Уповноваженою особою неопубліковано протокол, тендерну документацію або інший документ: дії замовника

Однією із доволі поширених помилок, які допускають уповноважені особи в процесі здійснення закупівельної діяльності, є неоприлюднення відповідних документів в електронній системі закупівель. Проте не кожну з таких помилок можна швидко та «безболісно» усунути. Тож пропонуємо в даному матеріалі більш детально розібрати який із документів може не оприлюднити уповноважена особа, алгоритм дій замовника у кожному з випадків, а також можливі наслідки таких дій. 

Закупівля без застосування електронної системи закупівель у відповідності до пункту 11 Особливостей 

Звертаючись до законодавчих норм, здійснення «допорогової» закупівлі, шляхом укладення прямого договору, не передбачає необхідності в публікації жодного із документів. Адже замовник повинен оприлюднити:

• річний план закупівель – при цьому рішення про затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього оприлюднювати не потрібно;
• в окремих випадках звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель – при цьому немає вимог щодо публікації рішення про оприлюднення такого звіту або договору або додатків до нього або додаткових угод. 

Тож якщо замовник при оприлюдненні інформації щодо здійснення прямої закупівлі у відповідності до пункту 11 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) не оприлюднить жодного документа, то такого роду дії не слід розцінювати як порушення законодавчих норм. 

Окремо звертаємо увагу, що на практиці трапляються ситуації, в яких представники Органу Казначейства в усній формі звертаються до замовника щодо обов’язковості оприлюднення в електронній системі скан-копії «допорогового» договору, додатків до нього та / або додаткових угод. Проте законодавчо такого роду дії не обґрунтовані, а тому не можуть враховуватись як підстава для відмови в реєстрації бюджетних зобов’язань. Більш детально про підстави для відмови в реєстрації бюджетних зобов’язань розповідається у матеріалах «Казна відмовляє у реєстрації бюджетних зобов’язань: приклади ситуацій та поради уповноваженій особі» та «Що робити замовнику якщо Казначейство відмовило в реєстрації договору про закупівлю / договору». 

Здійснення запиту пропозицій постачальників: 

Однією із переваг використання електронного каталогу є відносно невелика кількість необхідної для проведення закупівлі документації. Тож в процесі здійснення запиту пропозицій постачальників можна виділити ряд документів, які в обов’язковому порядку підлягають оприлюдненню в електронній системі закупівель, в тому числі:

1. Проєкт договору про закупівлю. 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 57 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (далі – Порядок № 822). 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП) – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Запит пропозицій постачальників повинен містити проєкт договору з обов’язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку змін його умов. Відповідно наявність проєкту договору є обов’язковою умовою проведення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу. А так як законодавчо не передбачено можливості внесення змін до запиту пропозицій постачальників, єдиний безпечний варіант для замовника – це відмінити закупівлю. Більше інформації щодо відміни запиту пропозицій постачальників можна почерпнути у статті «Аналіз підстав для відміни запиту пропозицій постачальників». 

2. Рішення про відхилення пропозиції переможця відбору. 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 64 Порядку № 822. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Частиною 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) визначено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. 

Відповідно до законодавчих норм, у разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. Проте у випадку неоприлюднення такого рішення, технічна реалізація майданчика не передбачає можливості його дозавантаження. А тому якщо замовником заповнено необхідні електронні поля, проте не завантажено в електронну систему закупівель самого рішення про відхилення переможця відбору, то єдиним безпечним варіантом є відміна такої закупівлі. 

3. Рішення про відміну запиту пропозицій постачальників. 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 65 Порядку № 822. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Ситуація дещо схожа із попереднім випадком. Адже у разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. Технічної можливості дозавантажити таке рішення в електронну систему немає, а отже виправити таку помилку замовник не може. Тож єдине, що в силах замовника – зафіксувати дану помилку протоколом про виявлення технічної / механічної помилки. 

4. Договір про закупівлю та додатки до нього. 

Нормативно обґрунтовується: абзацом 2 пункту 10 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Якщо мова йде про запит пропозицій постачальників, здійснений базуючись на нормах пункту 11 Особливостей, то законодавство не містить прямих вимог щодо необхідності підвантаження в електронну систему договору та / або додатків до нього. Проте функціонал електронних майданчиків не дозволяє перейти на етап завершення закупівлі, якщо замовник не підвантажить в електронну систему будь-який файл, наприклад раніше згаданий звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель. 

