Особливості встановлюють окремий порядок проведення закупівель товарів, робіт та послуг, які фінансуються в рамках проєкту Ukraine Facility у розділі «Особливості здійснення закупівель у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, схваленим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18 березня 2024 р. № 244». В свою чергу новий розділ крім окремих правил проведення закупівель встановлює і окремі строки щодо їх здійснення. Для зручності та контролю дотримання строків пропонуємо скористатися чек-листами здійснення закупівель за кошти Ukraine Facility.
Закупівля без використання електронної системи закупівель згідно пункту 90 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| оприлюднення: -звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. При цьому звіт має містити інформацію про те, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility, яка зазначається у полі «Донор»; -документ, що підтверджує країну реєстрації (для юридичної особи)/інформацію про громадянство (для фізичної особи) у прийнятній країні постачальника товару (товарів), надавача послуг (послуги) та виконавця робіт, з яким укладено договір про закупівлю; - інформація про те, що постачальник (виконавець робіт, надавач послуг), з яким укладено договір про закупівлю, особисто та його кінцеві бенефіціарні власники, члени або учасники (акціонери) юридичної особи - постачальника товару (надавача послуг, виконавця робіт), з яким укладено такий договір про закупівлю, є особами, до яких не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу та вони не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Зазначена інформація підтверджується шляхом формування файла у форматі PDF на сайті www.sanctionsmap.eu (файл у форматі PDF повинен бути сформованим не раніше ніж за чотири дні до дати його подання); - інформація в довільній формі, щодо країни походження товарів, товарів у складі закупівель послуг, товарів та/або матеріальних ресурсів у складі закупівель послуг з поточного ремонту/робіт; - договір про закупівлю разом з додатками до нього. Якщо йдеться про договір про закупівлю по прозорому будівництву” замовник повинен оприлюднити договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF. | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 90 Особливостей, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; - змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей. У разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей замовник зобов’язаний оприлюднити також: -обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по пп. 2 п. 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по пп.2 п.19 Особливостей (окрім «прозорого будівництва») | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси; - зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF; - у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону «прозоре будівництво») | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю / складання договірної ціни | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю (Коментар: замовник не має обов'язку звітувати. Проте, рекомендуємо це робити задля уникнення ризику моніторингу закупівлі, який ДАСУ не може проводити по “закритому” договорі.) | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Закупівля без використання електронної системи закупівель згідно пункту 91 Особливостей, якщо під час закупівлі без застосування електронної системи закупівель відповідно до абзацу 3 пункту 80 Особливостей замовник не може виконати умови, визначені пунктами 78 або 79 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення: -річного плану закупівель або змін до нього; - обґрунтування застосування підстави у довільній формі; - документальне підтвердження застосування відповідного випадку | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону, пункт 91 Особливостей |
| оприлюднення: -звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. При цьому звіт має містити інформацію про те, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility, яка зазначається у полі «Донор»; - інформація про те, що постачальник (виконавець робіт, надавач послуг), з яким укладено договір про закупівлю, особисто та його кінцеві бенефіціарні власники, члени або учасники (акціонери) юридичної особи - постачальника товару (надавача послуг, виконавця робіт), з яким укладено такий договір про закупівлю, є особами, до яких не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу та вони не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Зазначена інформація підтверджується шляхом формування файла у форматі PDF на сайті www.sanctionsmap.eu (файл у форматі PDF повинен бути сформованим не раніше ніж за чотири дні до дати його подання); - договір про закупівлю разом з додатками до нього. Якщо йдеться про договір про закупівлю по “прозорому будівництву” замовник повинен оприлюднити договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF. | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 90 та 91 Особливостей, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; - змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей. У разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей замовник зобов’язаний оприлюднити також: -обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по пп. 2 п. 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по пп.2 п.19 Особливостей (окрім «прозорого будівництва») | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси; - зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF; - у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону «прозоре будівництво») | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю / складання договірної ціни | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 91 Особливостей, пункт 4 Особливостей, пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Закупівля без використання електронної системи закупівель згідно пункту 89 Особливостей, якщо ЗПП, проведений відповідно до пункту 88 Особливостей, не відбувся у зв’язку з тим, що не було подано жодної ціни пропозиції
