Визначення потреби замовника: які дії слід вчинити

Сучасні реалії функціонування замовників побудовані з врахуванням певної циклічності – для того, щоб продовжувати здійснювати діяльність та отримувати очікувані результати, слід дбати про наявність відповідної бази для цього. А тому замовники стикаються із необхідністю взаємодіяти із зовнішніми факторами, в тому числі постачальниками товарів / надавачами послуг / виконавцями робіт та іншими причетними до закупівельної діяльності суб’єктами, з метою задоволення власної потреби. 

Звертаючись до Словника української мови, від терміном «потреба» слід розуміти те, без чого не можна обійтись; вимоги, які необхідно задовольнити. Тож цілком логічно, що процес визначення потреби є невід’ємною частиною планування закупівельної діяльності. 

Дану позицію підтверджує й вимога, відображена у пункті 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості): закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). 

Слід відзначити, що від правильного формування потреби замовника у відповідному предметі закупівлі залежатиме більшість етапів як планування, так і здійснення самої закупівлі, в тому числі: визначення предмета закупівлі, його технічних та якісних характеристик (включно з обсягами товару / робіт / послуг), формування очікуваної вартості закупівлі, визначення виду закупівлі тощо. Відповідно варто виділити декілька факторів, які допоможуть закупівельнику частково спростити та налагодити процес визначення потреби на тому чи іншому етапі планування закупівлі. 

Налагоджуємо взаємодію із внутрішнім замовником 

Перелік обов’язків уповноваженої особи передбачає чималий спектр різноманітних функцій і повноважень. Тож для підвищення ефективності закупівельної діяльності замовнику доцільно подбати про налагодження процесу співпраці між його внутрішніми відділами. Особливо актуально питання взаємодії з іншими працівниками замовника розгортається під час здійснення уповноваженою особою закупівель нетипових для замовника предметів закупівлі або ж наявності значних обсягів незадоволених потреб. 

Тож першим кроком для налагодження взаємодії між внутрішніми структурними підрозділами, про який варто подбати закупівельнику, є розробка Положення про взаємодію з внутрішнім замовником. Затверджується таке положення відповідним рішенням керівника замовника. 

Згідно норм Положення про взаємодію з внутрішнім замовником, у відповідних структурних підрозділах будуть визначені особи, які зможуть надавати уповноваженій особі обсяги потреб замовника, шляхом формування службової записки чи у вигляді іншого документа, визначеного таким положенням. 

Окрім вищезазначених прикладів документів, розміщених у матеріалі «Приклади документів для призначення уповноваженої особи та її взаємодії із внутрішнім замовником», пропонуємо також ознайомитись із статтею «Взаємодія з внутрішнім замовником: чому це важливо та навіщо потрібно?», а також відеоуроком «Як побудувати взаємодію із внутрішнім замовником, щоб в наступному році менше працювати». 

Базуємось на потребі минулих періодів, корегуючи її в залежності від поточних завдань 

При формуванні потреби замовника в тому чи іншому предметі закупівлі, слід дослідити обсяги вже здійснених закупівель у відповідних минулих періодах. Це стане базою для визначення поточної потреби замовника у цьому ж предметі закупівлі. 

Проте окрім потреб минулих періодів, замовнику доцільно врахувати й інші обставини, що можуть вплинути на обсяг потенційних закупівель, в тому числі залишки відповідних товарів на складі, розширення певного відділу, отримання нового обладнання, передача на баланс нової будівлі, отримання гуманітарної допомоги тощо. 

Ряд вищезазначених дій допоможе замовнику оцінити певні закупівельні ризики, в тому числі щодо можливості перетину очікуваною вартістю предмета закупівлі вартісної межі, визначеної пунктом 10 Особливостей. 

Приклад. Уповноважена особа у минулому році здійснила закупівлю постачання електричної енергії в обсязі 50 тис. кВт. На початку року замовник отримав службову записку із зазначеною потребою у розмірі 62 тис. кВт. 

Провівши аналіз супутніх факторів, було виявлено, що: 

• частота відключень електроенергії певною мірою скоротилась, а тому зменшилась потреба у використанні генератора та збільшились обсяги використання електричної енергії; 
• у березні поточного року замовнику буде передано на баланс ще одну будівлю. 

Відповідно уповноваженій особі слід запланувати здійснення закупівлі чи закупівель, враховуючи нову поточну потребу, яка аргументовано є більшою у порівнянні з попередніми періодами. 