Якщо ж мова йде про договір про закупівлю, укладений за результатами застосування пункту 10 Особливостей, то відповідно до абзацу 2 пункту 10 Особливостей, за результатами здійснення закупівлі шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до цього пункту в електронній системі закупівель замовником оприлюднюється договір про закупівлю та додатки до нього відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей. 

Відповідно якщо замовником не оприлюднено договір про закупівлю та / або додатки до нього або ж не оприлюднено такі документи у форматі «.pdf», то доцільно: 

• у випадках, якщо термін для оприлюднення даних документів не пройшов – оформити протокол уповноваженої особи про виявлення та виправлення технічної / механічної помилки, а також оприлюднити договір про закупівлю та / або додатки до нього, шляхом формування повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• у випадках, якщо термін для оприлюднення даних документів вже пройшов – більш безпечним варіантом є розірвання такого договору про закупівлю. 

4. Внесені зміни до договору про закупівлю. 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 20 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Якщо мова йде про запит пропозицій постачальників, здійснений керуючись пунктом 11 Особливостей, то законодавство не містить вимог щодо необхідності оприлюднення в електронній системі закупівель внесених змін до договору про закупівлю. 

А от якщо замовником здійснено закупівлю, шляхом використання електронного каталогу, базуючись на нормах пункту 10 Особливостей, в такому разі при внесенні змін до істотних умов договору про закупівлю, уповноважена особа оприлюднює: 

• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• зміни до договору про закупівлю. 

Окрім цього відповідно до норм пункту 20 Особливостей, у разі оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси у разі збільшення ціни за одиницю товару відповідно до підпункту 2 пункту 19 цих особливостей до такого повідомлення додається обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю, яке повинно бути документально підтверджено замовником. 

Якщо ж замовник не підвантажив в електронну систему додаткову угоду та / або обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю (за необхідності) та / або документальне підтвердження наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю у відповідності до норм підпункту 2 пункту 19 Особливостей (за необхідності), то: 

• у випадках, якщо строк для оприлюднення вищезгаданих документів не минув – оформляємо  протокол уповноваженої особи про виявлення та виправлення технічної / механічної помилки, а також оприлюднюємо необхідні документи, шляхом формування повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• у випадках, якщо термін для оприлюднення вищезгаданих документів минув – оформляємо  протокол уповноваженої особи про виявлення та виправлення технічної / механічної помилки, проте самі документи підвантажуємо під час оприлюднення наступних змін до договору про закупівлю. Наголошуємо, що такого роду дії не скасують вже наявного порушення, проте дозволять замовнику частково дотриматись вимог щодо оприлюднення відповідної інформації, навіть із порушенням строків, визначених законодавством. 

Здійснення процедури закупівлі відкриті торги із врахуванням особливостей: 

У порівнянні з іншими видами закупівель, процедура закупівлі відкриті торги є дещо складнішою та налічує більший обсяг необхідних документів, які варто оприлюднити в електронній системі закупівель, таких як: 

1. Тендерна документація та додатки до неї. 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 24 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Скориставшись функціоналом оприлюднення внесення змін до тендерної документації закупівлі. Разом із тендерною документацією та / або додатками до неї слід завантажити перелік внесених змін. 

При цьому варто подбати, щоб до кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалось не менше строку, визначеного у пункті 24 Особливостей: 

• на закупівлю товарів, послуг – не менше 7 днів;
• на закупівлю робіт – не менше ніж 14 днів.  

А отже при виправленні даної помилки замовник одночасно: 

• приймає рішення щодо внесення змін до тендерної документації, а за необхідності і до оголошення про проведення відкритих торгів;
• оприлюднює відповідну редакцію тендерну документацію (якщо строки подання тендерних пропозицій змінюється, то такі зміни повинні бути відображені і в тендерній документації);
• за необхідності вносить зміни в електронне поле оголошення про проведення відкритих торгів в частині продовження строку подання тендерних пропозицій;
• завантажує окремим документом перелік змін до тендерної документації та за необхідності до оголошення про проведення відкритих торгів. 

