Річний план закупівель містить більше корисної інформації, ніж зазвичай використовується на практиці. У ньому вже зазначено майбутні потреби організації, очікувану вартість, строки, предмети закупівель і підрозділи-замовники.
Проблема в тому, що великий план швидко перетворюється на масив даних, який складно регулярно аналізувати вручну. Закупівельник бачить окремі позиції, але набагато важче зрозуміти загальну картину: що наближається, де вже не вистачає часу, які підрозділи планують схожі закупівлі, та яке навантаження очікує закупівельну команду через кілька місяців.
У такій ситуації річний план можна перетворити з простого списку закупівель на інструмент для управління попитом.
Автоматизація додає до плану часову перспективу
Для закупівель важливо знати не тільки, що планується придбати. Так само важливо розуміти, коли товар, послуга або результат дійсно потрібні внутрішнім замовникам, хоча б у формі готового договору з обраним постачальником. Це мотивуватиме закупівельників більш плідно працювати з внутрішніми замовниками та покращить розуміння пріоритетності й попиту як такого.
Від дати потреби можна відняти типову тривалість закупівельного процесу за типом процедури, яку закупівельники вважають одним із основних показників ефективності.
Якщо закупівля зазвичай займає 90 днів, а результат потрібен через 4 місяці, часу ще достатньо. Якщо ж до дати потреби залишилося лише 60 днів, ситуація вже інша, зважаючи на те, що типовий тендер із роз’ясненнями та скаргами може в цей проміжок часу не вкластися. А ще треба розробити тендерну документацію, дослідити ринок, тощо.
Робити такі розрахунки для всього плану закупівель можна вручну для кожної позиції окремо. А можна задіяти ШІ — про це ми поговоримо згодом.
Схема дуже проста:
Потреба організації
↓
Очікувана дата укладення договору
↓
Типова тривалість циклу закупівлі за типом процедури, враховуючи підготовку документації, дослідження ринку та внутрішні затвердження
↓
Розрахункова дата початку закупівельного процесу
↓
Автоматичний контроль строків
↓
Операційний план закупівель на поточну дату
У підсумку річний план показує не тільки майбутні закупівлі, а й коли закупівельна команда має почати ними займатися.
Це особливо важливо для великих планів. Сто закупівель, рівномірно розподілених за датами потреби протягом року, не обов’язково означає рівномірне навантаження на закупівельників. Якщо багато складних закупівель потребують 3–4 місяців підготовки та проведення, основна частина роботи може зосереджуватися в першій половині року.
Автоматичний розрахунок допомагає побачити це заздалегідь і, щонайменше, відкоригувати розподіл роботи та план відпусток.
Від контролю строків до управління попитом
Коли майбутні потреби зібрані в одному структурованому середовищі, з ними можна працювати не як з окремими рядками плану, а як з єдиною системою.
Наприклад, різні підрозділи можуть планувати закупівлю схожого обладнання, програмного забезпечення або послуг. Окремо кожна потреба виглядає логічно, але разом вони можуть показати можливість об’єднати обсяги, щоб провести спільну закупівлю, укласти рамкову угоду або хоча б узгодити строки.
Це одна з головних переваг управління попитом: закупівельна команда може побачити потребу ще до того, як вона стане окремою процедурою закупівель.
Автоматизація не повинна самостійно вирішувати, які закупівлі слід об’єднувати. Це рішення залежить від предмета закупівлі, ринку, строків, категорій, департаментів-замовників, та інших факторів. Але система може автоматично знаходити позиції, що мають потенціал для об’єднання, і звертати увагу закупівельника на них.
Річний план закупівель можна зробити динамічним
Протягом року потреби змінюються: переносяться строки, уточнюється очікувана вартість, додаються нові позиції, а деякі заплановані закупівлі взагалі втрачають актуальність.
Тому автоматизація корисна не лише на етапі створення плану.
Після кожного оновлення окремих позицій плану система може знову розрахувати граничні строки, визначити позиції, які вже потребують уваги, і оновити прогноз навантаження на закупівельну команду.
Завдяки цьому закупівельнику не потрібно щоразу переглядати весь план і вручну шукати зміни. Оновлений операційний план закупівель відобразить усе станом на обрану дату.
Це простий принцип автоматизації: людина повинна витрачати час на прийняття рішень, а не на постійне переосмислення даних.
Де може допомогти штучний інтелект
Коли план вже структурований і базові розрахунки виконуються автоматично, з’являється можливість застосувати штучний інтелект.
Його найкорисніша роль тут — не створювати план і не приймати закупівельні рішення, а допомагати аналізувати великий обсяг інформації.
Наприклад, ШІ може звернути увагу на схожі потреби різних підрозділів, наближення або прострочення граничних термінів, можливі проблеми з даними (наприклад, відсутність очікуваної вартості) або значні зміни після попереднього оновлення плану.
Ще один корисний сценарій — автоматичний управлінський огляд плану.
Замість того, щоб переглядати сотні позицій, керівник може отримати короткий звіт про можливі відхилення від запланованих термінів, нові або суттєво змінені потреби або можливості для об’єднання попиту.
Важливо розрізняти автоматичні розрахунки та висновки ШІ. Строки, дати і статуси краще розраховувати за чіткими правилами. ШІ доцільно використовувати там, де потрібно знайти закономірності, порівняти описи або коротко пояснити великий обсяг інформації.
Практична модель
Технічно для такого підходу не обов’язково впроваджувати велику окрему інформаційну систему.
Потреби можуть надходити у звичному для організації форматі. Далі автоматизація збирає їх у централізований план, розраховує граничні терміни, визначає поточний стан кожної позиції, оновлює прогноз навантаження і готує дані для подальшого аналізу.
Штучний інтелект додається до цього процесу як інструмент для аналізу і підготовки управлінського огляду.
Саме так побудований наш експериментальний веб-прототип річного плану закупівель.
Переглянути демонстрацію (можна обрати українську мову у шапці вікна з рішенням):
https://www.goodspending.com/sandbox/annual-procurement-plan-demo
Ця онлайн-демо-версія працює з одним тестовим планом. Робоча ж версія заснована на рішеннях Microsoft 365 і встановлюється як елемент корпоративної ІТ-системи, завдяки чому в неї можна безпечно завантажувати конфіденційні плани закупівель.
Ідея такого рішення не в тому, щоб замінити Prozorro або змінити встановлений порядок планування закупівель. Ми визначили критичний функціонал автоматизації:
- Оновлення плану закупівель на обрану дату.
- Визначення можливостей об’єднання обсягів закупівель між різними пунктами плану.
- Затвердження та автоматичне внесення об’єднаних позицій у план замість окремих пунктів (наприклад, одна нова позиція замість трьох окремих).)
- Внесення нових позицій або редагування наявних відповідно до змінних потреб.
- Перетворення річного плану закупівель на операційний план на визначену дату, де визначаються потік завдань, відхилення від термінів та пріоритетні дії, з урахуванням матеріальності чи ступеня важливості кожної закупівлі.
- Формування простого, але інформативного звіту, який слугуватиме інструментом для управління операційною діяльністю.
У такому випадку річний план перестає бути лише списком майбутніх процедур. Він стає джерелом інформації про статуси, пріоритети, строки та навантаження, а автоматизація разом із ШІ допомагає перетворити цю інформацію на актуальний план дій.