утворення робочої групи уповноважена особа є її головою та організовує її роботу. До складу робочої групи застосовуються вимоги абзацу 2 частини 7 статті 11 Закону. Робоча група бере участь у розгляді тендерних пропозицій/пропозицій, у проведенні переговорів у разі здійснення переговорної процедури, а рішення робочої групи має дорадчий характер.
Таким чином, законодавець зазначеними положеннями статті 11 Закону надав право за рішенням замовника уповноваженій особі залучати інших працівників замовника для виконання окремих функцій (дій) під час проведення закупівлі товарів, робіт чи послуг.
Якій ж порядок та умови залучення інших працівників замовника, та для виконання який функцій?
Аналізуючи норми можна відразу розмежувати два моменти, які слід врахувати при залученні інших працівників замовника та які різняться за формою організації співпраці та безпосередньо функціями, які можуть виконуватися таким працівниками, а саме :
- для підготовки тендерної документації та/або оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимог до предмета закупівлі залучаються інші працівники замовника за рішенням такого замовника (наказ або інший розпорядчий документ)
або
- для розгляду тендерних пропозицій/пропозицій залучаються інші працівники замовника, які утворюються як робоча група та склад якої також утворюється на підставі рішення замовника (наказ або інший розпорядчий документ).
На сьогоднішній день, на жаль, але примірної форми порядку чи іншого документу, яким би встановлювався порядок взаємодії уповноваженої особи з іншими працівниками замовника немає, тому замовник має можливість самостійно розробити документ, який буде врегульовувати порядок роботи таких працівників та взаємодії із уповноваженою особою враховуючи законодавчі норми визначенні у статті 11 Закону.
Що має бути в документі, який передбачає порядок роботи та взаємодії із уповноваженою особою з іншими працівниками, і взагалі чи такий документ має бути обов’язково?
Розпочнемо із відповіді на другу частину питання, чи має бути у замовника документ, якийпередбачає порядок роботи та взаємодії із уповноваженою особою з іншими працівниками та/або робочою групою? Законодавчо такої вимоги немає так як у наведених нормах частин 11 та 12 статті 11 Закону використовується сполучення слів «може залучати» та/або «може утворюватися», тому це виключне право замовника. Окрім того, із практики стає розуміло, що якщо залучається до виконання будь – яких функцій чи завдань більше ніж один працівник, то процес взаємодіє стає досить нелегким та буде потребувати неодноразового втручання керівника замовника для розмежування таких завдань та функцій між працівниками, які залучаються до супроводу закупівлі.
Тому, у разі якщо замовник розглядає можливість залучення інших працівників до супроводу закупівель, як варіант та вихід із ситуації замовнику варто розробити внутрішній розпорядчий документ у вигляді положення/порядку чи наказу, який буде врегульовувати взаємодію працівників замовника та/або робочої групи із уповноваженої особою під час супроводу закупівлі.
Що має бути в такому розпорядчому документі, якийпередбачає порядок роботи та взаємодії із уповноваженою особою з іншими працівниками та/або робочою групою?
Перше, замовнику потрібно розмежовувати функції інших працівників, які залучаються для підготовки тендерної документації та вимог до предмету закупівлі, та функції робочої групи, які залучаються для розгляду тендерних пропозицій учасників. Таке розмежування функцій можна оформити як в межах одного документу з чітким розмежуванням функцій, або в окремих документах.
Друге, в такому документів має бути визначений статус таких працівників або робочої групи. Тобто, керуючись положеннями частини 12 статті 11 Закону рішення робочої групи має дорадчий характер, тому робоча група, може носити виключно дорадчий характер, тобто рішення робочої групи носять рекомендаційний характер. Статус працівників, які залучаються для підготовки тендерної документації та/або оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимог до предмета закупівлі законодавцем не визначений, тому такий статус потрібно вказати у розпорядчому документів – до прикладу «Інші працівники, які призначенні відповідним розпорядчим документом, вносять пропозиції та погоджують тендерну документацію/оголошення про проведення спрощеної закупівлі по напрямках діяльності:
- юридичний напрямок – дотримання вимог Закону та інших норм чинного законодавства.
- антикорупційний напрямок - наявності/відсутності антикорупційних вимог, визначених внутрішніми документами замовника та чинним законодавством, дотримання методик розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі.
- ______________»
Третє, встановити чіткий порядок роботи (виконання функцій) працівників як робочої групи так і працівників, які залучаються до інших завдань. Також, варто передбачити яким чином затверджується (утворюється) склад робоча група та/або залучаються інші працівники замовника. Важливо, що у разі утворення робочої групи уповноважена особа є її головою та організовує її роботу.
Четверте, врахувати обмеження щодо залучення працівників до складу робочої групи. Частиною 12 статті 11 Закону передбачено застосовування вимог абзацу 2 частини 7 статті 11 Закону, а саме не можуть визначатися або призначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.
П’яте, права та обов’язки працівників та членів робочої групи. Кожен працівник, який залучається до супроводу процедури закупівлі має чітко розуміти, який обов’язок покладається на такого працівника та які права йому наданні.
Шосте, відповідальність працівників та наслідки у разі якщо такими працівниками будуть виконуватися завдання та функції неналежно. Оскільки, кожний замовник розуміє, що без відповідальності немає сумлінності виконання покладених функцій, тому замовнику слід передбачити такі положення у розпорядчому документі. Яка відповідальність може бути? На сам перед, потрібно врахувати норми трудового законодавства, та існуючих внутрішніх документів замовника, для прикладу таким правовим наслідком може бути депреміювання працівника.
Підсумок
Законодавець у нормах Закону надав право замовнику залучати на певних етапах проведення закупівлі інших працівників замовника або навіть утворювати робочі групи із складу працівників замовника. При цьому залучення таких працівників буде ефективним у разі якщо замовником буде розроблений внутрішній розпорядчий документ у вигляді положення/порядку чи наказу, яким буде врегульована взаємодія працівників замовника та/або робочої групи із уповноваженої особою під час супроводу закупівлі товарів, робіт чи послуг.