При цьому якщо до кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишається термін, що дорівнює або більший від визначеного у пункті 24 Особливостей, то вносити зміни до такого строку не потрібно. 

2. Рішення про відхилення тендерної пропозиції учасника та / або переможця. 

Нормативно обґрунтовується: пунктами  41, 44, 45 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Звертаємо увагу, що протоколи про відхилення тендерної пропозиції учасника або переможця процедури закупівлі наразі автоматично формуються електронною системою закупівель. В той же час дані автоматично сформовані протоколи не містять усіх необхідних реквізитів такого документа, як протокол. А отже замовнику доцільно зафіксувати технічну / механічну помилку відповідним протоколом уповноваженої особи та за можливості завантажити його додатково до рішення щодо наступного учасника / переможця (у разі наявності). Наголошуємо, що такого роду дії не скасують вже наявного порушення, проте дозволять замовнику частково дотриматись вимог щодо оприлюднення відповідної інформації, навіть із порушенням строків, визначених законодавством. 

3. Рішення про визначення переможця. 

Нормативно обґрунтовується: частиною 1 статті 33 Закону, пункти 43 та 49 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Відповідно до норм пункту 49 Особливостей, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю автоматично формується електронною системою закупівель протягом одного дня з дати оприлюднення замовником рішення про визначення переможця процедури закупівлі в електронній системі закупівель. 

Відповідно законодавство передбачає необхідність оприлюднення в електронній системі закупівель протоколу про визначення переможця закупівлі. Проте наразі це один із протоколів, які система автоматично формує (враховуємо відсутність у ньому окремих необхідних ознак, притаманних такому документу, як протокол). Тож наразі, враховуючи вимоги пункту 3-1 Особливостей, неопублікувавши протокол про визначення переможця процедури закупівлі, замовник може зафіксувати таку помилку протоколом про виявлення технічної / механічної помилки. Проте рекомендуємо замовникам не зловживати такою можливістю та завантажувати відповідне протокольне рішення уповноваженої особи в електронну систему закупівель у порядку та строки, визначені законодавством.  

4. Договір про закупівлю та додатки до нього. 

Нормативно обґрунтовується: абзацом 2 пункту 10 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Якщо замовником не оприлюднено договір про закупівлю та / або додатки до нього (в тому числі додаток із цінами на матеріальні ресурси, якщо мова йде про договори, передбачені абзацом 2 частини 1 статті 41 Закону) або ж не оприлюднено такі документи у форматі «.pdf» (а якщо мова йде про договори, передбачені абзацом 2 частини 1 статті 41 Закону, то додатково у машинозчитувальному форматі), то доцільно: 

• у випадках, якщо термін для оприлюднення даних документів не пройшов – оформити протокол уповноваженої особи про виявлення та виправлення технічної / механічної помилки, а також оприлюднити договір про закупівлю та / або додатки до нього у відповідному форматі (відповідних форматах), шляхом формування повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• у випадках, якщо термін для оприлюднення даних документів вже пройшов – безпечним варіантом є розірвання договору про закупівлю. 

5. Внесені зміни до договору про закупівлю. 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 20 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? При внесенні змін до істотних умов договору про закупівлю, уповноваженій особі варто оприлюднити в електронній системі закупівель: 

• додаткову угоду про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю;
• документ що містить інформацію про ціни на матеріальні ресурси (у випадках, якщо мова йде про договори про закупівлю, визначені абзацом 2 частини 1 статті 41 Закону);
• обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю, якщо зміни внесені базуючись на підпункту 2 пункту 19 Особливостей та документальне підтвердження наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю (за необхідності).  

Тож якщо замовником не оприлюднено вищезгадані документ(и) або оприлюднено перераховані вище документи, проте не у відповідних форматах, то: 

• у випадках, якщо строк для оприлюднення таких документів не минув – оформляємо  протокол уповноваженої особи про виявлення та виправлення технічної / механічної помилки, а також оприлюднюємо необхідні документи, шляхом формування повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• у випадках, якщо термін для оприлюднення таких документів минув – оформляємо  протокол уповноваженої особи про виявлення та виправлення технічної / механічної помилки, проте самі документи завантажуємо під час оприлюднення наступних змін до договору про закупівлю. Наголошуємо, що такого роду дії не скасують вже наявного порушення, проте дозволять замовнику частково дотриматись вимог щодо оприлюднення відповідної інформації, навіть із порушенням строків, визначених законодавством. 

