Під час планування закупівель уповноважена особа стикається з низкою чинників, що впливають на подальшу реалізацію закупівельної діяльності. Одним із ключових викликів є нестабільність потреб замовника або відсутність фінансування. На практиці зміни можуть виникати не лише на етапі попереднього планування, а й уже під час проведення самих закупівель – зокрема, через перерозподіл бюджетних коштів або зміну пріоритетів. Тож у матеріалі розглянемо поширені ситуації, пов’язані з переглядом потреб посеред року, та запропонуємо відповідні алгоритми дій замовника щодо таких випадків.
Ситуація 1: в замовника повністю відпала потреба у предметі закупівлі
Припустимо, що на етапі формування попереднього річного плану замовником заплановано здійснення закупівлі запасних частин до відповідного обладнання. Проте в процесі діяльності дане обладнання виведене з ладу та передане на списання. Відповідно закупівля запасних частин до такого обладнання втратила свою актуальність до моменту її проведення.
Також трапляються випадки, коли замовник планує впродовж поточного року здійснити закупівлю продуктів харчування за сформованим переліком. Проте в певний період отримує гуманітарну допомогу, в зв’язку з чим відпадає потреба у здійсненні закупівлі за окремим предметом закупівлі чи навіть предметами закупівель.
Звісно що обставини таких справ можуть різнитися, проте спільними критеріями є те, що впродовж року закупівельні потреби можуть змінюватись і це цілком нормально. Алгоритм дій уповноваженої особи буде залежати від декількох факторів.
Відповідно якщо замовником виявлено факт відсутності потреби у предметі закупівлі, придбання якого було заплановано, проте ще не розпочато, то закупівельник має можливість внести зміни у розподіл кошторису аби задіяти такі кошти на інші потреби замовника (за окремих обставин зробити це можна виключно після погодження із розпорядником коштів) або ж залишити кошти незадіяними.
Якщо замовником виявлено факт відсутності потреби у предметі закупівлі на етапі проведення такої закупівлі, то уповноваженій особі слід звернутись до законодавчих норм щодо відміни закупівлі:
- якщо мова йде про відкриті торги із врахуванням особливостей, то відмінити процедуру закупівлі можна у відповідності до вимог підпункту 1 пункту 50 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), а саме: замовник відміняє відкриті торги у разі відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг;
- якщо мова йде про здійснення запиту пропозицій постачальників, то у відповідності до норм підпункту 1 пункту 65 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (далі – Порядок № 822), замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі: відсутності подальшої потреби в закупівлі.
І якщо замовником виявлено факт відсутності потреби у предметі закупівлі на етапі виконання договору про закупівлю, замовнику слід розглянути можливість внесення змін до такого договору або його розірвання. Для прикладу, якщо сторони встигли виконати частину зобов’язань, то такий договір / договір про закупівлю можна або розірвати (за згодою сторін чи в односторонньому порядку), або внести зміни в частині зменшення обсягів предмета закупівлі, якщо такі дії передбачені в умовах конкретного договору. Проте якщо за договором / договором про закупівлю не передбачено можливості внесення змін або наразі не виконано жодних зобов’язань, то сторонам доцільно розглянути можливість саме розірвання такого договору згідно його умов.
Ситуація 2: зміна потреби на інший предмет закупівлі
Даний вид обставин передбачає випадки, коли замовник планував закупівлю одного переліку товарів / робіт / послуг, проте в зв’язку із певними обставинами виникає потреба у здійсненні закупівлі зовсім іншого предмета закупівлі.
Для прикладу, уповноважена особа отримала службову записку щодо необхідності здійснення закупівлі принтера. В процесі підготовки до проведення закупівлі, замовником отримано ще одну службову записку із скорегованими потребами, адже закупити необхідно не просто принтер, а багатофункціональний пристрій, який передбачатиме ще й функцію сканера та ксерокса. Відповідно уповноважена особа змушена скорегувати характеристики товару, а також заплановану очікувану вартість, в результаті чого отримує зовсім інший у порівнянні з початковим предмет закупівлі.