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення: -річного плану закупівель або змін до нього; - обґрунтування застосування підстави у довільній формі; - документальне підтвердження застосування відповідного випадку | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону, пункт 89 Особливостей |
| оприлюднення: -звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. При цьому замовник має право у звіті зазначити інформацію про те, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility, яка зазначається у полі «Донор»; - договір про закупівлю разом з додатками до нього | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 89 Особливостей |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; - змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей. У разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей замовник зобов’язаний оприлюднити також: -обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по пп. 2 п. 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по пп.2 п.19 Особливостей | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 89 Особливостей, пункт 4 Особливостей, пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Закупівля без використання електронної системи закупівель згідно пункту 86 Особливостей, у разі коли відкриті торги, проведені відповідно до пункту 85 Особливостей, було відмінено у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення: -річного плану закупівель або змін до нього; - обґрунтування застосування підстави у довільній формі; - документальне підтвердження застосування відповідного випадку | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону, пункт 86 Особливостей |
| оприлюднення: -звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. При цьому замовник має право у звіті зазначити інформацію про те, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility, яка зазначається у полі «Донор»; - договір про закупівлю разом з додатками до нього. Якщо йдеться про договір про закупівлю по “прозорому будівництву” замовник повинен оприлюднити договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF. | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 86 Особливостей |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; - змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей. У разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей замовник зобов’язаний оприлюднити також: -обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по пп. 2 п. 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по пп.2 п.19 Особливостей (окрім «прозорого будівництва») | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси; - зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF; - у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону «прозоре будівництво») | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю / складання договірної ціни | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону, пункт 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 86 Особливостей, пункт 4 Особливостей, пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Закупівля через електронний каталог згідно пункту 87 Особливостей
У запиті пропозицій постачальників в електронному каталозі в полі “Донор” замовник зазначає інформацію про те, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility.
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| строк для подання постачальником ціни пропозиції | не може бути меншим, ніж 2 робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель | пункт 57 Порядок № 822 |
| укладення договору з переможцем відбору запиту пропозицій постачальників | не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору | пункт 66 Порядок № 822 |
| продовження строку для укладання договору до 10 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору за результатами запиту пропозицій постачальників (Коментар: законодавчого обов’язку оприлюднювати таке рішення немає, проте рекомендуємо його оприлюднити разом із договором) | законодавством строк не встановлено | пункт 66 Порядок № 822 |
| оприлюднення рішення про відхилення пропозиції переможця відбору | протягом 1 робочого дня з дня його прийняття | пункт 64 Порядок № 822 |
| оприлюднення рішення про відміну запиту пропозицій постачальників | протягом 1 робочого дня з дня його прийняття | пункт 65 Порядок № 822 |
| оприлюднення: - звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель; -договору про закупівлю та всіх додатків до нього у форматі PDF | протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю | пункт 68 Порядок № 822, пункт 10 Особливостей, частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; - змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей. У разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей замовник зобов’язаний оприлюднити також: -обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по пп. 2 п. 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по пп.2 п.19 Особливостей | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 87 Особливостей, пункт 4 Особливостей, пункт 12 частини 1 статті 10 Закону |
Закупівля через електронний каталог згідно пункту 88 Особливостей, у разі коли ЗПП відповідно до пункту 87 Особливостей не відбувся у зв’язку з неподанням жодної ціни пропозиції здійснюється в ті ж строки, що й закупівля згідно пункту 87 Особливостей. В той же час при здійснення закупівлі згідно пункту 87 Особливостей замовник зобов’язаний під час внесення до річного плану закупівель інформації про закупівлю додати обґрунтування застосування такої закупівлі в довільній формі та документальне підтвердження застосування відповідного випадку (у вигляді, зокрема, але не виключно, офіційних листів, експертних висновків, листів від виробників або постачальників про відсутність товарів / робіт / послуг, рішень уповноважених органів, оформлених у довільній формі результатів аналізу ринку, проведеного замовником, довідок).
