Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Оскільки господарські операції є складовою частиною публічних закупівель, тому і при проведенні закупівель замовники неодмінно стикаються з первинними документами.
Замовники досить часто вимагають їх надання для підтвердження такого кваліфікаційного критерію як наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів), відповідно до статті 16 Закону України «Про публічні закупівлі». Найпопулярнішими такими первинними документами є видаткова накладна та акти виконаних робіт / наданих послуг.
Відповідно до Закону первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію. При тому, Закон містить певні вимоги щодо первинних документів. Зокрема, в частині 2 статті 9 цього Закону йдеться: первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України:
Крім того, Мінфін в листі № 31-11410-08-10/871 від 15.01.2015 зазначив, що наявність усіх реквізитів на документі надає йому юридичної сили та доказовості.
Таким чином, дотримання частини 2 статті 9 Закону при складанні первинних документів є обов’язком суб’єктів підприємницької діяльності. У разі ж недотримання цієї норми Закону такі документи не можуть вважатися первинними.
Тому учасники, які надають в складі тендерної пропозиції первинні документи повинні складати їх у відповідності до частини 2 статті 9 Закону.#nbsp;
Однак якщо, наприклад, учасник надасть у складі тендерної пропозиції первинний документ без усіх реквізитів, які визначені у Законі чи буде це підставою відхилення? Якої думки Постійно діюча адміністративна колегія антимонопольного комітету України з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель (далі – Колегія) поглянемо на прикладі її рішень.
Приклад 1. рішення № 1280-р/пк-пз від 21.01.2022, оголошення № UA-2021-11-22-004261-b
Вимога тендерної документації: відповідно до пункту 5 розділу ІІІ тендерної документації замовник вимагає від учасників подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційним критеріям, а саме:
1.2. Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів).
1.2.1. Інформаційну довідку виконання аналогічного (аналогічних)* за предметом закупівлі договору (договорів) складену за нижченаведеною формою (на фірмовому бланку учасника (за наявності) із зазначенням дати та вихідного номеру реєстрації за підписом керівника / іншої уповноваженої особи (зазначаються посада, прізвище та ініціали) учасника з проставленням печатки (за наявності)).
1.2.2. На підтвердження інформації згідно довідці про виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) учасник надає наступні документи:
- оригінал(и) або копію(ї) аналогічного(их) договору(ів);
- оригінали або копії документів, що підтверджують повне виконання зобов’язань за аналогічним(ми) договором(ми) (накладні та / або видаткові накладні та / або акт звірки або інші фінансові документи, що підтверджують факт виконання зобов’язань за договором);
- оригінал відгуку від замовника (на фірмовому бланку замовника (за наявності) із зазначенням дати та вихідного номеру реєстрації за підписом керівника/іншої уповноваженої особи (зазначаються посада, прізвище та ініціали) замовника з проставленням печатки (за наявності)) про повне виконання договору у повному обсязі. У відгуку зазначаються реквізити договору (номер та дата), назва предмета закупівлі, кількість предмета закупівлі.
Позиція скаржника: у складі тендерної пропозиції ТОВ «В» надано файл «аналогічні договори», який містить довідку про виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) № 035/1 від 09.12.2021, договір купівлі-продажу № 43 від 22.11.2021, видаткову накладну № РТ-0000004 від 25.11.2021 (ряжанка), видаткову накладну № BP3-0000032 від 01.12.2021 (ряжанка), видаткову накладну № РТ-0000006 від 29.11.2021 (ряжанка), видаткову накладну № РТ-0000005 від 29.11.2021 (сметана) та лист відгук № 161 від 09.12.2021.
З договору купівлі-продажу № 43 від 22.11.2021 та листа відгука вбачається, що одна із сторін договору у своїй діяльності використовує печатку.
Відповідно до частини 2 статті 9 Закону первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Надана ТОВ «В» видаткова накладна не відповідає вимогам статті 9 Закону, оскільки:
- не містить посади особи, відповідальної за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- не містить даних особи, окрім прізвища, які б давали згоду ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції;
- відсутня інформація про документ (довіреність, доручення тощо) на підставі якого особа, що приймала товар, наділена повноваження на прийняття такого товару (у разі приймання товару не керівником).
Отже, видаткова накладна складена не у відповідності до вимог статті 9 Закону та не містить даних, що є обов’язковими в розумінні Закону. У зв’язку з зазначеними недоліками видаткова накладна не підтверджує факт отримання товару саме покупцем товару за договором, а отже, повного виконання ТОВ «В» зобов’язання за договором не підтверджено. Окрім того, видаткова накладна містить підпис експедитора, проте неможливо ідентифікувати особу, що приймала участь у даній операції, як експедитор, а тому неможливо встановити хто саме приймав товар зі складу від комірника, здійснював перевезення та супроводження давного товару до покупця.