Ще одним прикладом може бути зміна потреби у зв’язку із появою додаткової чи нагальної потреби. Припустимо, що замовником заплановано придбання дороговартісного комп’ютерного обладнання для одного із відділів у плановому порядку. Проте в процесі виконання робочого завдання, одне із авто закупівельника потрапило у дорожньо-транспортну пригоду та потребує термінового капітального ремонту. Враховуючи обставини, замовник під час формування попереднього річного плану не міг врахувати можливості настання дорожньо-транспортної пригоди. Відповідно замовником прийнято рішення перерозподілити кошти, відклавши купівлю комп’ютерного обладнання на наступний рік.
Отож у разі зміни потреби на інший предмет закупівлі, уповноваженій особі варто притримуватись такого алгоритму дій:
1) якщо замовником виявлено факт зміни потреби на інший предмет закупівлі, придбання якого було заплановано, проте закупівля ще не розпочата, уповноваженій особі варто розглянути можливість переглянути попередній річний план та сформувати його повторно із врахуванням фінансових можливостей замовника. Відповідно якщо закупівельник має змогу з часом виділити фінансування та придбати даний предмет закупівлі у дещо зміщені терміни, то можна запланувати закупівлю з урахуванням таких строків. Проте якщо замовник не має можливості виділити необхідну суму на придбання відповідного предмета закупівлі, доцільно розглянути можливість виключення такого рядка попереднього річного плану на поточний рік;
2) якщо замовником виявлено факт зміни потреби на інший предмет закупівлі на етапі проведення такої закупівлі, то варто зрозуміти, що внесення змін в такому випадку призведе до зміни предмета закупівлі в цілому. А тому рекомендуємо:
- якщо в замовника існує можливість виділення коштів з альтернативних джерел та придбання предмета закупівлі у дещо зміщені терміни, то варто оцінити умови закупівлі та розглянути можливість виконання таких умов чи внесення змін до них;
- у разі здійснення закупівлі даного товару / робіт / послуг разом із іншими в межах однієї закупівлі, розглянути можливість проведення такої закупівлі, а після укладення договору про закупівлю внести зміни до нього, шляхом зменшення обсягів предмета закупівлі та виключення відповідної позиції / позицій.
- якщо в закупівельника немає можливості придбати товар / роботи / послуги, які придбаваються у розрізі окремої закупівлі, варто розглянути можливість щодо відміни процедури закупівлі у відповідності до вимог підпункту 1 пункту 50 Особливостей (замовник відміняє відкриті торги у разі відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг), а якщо мова йде про здійснення запиту пропозицій постачальників, то у відповідності до норм підпункту 1 пункту 65 Порядку № 822 (замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі: відсутності подальшої потреби в закупівлі);
3) якщо замовником виявлено факт зміни потреби на інший предмет закупівлі на етапі виконання договору / договору про закупівлю, в такому випадку замовнику варто оцінити умови договору про закупівлю та власні фінансові можливості і прийняти відповідне рішення:
- якщо в замовника існує можливість виділення коштів з альтернативних джерел та придбання предмета закупівлі у дещо зміщені терміни, варто зрозуміти чи дозволяють терміни закупівлі виконати умови договору про закупівлю та чи передбачена умовами договору можливість внесення змін до банківських реквізитів замовника. Відповідно якщо умови договору про закупівлю не суперечать можливостям замовника – можна внести зміни у банківські реквізити замовника та продовжувати діяти за тими ж умовами. В той же час якщо умови договору про закупівлю не дозволяють замовнику вкластися у терміни, а внести зміни в частині продовження таких термінів немає можливості, то найбільш безпечний варіант – розірвати такий договір про закупівлю у порядку, передбаченому умовами такого договору;
- якщо в закупівельника немає можливості придбати предмет закупівлі, варто розглянути можливість щодо розірвання договору про закупівлю на умовах, визначених у такому договорі.
