Одним із заходів контролю за дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель є моніторинг, який проводить Державна аудиторська служба України. І якщо такий моніторинг розпочався, у більшості випадків замовник отримує від ДАСУ запит про надання пояснень щодо тих інших питань в яких контролюючі органи вбачають можливі порушення. Саме тому на даному етапі та до складення аудиторами висновку замовнику важливо чітко, вчасно та обґрунтовано надати відповідь для захисту власних прав та інтересів.
Нормативне регулювання проведення моніторингу
Моніторинг процедури закупівлі - аналіз дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель під час проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та протягом його дії з метою запобігання порушенням законодавства у сфері публічних закупівель (пункт 14 частини 1 статті 1 Закону).
Порядок проведення моніторингу врегульований статтею 8 Закону. Але звернемо увагу на ключові моменти.
Моніторинг процедури закупівлі здійснюють центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю, та його міжрегіональні територіальні органи. За наявності відповідного доручення Голови та / або його заступників ДАСУ територіальний орган Держаудитслужби однієї області може здійснювати моніторинг закупівлі замовника з іншої області.
Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель.
Моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії. Згідно із зазначеною нормою статті 8 Закону ДАСУ може проводити моніторинг виключно до закінчення строку дії договору. Переважно в ДАСУ відсутні відомості щодо виконання договору. Тому підтверджуючим фактом виконання договору є опублікований звіт про виконання договору. За таких умов рекомендуємо оприлюднювати звіт про виконання договору щодо всіх видів закупівлі.
Моніторинг процедури закупівлі не проводиться на відповідність тендерної документації вимогам частини четвертої статті 22 цього Закону. Тобто, ДАСУ не має повноважень перевіряти ТД на наявність дискримінаційних вимог.
Відповідно до пункту 23 Особливостей ДАСУ та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону України “Про публічні закупівлі”.
Що аудитори можуть вимагати в ході проведення моніторингу шляхом направлення запиту замовнику
Відповідно до частини 5 статті 8 Закону протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель.
Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.
Замовник у межах строку здійснення моніторингу процедури закупівлі має право з власної ініціативи надавати пояснення щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Звертаємо увагу на фрагменти вимог частини п’ятої статті 8 Закону, а саме: «повинен надати». Як бачимо, законодавство не залишає вибору замовнику, а напряму вимагає подання такої відповіді із поясненнями, інформацію, документами залежно від змісту запиту.
Відповідальність в разі ненадання пояснень на запит аудитора чи надання таких із порушення строків або ж навіть без долучення документів (якщо такі вимагаються запитом) може бути розцінено як адміністративне порушенням передбачене частиною 1 статті 164-14 КУпАП, а саме: ненадання інформації, документів у випадках, передбачених законом або неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі та тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 грн).
На етапі отримання запиту від ДАСУ, коли аудитори ще не сформулювали остаточну позицію щодо наявності порушень в діях замовника, важливо захистити себе шляхом надання відповіді на такий запит. Тож, далі розглянемо основні поради щодо підготовки відповіді на запит ДАСУ.
Поради щодо підготовки відповіді на запит ДАСУ
Аналіз питань, що зазначені в запиті. Для того, щоб якісно підготувати відповідь для початку варто уважно переглянути суть запиту, містить такий запит одне питання чи їх декілька. Необхідно проаналізувати в якій частині замовник не погоджується із аудиторами та чому. Перевіряючі теж можуть помилитися або ж не врахувати всіх умов закупівлі.
Дотримання чіткості та обґрунтованості під час підготовки відповіді. Переважно запити містять питання щодо (не)прийняття замовником конкретного рішення щодо закупівлі. Тому, замовнику варто аргументувати свою позицію із посилання на норму законодавчого акту згідно якого замовник приймав те чи інше рішення. Під час підготовки пояснення, якщо питань в запиті декілька, то необхідно підготувати відповіді окремо по кожному питанню. Крім того, якщо запит стосується розгляду тендерних пропозицій доречно процитувати конкретну вимогу ТД із зазначенням пункту, розділу ТД тощо; якщо внесення змін до істотних умов договору про закупівлю - конкретний пункт такого договору. У пояснені рекомендуємо використовувати менше загальних фраз не підкріплених законодавчою базою та орієнтуватися на обгрунтуванні саме тих фактів, про які вказано в запиті при цьому, не обтяжувати пояснення фактами, які не стосуються питань із запиту ДАСУ.
Надання документального підтвердження до пояснень. Згідно із нормою частини 5 статті 8 Закону аудитори можуть вимагати та й вимагають надання не лише пояснення, а й додавання до такого пояснення документів. Щодо документів, то надавати їх замовник буде залежно від змісту питання. Такими документами, до прикладу, можуть бути протокольні рішення УО, доповідні чи службові записки, інші внутрішні документи замовника, отримані комерційні пропозиції на підставі яких визначалася очікувана вартість, можна навіть додавати тендерну документація чи документи завантажені замовником із тендерної пропозиції учасника. Тобто, якщо документ вже є в ЕСЗ, можна зробити на нього посилання, але краще завантажити їх знову у складі відповіді.
Долучення до пояснень актуальної практики ДАСУ, АМКУ чи суду. У поясненнях доцільно буде посилатися та додавати окремим документом наявну практику контролюючих органів, яка могла б підтвердити позицію замовника (висновки моніторингу, рішення АМКУ чи постанови суду).
Дотримання строків надання пояснень (інформації, документів). Закон визначає конкретні строки надання “відповіді” на запит, а саме: замовник має три робочих днів з дня оприлюднення запиту ДАСУ для надання відповідних пояснень (інформації, документів) через електронну систему закупівель.
Надання пояснення з власної ініціативи за потреби. Така законодавча можливість є для замовника додатковим захистом власної позиції та прав. Наприклад, якщо є необхідність аргументувати попереднього надану відповідь чи документально підтвердити її замовнику варто скористатися можливістю надати пояснення із власної ініціативи. Такі пояснення замовник може надавати у межах строку здійснення моніторингу.
Як документально оформити відповідь на запит ДАСУ?
Згідно положень частини 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
В разі отримання запиту про надання пояснень (інформації чи документів) уповноважена особа приймає рішення про підготовку та надання відповіді у визначені статтею 8 Закону строки. Тому, варто скласти відповідний протокол, яким затвердити та оприлюднити підготовлені пояснення із додаванням необхідної інформації / документів. Приклад такого протоколу можна віднайти за посиланням.
Щодо оприлюднення пояснень (інформації чи документів) на запит ДАСУ в ході проведення моніторингу, то замовник надає відповідь через електронну систему закупівель та технічно може у відповідне поле електронного майданчика скопіювати із підготовленого протоколу пояснення та завантажити необхідні документи, що підтверджують факти зазначені в такому поясненні, а також складений замовником протокол.