Додаткові ускладнення, з якими може стикнутися замовник щодо формування потреби на етапі планування 

1. Необхідність коригування обсягів потреби замовника в залежності від його фінансової спроможності: 

Ресурси замовника в будь-якому випадку мають свої межі, в тому числі й фінансові. І звісно ж трапляються ситуації, коли закупівельник, маючи відповідну потребу, не може задовольнити її повністю через відсутність необхідних коштів. 

Відповідно визначивши попередню потреби у тому чи іншому предметі закупівлі, замовнику слід оцінити свою фінансову спроможність та за необхідності скорегувати обсяги товарів / робіт / послуг для запланованої закупівлі. Зазвичай таке питання постає вже після визначення очікуваної вартості відповідного предмета закупівлі. 

В той же час якщо замовник має фінансову можливість задовольнити лише частину із наявної потреби, рекомендуємо розглянути можливість проведення закупівлі на частину такої потреби, обравши при цьому вид закупівлі із врахуванням очікуваної вартості усієї потреби замовника. Більш детально дане питання відображене у матеріалах «Поради щодо визначення очікуваної вартості закупівлі» та «З якою очікуваною вартістю оголошувати закупівлю, якщо середня очікувана вартість закупівлі за отриманими ціновими пропозиціями перевищує суму затверджених бюджетних видатків». 

2. Необхідність коригування обсягів потреби замовника в залежності від результатів аналізу ринку: 

Ситуація на ринку була та залишається мінливою, тож кожен постачальник товару / надавач послуг / виконавець робіт повинен постійно враховувати відповідні зовнішні фактори аби бути успішним у своїй сфері. Конкуренція на ринку зумовлює потенційних учасників не лише переглядати внутрішню цінову політику, але й створювати нову продукцію чи покращувати вже наявну. 

Відповідно скориставшись методом аналізу ринку, замовник зможе порівняти власну потребу із можливостями суб’єктів конкретної сфери діяльності та скорегувати її, враховуючи не лише власні бажання та можливості, але й зовнішні чинники. Саме це допоможе закупівельнику максимально наблизитись до конкретного товару / виду послуг / специфіки робіт, які йому необхідні. 

У разі якщо уповноважена особа не має можливості самостійно здійснити аналіз ринку, замовник може залучити для допомоги іншого працівника / працівників або ж зовнішнього експерта. 

Підсумки 

Процес визначення потреби є базовим етапом планування кожної із закупівель. Саме від правильно визначення потреби може залежати правомірність дій замовника під час визначення предмета закупівлі, виду закупівлі, тощо. 

Тож під час визначення потреби, замовникам варто подбати про: 

• налагодження взаємозв’язку із внутрішнім замовником. Так як уповноваженій особі зазвичай важко осягнути абсолютно весь обсяг необхідної для процесу планування інформації, рекомендуємо подбати про можливість її співпраці з іншими підрозділами. Така взаємодія допоможе підвищити ефективність працівників, шляхом їх періодичної комунікації, в тому числі для узгодження обсягів планової потреби у відповідних товарах / роботах / послугах; 
• врахування потреб минулих періодів, як бази для формування поточної потреби; 
• врахування поточних завдань та конкретних обставин, які напряму чи опосередковано впливають на формування річної потреби замовника, в тому числі й залишки відповідних товарів, розширення певного відділу, отримання нового обладнання, передача на баланс нової будівлі, тощо; 
• передбачення планової потреби у відповідному предметі закупівлі на весь поточний період (рік). Так, це не завжди буває легко, проте виключно в такому разі замовник зможе вірно обрати вид закупівлі після оцінки очікуваної вартості річної потреби замовника, а також зрозуміти чи зможе задовольнити таку потребу повністю. 

Окрім основних аспектів, рекомендуємо звернути увагу ще й на додаткові складнощі, з якими може стикнутися замовник під час визначення потреби: 

• за відсутності достатнього обсягу фінансування, замовнику варто скоригувати потребу в залежності від власних можливостей; 
• також за відсутності фінансування, пропонуємо розглянути можливість розділити наявну потребу на декілька закупівель. Проте нагадуємо, що вид кожної з таких закупівель все одно буде визначатись, відштовхуючись від очікуваної вартості загальної річної потреби замовника; 
• не забуваємо здійснювати аналіз ринкової ситуації. Це дозволить замовнику за необхідності скоригувати наявну потребу або ж замінити її на більш підходящу. Для прикладу, якщо наразі на ринку присутній аналог, який повністю задовольняє потреби замовника, проте із нищою ціною. Або з’явився новий продукт, який підпадає під потреби закупівельника та придбання якого він може собі дозволити. 

Також нагадуємо, що на нашій платформі доступна стаття «Особливості планування закупівель в 2025 році», яка допоможе закупівельнику на кожному з етапів планування публічних закупівель.