Ситуація 3: зменшення потреби в предметі закупівлі
Одним із можливих випадків закупівельного процесу є зміна потреби в предметі закупівлі у бік зменшення потреби у конкретних товарах / роботах / послугах. Доволі поширеним прикладом виступає закупівля палива для генераторів. Враховуючи нерегулярність та непрогнозованість відключень світла з року в рік, передбачити потребу у використанні генератора доволі важко, адже такого роду потреба напряму не залежить від самого замовника та його виду діяльності.
При плануванні власних потреб замовники в першу чергу аналізують потреби минулих періодів. При цьому враховуючи середньостатистичні дані, періодичність відключень світла у порівнянні з минулими роками дещо знизилась. Відповідно замовники, які планували закупівлю палива для генераторів стикнулись із ситуацією, коли придбавати товар у запланованих обсягах немає потреби. В той же час незакуповувати достатню кількість пального також ризиковами – такого роду дії можуть призвести до поділу предмета закупівлі в розумінні пункту 6 Особливостей та навіть дефіциту в пальному.
Тож у даному випадку та інших дещо схожих ситуаціях, замовнику варто діяти таким чином. Якщо замовником виявлено необхідність зменшення обсягів потреби в предметі закупівлі, закупівля якого була запланована, проте ще не розпочата, то уповноважена особа має можливість скорегувати потребу ще до моменту придбання товарів / робіт / послуг.
Якщо замовником виявлено необхідність зменшення обсягів потреби в предметі закупівлі на етапі проведення такої закупівлі, то єдиним безпечним варіантом буде укладення договору про закупівлю, після чого внесення змін до його умов на підставі підпункту 1 пункту 19 Особливостей, а саме: зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника. Варіант з відміною закупівлі варто розглядати виключно у випадках, якщо проєкт договору про закупівлю не включає в себе можливість внесення змін до умов такого договору чи його розірвання. Проте слід відзначити, що окремих норм, які б дозволяли замовнику правомірно відмінити процедуру закупівлі чи запит пропозицій постачальників в зв’язку із зменшенням обсягів закупівлі немає.
Проте якщо замовником виявлено необхідність зменшення обсягів потреби в предметі закупівлі на етапі виконання договору / договору про закупівлю, варто внести зміни до такого договору у відповідності до законодавчих норм та умов договору / договору про закупівлю, в частині зменшення обсягів закупівлі. В окремих випадках, коли внести зміни до договору / договору про закупівлю неможливо, варто розглядати можливість придбання необхідного обсягу предмета закупівлі, після чого розірвати такий договір.
Ситуація 4: збільшення обсягів потреби предмета закупівлі
На практиці також виникають ситуації, коли потреба не зменшується, а навпаки збільшується в обсягах. В такому випадку закупівельнику варто врахувати одразу декілька ключових факторів, які напряму впливатимуть на алгоритм дій:
Варіант 1. Якщо вартість предмета закупівлі з урахуванням збільшеної потреби не перевищує 50 тис. гривень, при цьому замовник не оприлюднив звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, до попередньої закупівлі, і в той же час може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету.
В такому разі уповноваженій особі варто звернути увагу на норми пункту 11 Особливостей, відповідно до якого для здійснення закупівель товарів і послуг, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники, визначені пунктами 1 - 3 частини 1 статті 2 Закону, та для здійснення закупівель товарів і послуг, вартість яких є меншою, ніж 1 млн. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 5 млн. гривень, замовники, визначені пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону, можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, зокрема електронний каталог для закупівлі товарів.
У разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою, ніж 50 тис. гривень, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
А отже замовник має право здійснити закупівлю предметів закупівлі, вартість яких не перевищує 50 тис. гривень на рік, шляхом укладення прямого договору. При цьому згідно законодавчих норм уповноважена особа зобов’язана оприлюднити виключно річний план закупівель.
Варіант 2. Якщо вартість предмета закупівлі не перевищує вартісні межі, визначені законодавством в пункті 11 Особливостей, при цьому замовник оприлюднив звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, до попередньої закупівлі, а також може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету.