Позиція замовника: тендернадокументація не містить окремих вимог щодо порядку оформлення документу, який підтверджує виконання аналогічного договору, зокрема у відповідності до Закону, Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995.
Позиція Колегії: тендернадокументація не містить окремих вимог щодо порядку оформлення документів, що підтверджують повне виконання зобов’язань за аналогічним(ми) договором(ми), зокрема, у відповідності до Закону. Враховуючи наведене, відсутні підстави для задоволення скарги в цій частині.
Що цікаво, той самий скаржник звертався до того самого замовниказ аналогічною скаргою і в кількох інших закупівлях, однак Колегія і надалі дотримувалась вище зазначеної позиції. Приклади таких рішень:
Приклад 2 - рішення № 2821-р/пк-пз від 10.02.2022, оголошення № UA-2021-12-16-003272-a (тимчасово замасковано, щоб русня не підглядала)
Умови тендерної документації: наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів).
На підтвердження досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) у відповідності до пункту 3 додатку 2 тендерної документації учасник має надати:
3.1. Сканований оригінал в кольоровому вигляді довідки в довільній формі, про раніше виконані договори за 2020 або 2021 роки (не менше одного виконаного), що містить інформацію:
- назва контрагента та його контактних осіб (прізвище та контактний телефон);
- предмет Договору;
- номер та дата Договору;
- стан виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) (не менше одного виконаного).
Аналогічним вважається договір ідентичної або тотожної продукції за кодом ДК 021:2015 – 18330000-1 − Футболки та сорочки.
3.2. Скановані оригінали в кольоровому вигляді договорів, зазначених у довідці у повному обсязі (з усіма укладеними додатковими угодами, додатками та специфікаціями до договору).
3.3. Скановані оригінали в кольоровому вигляді документів, що підтверджують виконання і проведення розрахунків за договорами:
- накладні (або акти приймання-передачі товару);
- платіжні доручення або інші документи, які підтверджують факт проведення розрахунків;
- оригінал відгуку, із зазначенням дати і номеру договору та інформації про належне виконання договору. Відгук повинен містити вихідний номер та дату реєстрації у контрагента даного листа.
Позиція скаржника: скаржник не погоджується з рішенням замовника щодо відхилення своєї тендерної пропозиції у зв'язкуз відсутністю у накладній від 17.12.2020 № 11845 ПІБ та посади особи, яка відвантажила товар. Так, керуючись пунктом 1 розділу 3 тендерної документації згідно з наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 710 «Про затвердження Переліку формальних помилок» та на виконання пункту 19 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації наведено опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій у наступній редакції: «формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов'язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст тендерної пропозиції, а саме - технічні помилки та описки».
Отже, учасником виконана вимога замовника, а наявна технічна помилка у частині відсутності у накладній ПІБ є формальною помилкою, яка не заважає замовнику торгів ознайомитись з пропозицією скаржника.#nbsp;
Позиція замовника: замовник щодо видаткової накладної зазначає, що відповідно до частини 2 статті 9 Закону первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити, які зазначені в даній нормі Закону.
Замовником в протокольному рішенні уповноваженої особи замовника «В» від 24.01.2022 № 50 були зазначені недоліки у відсутності посади особи та П.І.Б. особи (інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції), які відповідно до Закону обов'язково повинні бути зазначені в первинних документах.
Це не є формальною помилкою (технічною помилкою чи опискою), як зазначає скаржник, оскільки цю інформацію НЕ ЗАЗНАЧЕНО взагалі, а не зазначено з помилкою.
Позиція Колегії: тендернадокументація не містить окремих вимог до порядку оформлення накладних. Враховуючи вищезазначене, відсутні підстави для задоволення скарги в цій частині.
Коментар: отож,на думку Колегії, відсутність в первинних документах усіх обов’язкових реквізитів не є підставою відхилення тендерної пропозиції,незважаючи на те, що такі документи складені не у відповідності доЗакону.
При відсутності в первинних документах усіх реквізитівКолегія, ймовірно, дотримується позиції щодо пріоритетності тендерної документації – якщо тендерна документація не містить певних вимог до порядку оформлення первинних документів, зокрема накладних, то недотримання частини 2 статті 9 Закону в частині складення таких документів не слугує підставою відхилення тендерної пропозиції. Тому замовник для відхилення тендерної пропозиції учасника за недотримання порядку;оформлення первинних документів, зокрема накладних, має встановити конкретні вимоги до таких документів або ж зазначити, що накладна має бути оформлена відповідно до частини 2 статті 9 Закону.