Закупівля без застосування електронної системи закупівель у відповідності до пункту 13 Особливостей: 

Також трапляються випадки, коли замовники помилково неоприлюднюють той чи інший документ під час здійснення закупівель із застосуванням виключень, передбачених пунктом 13 Особливостей, наприклад: 

1. Обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі згідно пункту 13 Особливостей. 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 13 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Якщо строк для оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи, не минув, то замовник може визначити таку помилку як технічну / механічну, оформити відповідний протокол уповноваженої особи та підвантажити відповідне обґрунтування в електронну систему, скориставшись технічним функціоналом для внесення змін до договору про закупівлю. 

Проте якщо термін для оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи, вже минув, то оприлюднення такого обґрунтування жодним чином не вплине на наявність порушення, передбаченого частиною 1 статті 164-14 КУпАП. Відповідно більш безпечним варіантом є розірвання договору про закупівлю. 

2. Договір про закупівлю та додатки до нього. 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 13 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Алгоритм дій замовника в даному випадку практично не відрізняється від аналогічних помилок у інших видах закупівлі. Відповідно якщо уповноваженою особою не оприлюднено договір про закупівлю та / або додатки до нього або ж оприлюднено, проте у невідповідному форматі, то доцільно: 

• у випадках, якщо термін для оприлюднення даних документів не пройшов – оформляємо протокол уповноваженої особи про виявлення та виправлення технічної / механічної помилки, а також оприлюднюємо договір про закупівлю та / або додатки до нього, шляхом формування повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• у випадках, якщо термін для оприлюднення даних документів вже пройшов – виправити дану помилку наразі неможливо, тому сторонам варто розірвати такий договір про закупівлю. 

3. Внесені зміни до договору про закупівлю. 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 13 Особливостей. 

Відповідальність: частина 1 статті 164-14 КУпАП – неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень). 

Як виправити? Зважаючи, що договір, укладений згідно норм пункту 13 Особливостей, є договором про закупівлю у розумінні законодавства сфери публічних закупівель, то відповідно при внесенні змін до істотних умов такого договору замовник зобов’язується оприлюднити в електронній системі повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та самі зміни. А у разі збільшення ціни за одиницю товару відповідно до підпункту 2 пункту 19 цих особливостей до такого повідомлення додається обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю, яке повинно бути документально підтверджено замовником. 

Якщо уповноваженою особою не оприлюднено будь-який із вищезгаданих документів, то: 

• у випадках, якщо строк для оприлюднення таких документів ще не завершився – оформляємо  протокол уповноваженої особи про виявлення та виправлення технічної / механічної помилки, після чого оприлюднюємо необхідні документи, сформувавши повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• у випадках, якщо термін для оприлюднення таких документів вже завершився – оформляємо  протокол уповноваженої особи про виявлення та виправлення технічної / механічної помилки, але документи підвантажуємо лише під час оприлюднення наступних змін до договору про закупівлю. Порушення строків такі дії не скасують, але вимога щодо наявності відповідних документів в електронній системі закупівель буде виконана. 

Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі 

Нормативно обґрунтовується: пунктом 4-1 постанови Кабінету Міністрів України «Про ефективне використання державних коштів» від 11.10.2016 № 710. 

Відповідальність: може призвести до притягнення до дисциплінарної відповідальності. 

Як виправити? Якщо строк оприлюднення такого обґрунтування пройшов, замовнику доцільно все ж оприлюднити інформацію на офіційному власному веб-сайті або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки. 

Нагадуємо, що при здійсненні моніторингу, аудитори запитують інформацію щодо виконання норм пункту 4-1 Постанови № 710. Відповідно за оприлюднення інформації із порушенням строків замовник зможе надати у відповіді посилання на відповідний веб-сайт, на якому розміщено обґрунтування. А от за ненадання відповіді на запит Державної аудиторської служби передбачена адміністративна відповідальність.