Повертаючись до норм пункту 11 Особливостей, у разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Відповідно якщо вартість предмета закупівлі становить або перевищує 50 тис. гривень, проте не перевищує вартісні межі визначені у пункті 10 Особливостей, замовник окрім річного плану зобов’язаний оприлюднити звіт про договір про закупівлю укладений без використання електронної системи закупівель до кожної з таких закупівель. Розглянемо можливі наслідки дій замовників у даній ситуації.
Варіант 3. Якщо вартість предмета закупівлі до моменту появи змін у плануванні не перевищувала вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей у редакції до 31.08.2026 включно, наразі перевищує їх, проте відповідає оновленим вартісним межам, визначеним пунктом 11 Особливостей у редакції від 01.09.2026 включно, і в той же час замовник може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету.
В даному випадку уповноваженій особі доцільно врахувати наступні нюанси. Для початку видається, ніби жодних законодавчих норм не буде порушено, адже замовник дотримується вартісних меж для відповідного виду предмета закупівлі, визначених пунктом 11 Особливостей у редакції, чинній на момент здійснення закупівлі. Але чи справді цього достатньо?
На практиці замовники можуть стикнутись із додатковими питаннями та ризиками, в тому числі у разі здійснення моніторингу закупівлі. Адже аудитори мають законодавче право розпочинати моніторинг прямих закупівель, за результатами яких оприлюднено звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи. Тож в чому полягають основні ризики?
Звертаючись до пункту 14 Особливостей, закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Відповідно для дотримання законодавчих норм, в тому числі вірного обрання виду закупівлі, уповноваженій особі слід планувати та розраховувати річну потребу у необхідних предметах закупівлі. Попереднє планування зазвичай відбувається на початку року. Отож, якщо до 31.08.2026 включно замовник здійснив закупівлю у відповідності до норм пункту 11 Особливостей, це фактично вказує на те, що річна очікувана вартість потреби у даному предметі закупівлі не перевищує вартісних меж, визначених попередньою редакцією Особливостей. А тому в аудиторів можуть виникнути питання щодо ефективності проведеного аналізу потреби на початку року, так як після 01.09.2026 наявна потреба в конкретному предметі закупівлі безпідставно збільшилась.
Тож для уникнення додаткових питань та можливих ускладнень, рекомендуємо розглянути можливість визначення частини річної потреби додатковою, базуючись на нормах абзацу 3 пункту 15 Особливостей.
Варіант 4. Якщо вартість предмета закупівлі до моменту появи змін у плануванні не перевищувала вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей, проте наразі перевищує їх, при цьому замовник може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету.
Можливість здійснення дозакупівлі необхідних обсягів товарів / робіт / послуг напряму залежатиме від самої потреби. В загальному укладення договору в даному випадку призводить до порушення у вигляді поділу предмета закупівлі з метою уникнення використання електронної системи закупівель. Але якщо поточну закупівлю можна визначити, як додаткову потребу, то здійснення закупівлі в такому випадку не буде проблемою. Пропонуємо розглянути два приклади даної ситуації.
Варіант 5. Якщо вартість предмета закупівлі ще до моменту появи змін у плануванні перевищували вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей, при цьому замовник може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету.
Відповідно до вимог пункту 10 Особливостей, замовники, визначені пунктами 1 - 3 частини 1 статті 2 Закону, зокрема централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, і замовники, визначені пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону, здійснюють закупівлі товарів і послуг, вартість яких становить або перевищує 1 млн. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 5 млн. гривень, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом «Порядок проведення процедури закупівлі» цих особливостей, та / або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (Офіційний вісник України, 2020 р., № 75, ст. 2407), із урахуванням положень, визначених цими особливостями, та / або в порядку, передбаченому пунктом 8 цих особливостей, та / або шляхом застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до умов, визначених пунктом 13 цих особливостей.
А тому якщо замовник здійснює закупівлю наявного обсягу потреби, шляхом використання електронної системи, а саме проведення процедури закупівлі чи запиту пропозицій постачальників, то вимоги пункту 10 Особливостей в такому випадку будуть виконані. Звісно якщо відсутні підстави для укладення прямого договору / договору про закупівлю, в тому числі з урахуванням норм абзацу 3 пункту 15 Особливостей або вимог пунктів 9 та 9-2 Особливостей.