Відкриті торги у порядку визначеному Особливостями з урахуванням пункту 82, 83 і 84 Особливостей
| Дія | Строк | Норма, яка регулює |
| оприлюднення річного плану закупівель або змін до нього | протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану закупівель або змін до нього | пункт 14 Особливостей, частина 1 статті 4 Закону |
| оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації . В оголошенні про проведення відкритих торгів у полі “Донор” замовник зазначає інформацію про те, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility | на закупівлю товарів, послуг не пізніше ніж за 7 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій; на закупівлю робіт не пізніше ніж за 14 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій | пункт 24 Особливостей |
| надання роз’яснення на звернення / відповідь на вимогу учасника | протягом 3 днів з дня їх оприлюднення | пункт 54 Особливостей |
| продовження строку подання тендерних пропозицій після внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів | продовжується замовником таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше 4 днів | пункт 54 Особливостей |
| розміщення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, а також переліку змін, що вносяться | протягом 1 дня з дати прийняття рішення про їх внесення | пункт 54 Особливостей |
| розгляд тендерної пропозиції | не повинен перевищувати 5 робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції | пункт 41 Особливостей, частина 10 статті 29 Закону |
| продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника | протягом 1 дня з дня прийняття даного рішення | пункт 41 Особливостей та стаття 29 Закону |
| оприлюднення інформації про відхилення тендерної пропозиції учасника | протягом 1 дня з дати ухвалення рішення про відхилення тендерної пропозиції учасника | пункт 46 Особливостей |
| відповідь на звернення учасника з вимогою надати додаткову інформацію про причини невідповідності його пропозиції умовам тендерної документації, зокрема технічній специфікації, та / або його невідповідності кваліфікаційним критеріям | не пізніше як через 4 дні з дати надходження такого звернення через електронну систему закупівель, але до моменту оприлюднення договору про закупівлю в електронній системі закупівель | пункт 46 Особливостей |
| відповідь на звернення учасника з вимогою щодо надання інформації про тендерну пропозицію переможця процедури закупівлі, у тому числі щодо зазначення її переваг порівняно з тендерною пропозицією учасника, який надіслав звернення | не пізніше ніж через 5 днів з дня надходження такого звернення | частина 4 статті 33 Закону |
| повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією в електронній системі закупівель | у строк, який не може бути меншим, ніж 2 робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій | пункт 43 Особливостей |
| визначення переможця (Коментар: рекомендуємо оприлюднювати в день прийняття рішення) | чіткого строку для оприлюднення законодавством не встановлено | частина 1 статті 33 Закону, пункт 49 Особливостей |
| оприлюднення підстав прийняття рішення про відміну відкритих торгів | протягом 1 робочого дня з дати прийняття відповідного рішення | пункт 50 Особливостей |
| укладення договору про закупівлю з переможцем процедури закупівлі | не раніше ніж через 5 днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю та не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю | пункт 49 Особливостей |
| продовження строку для укладання договору до 60 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю (Коментар: законодавчого обов’язку оприлюднювати таке рішення немає, проте рекомендуємо його оприлюднити разом із договором) | законодавством строк не встановлено | пункт 49 Особливостей |
| оприлюднення договору про закупівлю та всіх додатків до нього у форматі PDF (окрім «прозорого будівництва») | протягом 3 робочих днів з дня його укладення | пункт 10 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення договору про закупівлю та всіх додатків до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 2 частини 1 статті 41 Закону «прозоре будівництво») | протягом 3 робочих днів з дня його укладення | пункт 10 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; - змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей. У разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей замовник зобов’язаний оприлюднити також: -обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по пп. 2 п. 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по пп.2 п.19 Особливостей (окрім «прозорого будівництва») | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси; - зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF; - у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF (у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону «прозоре будівництво») | протягом 3 робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю / складання договірної ціни | пункт 11 частини 1 статті 10 Закону |
| оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю | протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання | пункт 12 частини 1 статті 10 Закону, пункт 4 Особливостей |
Проведення відкритих торгів згідно пункту 85 Особливостей, у разі відміни відкритих торгів у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з Особливостями, у тому числі за лотом, здійснюється в ті ж строки, що й відкриті торги, які були вище розглянуті. В той же час при здійснення закупівлі згідно пункту 85 Особливостей замовник зобов’язаний під час внесення до річного плану закупівель інформації про закупівлю додати обґрунтування застосування такої закупівлі в довільній формі та документальне підтвердження застосування відповідного випадку (у вигляді, зокрема, але не виключно, офіційних листів, експертних висновків, листів від виробників або постачальників про відсутність товарів / робіт / послуг, рішень уповноважених органів, оформлених у довільній формі результатів аналізу.