Варіант 6. Якщо замовник не може дозволити здійснення закупівлі в рамках бюджету, відповідно в такому випадку здійснення закупівлі є недоцільним. Тож замовнику слід розглянути можливість виділення коштів для задоволення конкретної потреби в цілому або ж виключити таку потребу з попереднього річного плану закупівель на поточний рік.
Ситуація 5: відсутність кошторисних призначень / фактичного фінансування на відповідну закупівлю або наявність лише частини фінансування із запланованого
Доволі знайома ситуація багатьом замовникам, коли впродовж тривалого періоду процес планування будується на обіцянках щодо потенційного фінансування, а в результаті кошти так і не виділяють. Отож в даному випадку доцільно акцентувати увагу одразу у трьох можливих напрямках: коли відсутні кошторисні призначення, коли кошторисні призначення наявні, проте відсутнє фактичне фінансування (кошти на рахунку замовника), а також коли замовником отримано лише частину із запланованого фінансування.
Тож у випадку відсутності кошторисних призначень, чинне законодавство не забороняє замовнику оголосити закупівлю на планову потребу. Тим не менше на етапі реєстрації договору / договору про закупівлю, варто врахувати, що частиною 1 статті 48 Бюджетного кодексу України визначено, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років. А тому замовник може стикнутися з ситуацією, коли час витрачено, закупівля проведена, проте представник Органу Казначейства відмовляється проводити реєстрацію бюджетних зобов’язань до такого договору / договору про закупівлю.
Коли мова йде про наявність кошторисних призначень, то бюджетні зобов’язання за договором / договором про закупівлю будуть зареєстровані. Проте за відсутності фінансування або наявності лише часткового фінансування, замовник може стикнутися з іншою проблемою – неможливістю дотримання строків оплати за поставлений товар / виконані роботи / надані послуги. Тож на момент проведення закупівлі варто врахувати ризики несвоєчасного виконання умов договору / договору про закупівлю в частині здійснення оплати замовником таким чином, аби умови такого договору дозволяли відтермінувати платіж у разі необхідності.
В той же час якщо замовника повідомили, що фінансування не планується або планується лише частково або ж кошторисні призначення не будуть виділені, доцільно скорегувати потребу до реальних фінансових можливостей замовника, або ж за потреби внести зміни чи розірвати вже наявний договір / договір про закупівлю щодо такої потреби.
Ситуація 6: зміна джерела фінансування закупівлі
Відповідно до норм частини 2 статті 4 Закону, передбачений чіткий перелік інформації, яка повинна міститись у річному плані закупівель, який не включає в себе дані щодо джерела фінансування закупівлі. В той же час реалізація технічного функціоналу електронного майданчика закупівель не дозволяє замовнику оприлюднити річний план за умов відсутності інформації в обов’язковому блоці «Джерело фінансування».
Згідно пункту 14 Особливостей та абзацу 3 частини 1 статті 4 Закону, закупівля здійснюється відповідно до річного плану. А тому зазначена у річному плані інформація про джерело фінансування так чи інакше впливає на здійснення самої закупівлі, а також виконання договору / договору про закупівлю. Проте внести зміни до джерела фінансування можна далеко не на кожному етапі здійснення закупівлі. Тож рекомендуємо врахувати, що:
- до моменту оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель або оголошення про проведення процедури закупівлі або запиту пропозицій постачальників, електронна система закупівель дозволяє редагувати інформацію, відображену в річному плані закупівель. Після публікації вищезгаданої інформації, технічна реалізація редагування річного плану буде недоступною;
- якщо мова йде про договір на будівництво, варто врахувати, що відповідно до пункту 5 Загальних умов укладення та виконання договорів підряду в капітальному будівництві, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2005 р. № 668, істотними умовами договору підряду є: (...) джерела та порядок фінансування робіт (будівництва об’єкта). Враховуючи, що норми пункту 19 Особливостей не передбачають можливості внесення змін до таких істотних умов договору про закупівлю, як джерело фінансування, то внесення таких змін буде неправомірними діями сторін закупівлі.